Il momento giusto per organizzare la cena di Natale? È adesso

1. Non è mai troppo presto per pensare al Natale

Non importa quanto vi sentiate ridicoli a cominciare a parlare della cena di Natale mentre avete ancora i condizionatori accesi: c’è sicuramente qualcuno che l’ha fatto prima di voi. Questo qualcuno probabilmente ha già prenotato proprio quella sala perfetta, nel ristorante sul quale avevate messo gli occhi l’anno scorso, giurando che quest’anno non avreste permesso a nessuno di battervi sul tempo.

Settembre è il momento ideale per iniziare a programmare l’evento. Prima di tutto perché non siete ancora rientrati nel vortice della routine e probabilmente state ancora godendo dell’energia extra delle ferie. In secondo luogo, perché la maggior parte dei vostri colleghi non avrà ancora preso impegni per le feste natalizie. Questo vuol dire che vi sarà potenzialmente più facile scegliere una data, senza doverla cambiare una dozzina di volte nel tentativo di non interferire con i programmi di tutti i vostri colleghi. Il che ci porta al punto 2.

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2. Non è possibile accontentare tutti, quindi non provateci

Più  si avvicinerà dicembre e meno opzioni avrete: i ristoranti e i locali verranno progressivamente prenotati e il numero di date disponibili si ridurrà drasticamente. Se cercherete di accontentare tutti vi ritroverete il 15 di dicembre a non aver ancora fissato una data precisa, garantendovi così una drammatica debacle.

Individuate una manciata di date potenziali e inviate quanto prima l’elenco agli invitati, specificando una deadline per la risposta. In questo modo riuscirete in tempi brevi ad avere un’idea chiara di quale data metta d’accordo il numero più alto di persone. Rinunciate immediatamente a trovare una data che vada bene per tutti: è statisticamente impossibile, a meno che nel vostro ufficio non lavorino fra le tre e le cinque persone.

3. Il budget (e l’arte di organizzare la cena di Natale a gennaio)

Come in ogni sforzo organizzativo, fra il dire e il fare c’è di mezzo il budget. Prenotare con largo anticipo ha anche lo scopo di ottenere condizioni economiche migliori di quelle che vi sarebbero imposte con una prenotazione dell’ultimo momento. Anche il giorno della settimana scelto per l’evento influirà sul costo finale: se il fine settimana è più popolare, un lunedì o un martedì risulteranno senza dubbio più economici. Se scegliete un giorno all’inizio della settimana, mettete in conto defezioni e scarsa produttività sul lavoro per il giorno successivo.

Ci sono anche alcuni temerari che organizzano le cene di Natale a gennaio, subito dopo il rientro dalle vacanze, per iniziare l’anno con un momento di convivialità. Sono però una stretta minoranza.

Ancora qualche considerazione sul budget: se avete bisogno di risparmiare, piuttosto che accontentarvi dell’offerta base di un ristorante di fascia alta – vino di minore qualità, menu fisso con meno opzioni – scegliete un ristorante a conduzione familiare, magari tipico, anche un po’ fuori mano, puntando tutto sul fascino delle tradizioni enogastronomiche locali. Infine, se non potete permettervi di accomodare anche partner, coniugi e figli dei vostri colleghi, specificatelo immediatamente e senza imbarazzi: è vero che la cena di Natale serve a ringraziare lo staff per il lavoro svolto, ma questo non vuol dire che siate tenuti a intaccare il budget per mettere a tavola il doppio dei convitati.

4. Intrattenimento

Non è obbligatorio, ma aiuta. Gli eventi migliori, quando si tratta di creare un’atmosfera conviviale, sono quelli a tema. Certo, per una cena non potete chiedere ai vostri colleghi di presentarsi vestiti da Elvis, ma potete comunque creare un filo conduttore della serata. Potete lasciare che sia il locale a suggerirvi qualche opzione, magari studiando insieme un menu speciale e puntando sugli allestimenti della sala.

Se avete la possibilità di selezionare un intrattenimento musicale, usatelo per rafforzare il messaggio del tema che avete scelto: l’atmosfera giusta permetterà a tutti di godersi la cena di Natale, vivendola come una piacevole occasione per conoscere meglio i colleghi e non come una noiosa costrizione. Sicuramente starete pensando che, quando si organizza una cena fra colleghi, l’intrattenimento viene da sé: si scherza, ci si prende affettuosamente in giro, ci si sfida a vicenda a non parlare di lavoro, man mano che si consumano le bottiglie di vino. Tutto molto vero, per i team che si conoscono da moltissimo tempo.

Se però nel vostro gruppo di lavoro ci sono degli elementi nuovi, questo tipo di cameratismo può trasformare la loro cena di Natale in un incubo. Non c’è niente di peggio, infatti, che inserirsi in un gruppo che ha già una propria familiarità ed essere l’estraneo a una tavolata di amici. Il nuovo arrivato finirà per trovarsi in un angolo a guardare il telefono, mentre i suoi colleghi si scambiano battute su episodi accaduti alla cena di Natale di sei anni prima. Pianificare una serata a tema, invece, permette a tutti di avere un terreno comune dal quale partire, qualcosa su cui concentrare l’attenzione e costruire un’esperienza comune, che cementi la coesione all’interno del gruppo.

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