Come scrivere una proposta commerciale – Scarica il nostro modello!

Gli elementi di una proposta commerciale

Una proposta commerciale, per essere efficace, deve contenere una serie di elementi, che permettano a chi la riceve di farsi un’idea chiara dell’interlocutore e di ciò che viene offerto. Per questo non devono mancare un’adeguata presentazione, un sommario del progetto, i dettagli più importanti e naturalmente i costi. Prima di apprestarsi a scriverla, però, è opportuno informarsi su chi la riceverà. Clienti diversi possono rispondere positivamente a proposte diverse. A seconda del tipo di servizio che si fornisce, infatti, potrà essere richiesto un certo livello di personalizzazione. Se possibile, bisognerebbe sempre presentare a cliente una proposta costruita su misura per le sue esigenze, piuttosto che un prestampato uguale per tutti.

La presentazione: breve e mirata

La presentazione della tua azienda è un elemento fondamentale di qualsiasi proposta commerciale. Questo breve paragrafo introduttivo non è utile solo a chi non ha mai sentito parlare della tua azienda: si rivela indispensabile anche per chi ti conosce da un po’, ma non è informato sui particolari servizi che ti interessa vendere in quel momento. A seconda dello scopo della proposta, quindi, sarà opportuno sottolineare un particolare aspetto del proprio lavoro o un particolare successo ottenuto. Non è consigliabile, tuttavia, dilungarsi troppo. Chi riceve una proposta commerciale vuole andare al sodo e sapere al più presto cosa potrà acquistare e a che prezzo: evita di dilungarti sulla presentazione per più di mezza pagina. È anche consigliabile aggiungere una foto a questa sezione. Se sei un freelancer, metti una tua foto. Per le aziende è invece consigliabile una foto del team o del CEO. Da evitare, invece, il logo aziendale, che dovrà comparire nella carta intestata e nei margini della comunicazione. In questa fase, prediligi l’elemento umano.

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Sintesi della proposta: il quadro generale

In questa sezione potrai fornire una panoramica dei servizi che intendi offrire al cliente. Non scendere nei dettagli, ma illustra tutti gli aspetti importanti del tuo lavoro. La tua offerta ha un limite di tempo? È legata a una circostanza particolare? Che tipo di servizio o prodotto offri e in che contesto? Che cosa distingue la tua azienda o attività da quelle concorrenti? Questo non è un pitch: non è in questo paragrafo che devi “vendere”. Tuttavia è importante scegliere, nella descrizione, gli elementi della tua identità professionale che sono più adatti ad attirare il cliente che ti interessa. Immagina questa sezione della proposta come il profilo su un sito di dating: a seconda del tipo di persona a cui vuoi piacere, potrai mettere in risalto i tuoi successi sportivi, le tue conquiste intellettuali o il tuo profilo professionale. Cerca di fare lo stesso, quando presenti la tua attività ai potenziali clienti. Anche questa sezione non dovrebbe superare la mezza pagina di lunghezza: il cliente è disposto a tollerare, nel complesso, una pagina introduttiva, ma non di più.

Contenuti della proposta commerciale: vieni al sodo

Negli ultimi anni si è diffuso un vezzo che, partito dalla scrittura per il web (che deve capitalizzare sugli ads), è passato a buona parte dei testi commerciali in circolazione. Si tratta dell’abitudine a proporre preamboli infiniti. Lo scopo di questo modo di scrivere dovrebbe essere “coinvolgere il lettore nella narrativa”, creare un rapporto emotivo, così da rendere più probabile un accoglimento positivo della call to action finale. E certo, creare un rapporto umano con il lettore è fondamentale, ma non è inserendo cinque pagine di introduzione, di aneddoti e di percorsi di illuminazione personale che ci riuscirai. La connessione emotiva che ti serve dovresti averla creata nei due paragrafi precedenti. Se la presentazione dell’azienda e la sintesi della proposta non hanno acceso l’interesse del potenziale cliente, vuol dire che il copy non è di buona qualità (o che il cliente non è nel tuo target). Bombardare di parole il lettore servirà solo a fargli perdere tempo e pazienza e a dare l’impressione che la tua proposta commerciale cerchi di coprire con la narrativa la mancanza di contenuti. Per questo è opportuno andare dritti al punto ed elencare qui esattamente i servizi che intendi fornire, in un pratico sommario di contenuti che permetta al cliente di avere sott’occhio, in una volta sola, un prospetto chiaro di ciò che può aspettarsi da te.

La proposta commerciale vera e propria: chi fa cosa, quando

Dopo aver raccontato al cliente cosa intendi fare per lui, è ora di dirgli come hai intenzione di procedere. Questo è lo spazio che potrai dedicare a spiegare come lavorerà il tuo team, da chi è composto, quali sono i ruoli di ognuno, quali compiti verranno svolti, a chi saranno assegnati e quando dovranno iniziare e finire. Questa sezione è importantissima per proteggere il tuo lavoro. Soprattutto se i servizi che fornisci sono complessi e richiedono tempo, questa parte della proposta ti servirà a rendere chiaro, nero su bianco, quanto tempo ti occorre, dall’inizio dei lavori, per ultimare ogni fase. Prenditi tutto il tempo che occorre per calcolare la durata di ogni passaggio e, potendo, arrotonda per eccesso. Se, in seguito, il cliente dovesse manifestare il desiderio di accorciare le deadline a progetto già iniziato, potrai sempre fare riferimento a questo documento, approvato da entrambi, per ricordargli che i tempi di lavorazione di ogni fase sono già stabiliti. In questo modo eviterai spiacevoli discussioni.

Costi: la pagina che il cliente guarderà per prima

Questa è l’ultima pagina della tua proposta commerciale, ma puoi scommettere che il cliente la guarderà per prima. È normale, lo facciamo tutti: se un servizio è al di fuori del nostro budget, non vogliamo perdere tempo a discuterne. Per questo è importante che questa pagina sia particolarmente curata, con indicazioni precise di tutte le voci di spesa, ben documentate e motivate, e l’eventuale aggiunta di iva, se applicabile. Cerca di specificare tutto ciò che può contribuire al costo finale: a nessuno piace scoprire spese nascoste. Se il tuo servizio prevede elementi opzionali, che possono essere aggiunti o sottratti modificando il costo finale, prepara più tabelle, sul modello delle offerte in abbonamento che trovi per molti servizi online. Identifica un servizio base (senza alcuna opzione, al costo più basso), uno intermedio (con qualche opzione fra le più utili, costo intermedio, che deve sempre offrire il miglior rapporto qualità-prezzo) e un servizio di livello alto (con tutti gli “extra”, più costoso degli altri due, fatto per i clienti che ci tengono ad avere sempre il meglio di ogni cosa). Non è infrequente dare a questi servizi nomi commerciali come “Base”, “Standard” e “Corporate” oppure “Executive”. Se vuoi essere più creativo puoi giocare con l’immagine del tuo brand e scegliere nomi come “Gold” o “Platinum”.

Conclusioni e Accordo

Una proposta commerciale, solitamente, non è una lettera di incarico, ma può essere utilizzata come tale, soprattutto nel caso di liberi professionisti e piccole aziende di servizi. Se questo è il tuo caso, potrai far seguire all’ultimo paragrafo della proposta un breve paragrafo riassuntivo e poi l’accordo vero e proprio, con le firme e i disclaimer necessari. Assicurati sempre, con la consulenza di un esperto, che i documenti sui quali richiedi la firma dei tuoi clienti siano ben strutturati e possano essere considerati vincolanti.

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