Ogni professione si compone di tanti aspetti diversi e ogni azienda, solitamente, si ritrova a raggruppare professionalità diverse. Non tutti i compiti che capita di dover svolgere sono necessariamente parte delle competenze del personale dell’azienda, ed è per questo che può capitare di doversi rivolgere un consulente finanziario, a un’agenzia di marketing oppure a un organizzatore di eventi. I primi due esempi sono intuitivi: tutti sono in grado di stabilire quando è il momento di rivolgersi a un referente esterno in materia di finanza o di marketing. Ma quando si stabilisce di avere bisogno di un organizzatore di eventi? Le necessità e le circostanze variano da un’azienda all’altra.
Alcuni scelgono di gestire gli eventi di piccole dimensioni, come meeting e cene aziendali, riassegnando temporaneamente parte del personale dell’azienda, rivolgendosi a un organizzatore di eventi solo per conferenze e presentazioni. Altri scelgono invece di non disperdere le energie e affidarsi a un organizzatore di eventi per tutte le necessità relative a questo ambito, dalle cene natalizie ai team building aziendali, dai viaggi incentive ai press day.
L’organizzazione di eventi, d’altra parte, è una professione complessa che comprende diverse specializzazioni (ad esempio trade show, congressi o progetti di team building). Un buon organizzatore di eventi deve sviluppare una serie di conoscenze e capacità e un portfolio di contatti tali da permettere di affrontare in modo creativo una varietà di situazioni. Si tratta di una particolare categoria di project management, caratterizzato da una molteplicità di aspetti che vanno bilanciati e considerati globalmente. Si va dalla gestione del budget alla selezione di location appropriate per ogni situazione, dalle relazioni con fornitori e personale tecnico alla gestione degli imprevisti e delle risorse umane. L’organizzatore di eventi deve avere una conoscenza approfondita di una serie di industrie parallele, come quella della ristorazione, quella dell’intrattenimento e quella turistica, per citare solo le più rilevanti.
Affidare la realizzazione del vostro progetto a un organizzatore di eventi vi permetterà di offrire ai partecipanti alla vostra convention o al cliente che volete invitare a un meeting un servizio di prima qualità, che serva a coniugare produttività e comfort in un ambiente rispondente non solo alle vostre necessità ma ai valori della vostra azienda.
Come si diventa organizzatore di eventi?
Sono sempre più numerose le scuole e università che offrono corsi di formazione per organizzatori di eventi, suddividendoli in base a specifiche categorie (come ad esempio gli eventi musicali, sportivi o quelli dedicati alla moda). L’esperienza ci insegna tuttavia che non c’è formazione accademica che possa sostituire la pratica diretta di questo mestiere affascinante. Per capire come diventare professionisti del settore, infatti, bisogna prima di tutto sapere cosa fa un organizzatore di eventi. Si tratta di una figura versatile, che deve sapersi adattare a mille ruoli e a situazioni sempre diverse. L’organizzatore di eventi gestisce budget e risorse in modo creativo, ma deve essere anche un abile comunicatore, sia in contesti formali che informali. Comunicare, in questa professione, vuol dire tanto creare i contenuti per un sito web quanto saper trattare con una varietà di fornitori e clienti, gestire lo staff e dialogare con le istituzioni quando richiesto. Un organizzatore di eventi ricopre tanti incarichi quanti sono gli imprevisti che derivano dal mettersi in situazioni sempre nuove.
Quanto guadagna un organizzatore di eventi?
Come tutti i professionisti della creatività, l’organizzatore di eventi ha la possibilità di accedere a guadagni tanto più interessanti quando più complessi sono gli eventi che gestisce. Questo fa sì che si tratti di un settore nel quale la gavetta e l’acquisizione di una professionalità e di una reputazione solida sono ancora di primaria importanza. Dimostrare con costanza, nel tempo, di saper gestire responsabilità crescenti e trovare soluzioni intelligenti per trasformare gli imprevisti in possibilità, permette di far salire le proprie quotazioni in maniera sostanziale.
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