Gli eventi aziendali si fanno più piccoli, ma più numerosi: il trend del 2026

I dati confermano la crescita degli eventi di piccole dimensioni

Nel sondaggio, il 14,5% degli intervistati ha infatti indicato questa tipologia di eventi come preferibile, rispetto all’11,2% che ha dichiarato di continuare a scegliere il format dei grandi appuntamenti aziendali.

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Lo studio indica anche una crescita generale del mercato nel suo complesso, con un valore del settore italiano degli eventi e della live communication attestato su 1,123 miliardi di euro, con un incremento del 12,2% rispetto all’anno precedente. Il 52,3% delle aziende intervistate, inoltre, ha dichiarato di voler incrementare gli investimenti nell’event planning nei due anni successivi.

In questo scenario si profilano sicuramente opportunità interessanti, accompagnate tuttavia da diverse questioni organizzative da affrontare e da un maggiore bisogno di attenzione alle modalità con cui vengono distribuite le risorse disponibili.

Più occasioni, obiettivi più mirati

Gli eventi di dimensioni contenute permettono di rispondere a più esigenze aziendali specifiche, coinvolgendo le persone giuste nel momento più opportuno, come nel caso di una sessione formativa dedicata ai dipendenti che devono sviluppare determinate competenze o un workshop operativo che riunisce colleghi di reparti diversi che hanno bisogno di affrontare una sfida concreta e comune.

Anche una cena aziendale riservata a un gruppo di lavoro che ha appena concluso un progetto può diventare un’occasione per celebrare insieme il risultato raggiunto.

Uno dei vantaggi di questi format è naturalmente la flessibilità. Le aziende possono infatti adattare ogni iniziativa alle persone coinvolte e agli obiettivi dell’evento, purché vengano definite in anticipo sulla base delle esigenze e delle priorità aziendali.

Budget più contenuti, pianificazione sempre accurata

Ridurre il numero dei partecipanti comporta spesso un investimento inferiore, ma la gestione operativa richiede comunque attenzione.

La scelta della location, il catering, le dotazioni tecniche, il coordinamento dei fornitori e la definizione dei tempi restano infatti aspetti cruciali, sia per un incontro di venti persone, sia per un evento con diverse centinaia di ospiti.

L’Osservatorio Kampaay 2026, basato su 1.593 eventi gestiti nel primo semestre dell’anno, analizza proprio questo aspetto, prendendo in esame anche riunioni ed eventi di dimensioni ridotte, con costi inferiori a 5.000 euro, il cui “peso” complessivo può tuttavia arrivare a competere con quello delle grandi produzioni. Per le imprese, una maggiore frequenza di appuntamenti comporta più prenotazioni, rapporti con diversi fornitori e un maggior numero di fatture da gestire. Avere una visione chiara delle spese e delle collaborazioni attivate diventa quindi essenziale, soprattutto quando le iniziative vengono organizzate autonomamente da reparti differenti.

In poche parole, se è vero che organizzare questo tipo di eventi può risultare più utile, perché rende costante un lavoro sul team che, inevitabilmente, paga di più, è vero anche che l’analisi dei costi e dei dettagli di diversi tipi di pianificazione deve essere sempre rigorosa.

Il ruolo crescente delle agenzie di eventi

Per questo, con l’aumento di eventi di dimensioni più contenute, le aziende hanno bisogno di event planner capaci di seguire i singoli progetti mantenendo una visione d’insieme del programma annuale. Un’agenzia specializzata può infatti contribuire a garantire coerenza tra format diversi, gestire aspetti logistici e rapporto con i fornitori e aiutare il cliente a utilizzare il budget in modo consapevole, sapendo anche consigliare in più direzioni, nei momenti di impasse.

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