Come organizzare un evento di successo: Decathlon case history

Organizzare un evento di grandi dimensioni è un compito complesso, che richiede di tenere sotto controllo molti elementi diversi. A determinare il successo di un grande evento sono tanto gli elementi portanti (la location, il catering, gli ospiti) quanto i più piccoli dettagli che possono servire a dare una personalità distinta al design o alla comunicazione. In alcuni casi è indispensabile servirsi al meglio della tecnologia, mentre in altri occorrerà far prevalere l’aspetto dell’interazione umana. Per trovare il giusto equilibrio occorre esperienza, senso pratico e soprattutto il team giusto, all’interno del quale dividere i compiti per massimizzare il risultato in ogni settore. Per aiutarvi a organizzare il lavoro, abbiamo preparato una lista, ma non si tratta della solita lista di consigli: l’abbiamo costruita passo dopo passo basandola su un evento reale, organizzato da Smart Eventi per Decathlon, uno dei nostri clienti più affezionati. L’evento in questione era Progettinfiera, il meeting annuale che Decathlon organizza per dipendenti, responsabili delle filiali e direttori. Con un afflusso previsto di 600 persone, l’evento ha richiesto un’organizzazione complessa su più livelli. Ecco quindi uno schema riassuntivo di come far funzionare una macchina così complessa e articolata. Il segreto più importante ve lo sveliamo subito: mettere al centro l’esperienza del cliente.

Accreditamento: accorciare i tempi con un’app

Un buon organizzatore di eventi deve sapersi mettere nei panni degli ospiti. Per chi partecipa a un evento non c’è nulla di più frustrante che dover sopportare una coda interminabile per accreditarsi ed entrare. Ignorare questo aspetto vuol dire garantirsi che i nostri ospiti affrontino l’evento partendo col piede sbagliato, soprattutto se la procedura è resa ancora più complicata dalla necessità di stampare fogli e produrre documenti come se ci si trovasse al check in in aeroporto. La tecnologia oggi ci viene incontro con tantissime valide opzioni e noi, in questo caso, abbiamo scelto una delle più semplici ed efficaci, affidandoci a Eventbrite. Agli invitati è stata spedita una mail prima dell’evento, invitandoli a scaricare l’app. Registrandosi online, ognuno riceveva un QR code necessario per l’accesso all’area dell’evento, e anche una serie di altre informazioni utili. Questo è un’ottimo modo di gestire le procedure di accreditamento: non solo si velocizza il processo eliminando la necessità di stampare moduli e fare la fila, ma si crea anche una comunicazione con i partecipanti prima dell’evento stesso ed è possibile personalizzarla per fornire contenuti che aggiungano valore all’esperienza. Questa soluzione ci ha permesso di ridurre ti tempi di accreditamento del 50% rispetto alle procedure tradizionali.

Location: accogliere gli ospiti e valorizzare il brand

Quando si crea un evento per 600 persone, la scelta delle location si restringe automaticamente: in ogni città c’è un numero limitato di luoghi atti a ospitare in sicurezza un evento di queste dimensioni, ma bisogna comunque cercare di sceglierne uno che rifletta quanto più possibile i valori del brand. Noi abbiamo scelto il Pala Volley di Monza, che si prestava alla perfezione alle nostre necessità. In primo luogo si trattava di una struttura abbastanza grande da poter ospitare tanto gli invitati e lo staff quanto gli stand che il cliente ci aveva richiesto. Ogni area di interesse relativa al marchio Decathlon, infatti, doveva essere rappresentata da un proprio stand, così da stimolare la discussione e l’approfondimento su tutti gli aspetti dell’attività del brand. Questo tipo di necessità è comune in eventi a cadenza annuale, che hanno lo scopo di fare il punto della situazione sull’identità aziendale. Proprio per questo era essenziale offrire a ogni stand il giusto spazio e risalto, mantenendo l’esperienza generale dell’utente semplice e piacevole, evitando la congestione degli spazi e valorizzando il design degli allestimenti. Il Pala Volley, ovviamente, si prestava in modo particolare a questo specifico evento anche perché, trattandosi di un palazzetto dello sport, è naturalmente vicino ai valori di un brand come Decathlon.

Speaker: le persone giuste, al momento giusto

Quando si organizza un evento aziendale, lo speaker che si sceglie di ospitare è un po’ la rockstar del giorno. Per scegliere lo speaker giusto è importante avere chiari gli obiettivi – questo, ovviamente, è un aspetto che riguarda soprattutto il cliente, che infatti, in questo caso, si è fatto carico della scelta dell’ospite centrale della giornata. Quali argomenti dovranno essere trattati? Da chi è composto il pubblico? Che tipo di messaggio dovrà passare? Perché si è scelto di affrontare proprio quello specifico tema? E, soprattutto, chi sono le figure chiave di quel settore? Chi è in grado di parlarne con competenza e in modo coinvolgente? I temi sui quali vertevano i keynote dell’evento erano legati al marketing, in particolare al futuro del marketing nel terzo millennio. Per l’occasione l’ospite prescelto è stato Oscar Di Montigny, carismatico direttore di marketing, comunicazione e innovazione per Banca Mediolanum.

Catering ed ecologia

Il catering, lo abbiamo detto molte volte, è uno dei momenti che i partecipanti a un evento aspettano con più interesse – che vogliano ammetterlo o no. Il catering non deve essere solo gustoso, ma anche avere stile, essere calibrato sullo spirito dell’evento, pensato per coinvolgere e, possibilmente, avere un tocco di originalità. Per questo abbiamo pensato alle lunchbox brandizzate Decathlon, componibili e modulari, perfette per la filosofia pratica e il design elegante e funzionale che sono propri del brand. All’interno, naturalmente, c’era tutta la qualità dei caterer di fiducia ai quali ci rivolgiamo da sempre, per garantire il massimo del gusto e della genuinità degli ingredienti. Esiste però un altro aspetto del catering: fra tutti gli elementi di un evento, questo è quello che genera più spreco e l’ecologia, al giorno d’oggi, non è un tema che un serio organizzatore di eventi possa permettersi di ignorare. Per questo motivo occorre prevedere e prevenire gli sprechi, specialmente quando ci si trova a gestire un evento con centinaia di partecipanti. In questo caso abbiamo previsto delle postazioni di raccolta differenziata, proprio per minimizzare l’impatto ambientale dell’evento e i relativi sprechi.
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Conclusioni: come capire se un evento è riuscito?

Questo è il tipo di evento più gratificante per un organizzatore: quello che ci offre la possibilità di gestire tutti gli aspetti del progetto, avendone una visione globale. Per quanto si possano raggiungere ottimi risultati anche assegnando la responsabilità di ogni aspetto dell’evento a un operatore diverso, infatti, il coordinamento centrale dell’intera organizzazione permette sempre un maggiore livello di armonia e coerenza interna. Tutto questo, ovviamente, si riflette in modo positivo sulla riuscita finale dell’evento che, in questo caso specifico, è stato un assoluto successo e ci ha garantito il risultato che più ci sta a cuore in assoluto: la soddisfazione del cliente.