Project managing: cosa sono i Diagrammi di Gantt
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Project managing: cosa sono i Diagrammi di Gantt e perché ne hai bisogno

gantt team meeting
Scritto da Angela

Project manager e maniaci della produttività: se non avete mai sentito parlare dei diagrammi di Gantt, oggi è il vostro giorno fortunato. I diagrammi di Gantt sono uno degli strumenti più utili a disposizione di un project manager, ma anche di chiunque ami organizzare in modo efficace le proprie attività. Questo post non fa strettamente parte della nostra serie testati per voi, dal momento che oggi non parleremo di un’app specifica o di una tecnologia che si possa acquistare, ma analizzeremo una tecnica, un modo di organizzare il flusso di lavoro, che può davvero fare la differenza in termini di rispetto delle deadline e controllo sui processi produttivi. A questo punto, se siete adeguatamente ossessivi, dovreste già essere piuttosto emozionati. Cominciamo dal principio.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

gantt chartUn diagramma di Gantt è un grafico che visualizza lo svolgimento di una certa attività e fu inventato alla fine dell’800 per monitorare e incrementare la produzione industriale nelle catene di montaggio. A strutturare il primo grafico di questo genere fu Karol Adamiecki, che diede alla sua creazione il nome poco attraente di “armonogramma”. La tecnica fu poi affidata da Henry Gantt che, circa vent’anni dopo, diede il suo nome a questo strumento che utilizziamo tutt’ora. Un diagramma di Gantt illustra lo svolgimento di un progetto lungo una linea temporale, rappresentata sull’asse orizzontale del grafico. Sull’asse verticale si individuano i diversi compiti o sezioni che compongono il progetto. Ogni singola attività è rappresentata da una barra orizzontale, che ne indica la data d inizio e di fine. La particolarità dei diagrammi di Gantt è che si rappresentano visivamente anche le relazioni di interdipendenza fra i singoli compiti, così da avere sempre un quadro chiaro di ciò che deve essere fatto, dell’ordine in cui è necessario completare le varie attività, e poter valutare l’andamento dell’intero progetto rispetto alla deadline. Questa è la base del diagramma, al quale è possibile aggiungere l’allocazione delle risorse, del budget e la distribuzione dei compiti. Se vi sembra eccessivamente semplice, provate ad applicarlo con costanza: noterete una riduzione nei tempi di realizzazione dei progetti e una maggiora facilità nel rispettare le deadline da parte di tutto il team.

Perché dovreste usare i diagrammi di Gantt, anche se ne avete sempre fatto a meno

diagrammi di gantt meetingUsare i diagrammi di Gantt fin dalla fase di pianificazione di un progetto permette di visualizzare in modo chiaro e semplice il flusso di lavoro, creando una vera e propria mappa mentale. L’esercizio di collocare i diversi compiti necessari al completamento di un progetto su un diagramma di Gantt fa emergere immediatamente eventuali incongruenze nell’organizzazione del lavoro. La schematizzazione lineare e immediata permette di programmare il lavoro suddividendolo in porzioni gestibili, allocando le risorse in modo ottimale, anticipando i problemi logistici e organizzativi e trovando soluzioni prima ancora di iniziare a lavorare. Avere una timeline unica sulla quale siano distribuite più attività permette di individuare traguardi intermedi e collocarli lungo il diagramma, così da poter valutare l’andamento del lavoro complessivo e intervenire per tempo in caso di rallentamenti. Questa suddivisione ha anche un impatto psicologico positivo: raggiungere un traguardo è sempre un elemento di motivazione e gratificazione. Inoltre il fatto di affrontare, di volta in volta, blocchi di attività di dimensioni ridotte e gestibili evita il senso di spaesamento che può derivare dall’avvio di progetti molto lunghi o complessi.

Pianificare con flessibilità

diagrammi di gantt creativitàFra i pregi dei diagrammi di Gantt c’è la semplicità con cui illustrano il tempo necessario per portare a termine i singoli compiti con determinate risorse. Individuare e analizzare singolarmente ogni attività è un’operazione che, se effettuata correttamente e dando adeguatamente ascolto ai responsabili di ogni settore, permette di avere un’idea molto precisa del tempo che i diversi compiti richiedono e, di conseguenza, del tempo necessario a completare l’intero progetto. Questo rende i diagrammi di Gantt uno strumento eccezionale di analisi della fattibilità di ogni progetto. Se la somma dei tempi necessari a portare a termine le varie componenti del progetto risultano in una certa durata complessiva, è sconsigliabile impegnarsi per completare il progetto in un tempo inferiore, poiché si rischierà di mancare la deadline o di sacrificare la completezza e scrupolosità del lavoro.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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