Testati per voi: 5 strumenti per aumentare la produttività

1. Iniziare la giornata quando si ha pochissima memoria – Todoist

Io non mi ricordo le cose. È il dramma della mia vita. Mi dimentico intere conversazioni, appuntamenti, idee che mi sembravano assolutamente geniali e memorabili. Di solito me ne ricordo quando è ormai troppo tardi, intorno alle 7 di sera, mentre annaffio le piante (una delle poche cose che mi ricordo di fare). Per questo motivo, già da qualche tempo, ho introdotto nella mia vita le applicazioni GTD. Dopo un breve innamoramento per IQ, sono tornata con entusiasmo a usare solo Todoist, che quindi adesso è impostato per aprirsi ogni mattina appena accendo il computer. La mia lista di cose da fare giornaliera è spietata, soprattutto perché mi ricorda le cose che non ho finito di fare nei giorni precedenti. Ci sono azioni impostate per ripetersi tutti i giorni (scrivere), tutte le settimane (lezioni di tedesco), tutti i mesi (conti e amministrazione) e poi ci sono quelle una tantum (telefonate o email specifiche, progetti da completare, riunioni). Questa app mi salva la vita perché mi permette di fare due cose. In primo luogo mi aiuta a ricordarmi di dettagli che altrimenti dimenticherei, come aggiungere backlinks al blog o preparare con il dovuto anticipo la mailing list (alla quale ormai dovreste essere iscritti). In secondo luogo mi aiuta a sentirmi adeguatamente in colpa quando lascio troppo indietro i lavori di minor conto, soprattutto quelli gratuiti. Se per esempio ho promesso di scrivere un contenuto per il sito di un amico e continuo a rimandarlo perché ho del lavoro urgente da fare, il fatto di veder comparire ogni giorno la notifica di quel compito non svolto mi spingerà a ritagliare mezz’ora da una pausa pranzo o da una domenica mattina per portarlo a termine. Questo mi aiuta a fare anche le cose meno urgenti in tempi che vanno dalla settimana al mese (e non dal trimestre al semestre, come accadeva prima).

2. Automator: che senso aveva la mia vita prima di incontrarti?

Automator è una delle applicazioni più utili e più sottovalutate del sistema Apple. Lo scopo principale di Automator è eliminare la noia e le perdite di tempo dalla mia vita e per questo io amo visceralmente il robottino bianco che la rappresenta. Avete presente tutti i compiti ripetitivi ma necessari che vi fanno vivere nel disordine informatico e periodicamente vi fanno pensare “avrei bisogno di un assistente”? Ecco, se state usando un computer Apple il cui SO sia Tiger o uno dei successivi, un assistente lo avete già (se state usando Windows, mi dicono che i software open source AutoHotKey e AutoIt svolgono le stesse funzioni, ma non posso commentare l’usabilità dell’interfaccia perché sono ancora in luna di miele con il robottino bianco di cui sopra). Automator vi permette sostanzialmente di creare macro e vere e proprie applicazioni per svolgere funzioni specifiche, come, per esempio, rinominare grossi blocchi di file in sequenza, estrarre testo da un pdf o creare un solo pdf da più documenti o immagini, automatizzare l’invio di mail (per quando vi viene quella splendida risposta da scrivere al cliente alle 4 di notte, ma sapete che se inviate una mail a quell’ora darete l’impressione di essere degli stalker, quindi aspettate la mattina e vi dimenticate la mail nelle bozze per sette mesi). Queste sono solo alcune delle cose che si possono fare con il semplicissimo linguaggio AppleScript, i cui comandi sono settati sull’uso di base della lingua inglese. Naturalmente nonoccorre che impariate a usare AppleScript: la maggior parte delle funzioni utili sono già nella libreria e per il resto ci sono infinite risorse online. La quantità di tempo che si risparmia e le possibilità creative che vi si aprono se avete voglia di giocare un po’ con il codice sono infinite.

