Come rendere produttive le riunioni virtuali

Come trasferire la cultura aziendale nello smart working

Quello che lascia spiazzati i più tradizionalisti è la difficoltà di trasmettere la cultura aziendale attraverso i canali virtuali. Dopo tutto sappiamo che un’azienda non si identifica solo con il proprio prodotto o la propria campagna di marketing, ma anche con la gestione dei rapporti interni. Non tutti gli uffici hanno la stessa atmosfera. Come si può parlare di “ambiente di lavoro” se ogni partecipante alla riunione si trova in un ambiente diverso? Prima di tutto bisogna porsi qualche domanda su forma e sostanza. Se, per esempio, nel nostro ufficio si è sempre mantenuto un contegno estremamente formale e si presta grande attenzione all’ordine anche fisico degli ambienti, dobbiamo chiederci quali valori stiamo cercando di veicolare con queste scelte. Si tratta di una strategia per aumentare la produttività? Stiamo cercando di rafforzare il senso della gerarchia? La stessa domanda potremmo farcela nel caso di un ufficio dall’atmosfera rilassata, con scrivanie caotiche e un tavolo da ping-pong per i dipendenti. Solo una volta che avremo capito quale scopo hanno le scelte che facciamo quasi senza rendercene conto potremmo cercare di perseguire quello scopo anche in ambito virtuale. Una solida cultura aziendale può essere comunicata con efficacia anche nelle riunioni virtuali.

Contattaci per organizzare il tuo evento online

Attenzione a quelli “nell’ultimo banco”

Chiunque abbia mai partecipato a una riunione virtuale sa benissimo quanto sia facile distrarsi con ciò che c’è sul proprio schermo, di tanto in tanto. C’è chi controlla rapidamente la mail, chi sbircia le news, chi ha aperto il profilo social nella finestra accanto. C’è addirittura chi scarica la tensione con giochi online o scambiando messaggi sulla piattaforma web di whatsapp. Come evitare che queste distrazioni danneggino la produttività della riunione? Un buon modo è quello di stabilire, all’inizio dell’incontro, delle aspettative chiare. Tutti i partecipanti devono sapere cosa dovrà essere deciso e discusso e quale sia il loro ruolo. È essenziale coinvolgere in ogni meeting solo ed esclusivamente le persone che dovranno partecipare attivamente: chiunque debba solo essere informato potrà ricevere un resoconto in un secondo momento. Inoltre è fondamentale ridurre al minimo le divagazioni: rispettare il tempo degli altri è il modo migliore per spingerli a prestare attenzione. Sapendo che saranno tenuti a intervenire in modo puntuale e con uno scopo preciso, anche i più proni alle distrazioni resisteranno alla tentazione di scorrere la timeline di facebook.

Non organizzare riunioni virtuali per gli aggiornamenti e il project management

Quando si opera in smart working si dovrebbe aver chiara una cosa importante: le riunioni virtuali vanno tenute solo quando è strettamente necessario per prendere decisioni importanti. La regola di base dovrebbe essere: se lo si può scrivere, non occorre parlarne. Quando tutti hanno chiaro il proprio compito e devono semplicemente svolgerlo ed eventualmente produrre un report del proprio operato, non occorre organizzare una riunione virtuale. Un giro di mail e l’aggiornamento delle task sullo strumento di project management preferito sono più che sufficienti. Le riunioni virtuali vanno considerate come veri e propri eventi. Ha senso condurre una riunione solo quando il “botta e risposta” in tempo reale è assolutamente necessario, ovvero quando occorre prendere una decisione insieme, confrontando più punti di vista. Tenerlo presente aiuta a ridurre il numero degli incontri e, pressoché automaticamente, ad aumentarne la produttività.

Contattaci per organizzare il tuo team building da remoto