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3. Keeper e la battaglia delle password

Io ho troppe password. Per un certo periodo ho usato la stessa password per tutto: email personale, email professionale, social network, home banking. Quando era richiesto un numero aggiungevo “1” alla fine. Quando era richiesto un codice numerico usavo il pin del telefono. Vi devo spiegare perché non è stata una buona idea? Suppongo di no. Il risultato è che adesso ho un sacco di password, soprattutto perché molte non sono mie, ma fanno parte dei sistemi che gestisco per altri. Nella convinzione che questo non fosse un problema, ho sprecato ore del mio tempo a cercare, settimanalmente o giornalmente, le mail nelle quali mi venivano comunicati i dati di accesso a qualsiasi cosa, per poi memorizzare la password, usarla per cinque giorni, dimenticarla nel weekend e ricominciare da capo. Poi ho deciso di comportarmi da persona ragionevole e ho scaricato Keeper. Adesso devo ricordarmi solo una password (che non uso per nessun altro accesso) e posso accedere a tutte le mie password ordinate per categoria e utilizzo, in schede con nome utente, link di log in, chiave d’accesso criptata ed eventuali note. La versione gratuita è ottima se non state gestendo la privacy altrui e se non avete bisogno di particolare protezione da attacchi esterni. Se lasciate l’app aperta senza utilizzarla e ve ne dimenticate, magari allontanandovi dal computer, non dovete preoccuparvi: dopo qualche minuto di inattività Keeper si disconnette automaticamente, richiedendo di nuovo il log in. Piccola nota a margine: Keeper è molto utile per conservare le password in modo ordinato e di facile consultazione, ma salvate le vostre credenziali di accesso sempre anche in formato più tradizionale, perché se per caso l’applicazione desktop dovesse crashare, l’unico modo che avrete per recuperare i vostri dati dall’account online sarà pagare.

4. Bits e il diario di bordo

Ve l’ho già detto che ho una pessima memoria? Probabilmente sì. Io sono una di quelle persone che ha smesso di tenere un diario perché si dimenticava regolarmente di farlo. Quando però si deve rendere conto a fine mese delle proprie attività, è bene avere una “scatola nera” del proprio lavoro quotidiano ed è per questo che ho scaricato Bits. Bits è una semplicissima agenda, solo che non rischia di essere persa, lasciata sul tram o dimenticata in un cassetto, soprattutto se la impostate fra gli elementi di log in automatici. Su Bits non scrivo tutto quello che faccio (per quello ci sono le task di Todoist), ma soltanto i passi più importanti in ogni progetto, che mi permettono di tracciarne il progresso in un colpo d’occhio, alla fine di ogni mese. Questo mi permette di risparmiare il tempo che altrimenti perderei ricercando le mail di un certo gruppo di lavoro o relative a un certo progetto per ricordarmi quali macro-task sono state svolte e quali no. Io non amo questa applicazione, così come non ho mai amato tenere un diario, ma d’altra parte amo molto anche quelle due ore mensili che posso usare per fare altro, quindi ben venga Bits o qualsiasi applicazione simile preferiate installare sul vostro sistema operativo, fosse anche la cara vecchia agendina tascabile con il logo della banca.

5. La produttività e il Pomodoro

Avete mai sentito parlare della Tecnica Pomodoro? Vi consiglio una rapida ricerca Google in merito. Sintetizzando, la tecnica Pomodoro è un metodo di gestione del tempo che prevede blocchi di lavoro da 25 minuti separati da intervalli di 5. L’obiettivo è dividere una giornata di lavoro in 10 blocchi per un totale di 250 minuti. Il nome deriva dal fatto che l’ideatore, Francesco Cirillo, negli anni ’80, iniziò a metterla a punto usando un timer da cucina a forma di pomodoro. La presentazione ufficiale della Tecnica Pomodoro prevede un percorso in 6 step per rendere autenticamente produttivi i 25 minuti in questione: identificare il numero di “pomodori” necessari per svolgere un compito, isolarsi dai fattori esterni per la durata del proprio “pomodoro”, dedicare qualche minuto all’inizio e alla fine a revisioni e correzioni e così via. Ammetto di non aver acquistato il libro, però ho scaricato un “pomodoro timer” per il laptop (ne esistono talmente tanti che non ha senso inserire un link) e devo dire che i risultati, fino a questo momento, sono assai più positivi di quanto un nome così sciocco lascerebbe pensare. La scrittura di questo articolo, per esempio, ha richiesto un pomodoro e tre quarti.

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