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Come si organizza una convention aziendale

organizzare una convention aziendale
Scritto da Angela

Organizzare una convention aziendale non è un’impresa da poco, ma può portare considerevoli vantaggi. Per riuscire in questo genere di impresa è necessario avere una solida visione di insieme e obiettivi chiari, così da riuscire a strutturare l’esperienza dei partecipanti in modo soddisfacente. Una convention aziendale, infatti è un mosaico di punti di vista: c’è la prospettiva degli organizzatori, quella degli sponsor, quella dei media e, naturalmente, quella di chi partecipa. Ognuno di questi soggetti ha degli scopi che devono essere raggiunti, per poter dichiarare che l’evento in sé è stato un successo. Non è raro, ovviamente, che gli obiettivi degli uni appaiano in contrasto con quelli degli altri. Un buon organizzatore dovrà operare scelte precise per permettere a ognuno di gestire l’esperienza in maniera positiva e vantaggiosa. Per farlo è essenziale che ogni dettaglio sia pianificato con cura, dalla location agli ospiti, dalla logistica al programma, dall’ospitalità all’intrattenimento: per organizzare una convention aziendale di buona qualità possono volerci anche due anni. Vi presentiamo una piccola guida schematica ai punti salienti di questo genere di eventi.

Partire dagli obiettivi

obiettivi convention aziendaleCome sempre, quando ci si impegna in un progetto di ampio respiro, occorre avere una visione chiara di ciò che si vuole raggiungere. Perché si sceglie di organizzare una convention? Quali vantaggi si desidera ottenere e, conseguentemente, quali costi è ragionevole affrontare per ottenere questi vantaggi? Quali sono le caratteristiche del settore professionale nel quale ci si muove e quali i soggetti che si vogliono coinvolgere e perché? Se c’è un capitale davvero indispensabile, quando si sceglie di organizzare una convention aziendale, è la conoscenza della propria industria di riferimento. È essenziale sapere chi siano gli attori principali del settore e quali siano le loro necessità. Una ricerca mirata può evidenziare le aspirazioni e gli obiettivi degli addetti ai lavori. A partire da queste informazioni, sarà possibile strutturare un programma autenticamente interessante per il target di riferimento.

Sostenibilità di una convention aziendale

sostenibilità convention aziendaleOrganizzare una convention aziendale può avere costi molto alti, quindi – anche se si hanno finanziatori e sponsor a sufficienza – sarà essenziale creare un business plan che preveda una gestione accurata delle risorse finanziarie. Per prima cosa bisognerà individuare le fonti di finanziamento e avere un’idea del budget, per poi distribuire le risorse fra i vari aspetti dell’organizzazione e, naturalmente, fare una stima dei possibili ricavi. Questa è forse la parte più delicata della programmazione: una stima troppo ottimistica o una negligenza che porti a trascurare possibili voci di spesa possono rovinare un intero progetto, rendendolo impraticabile. Questa è anche la fase nella quale si dovrà individuare il prezzo da richiedere per la partecipazione, bilanciando la necessità di ottenere un profitto con la vendibilità dell’offerta. Se la convention è alla sua prima edizione, non è consigliabile collocarla in una fascia di prezzo troppo alta rispetto agli altri eventi di settore, ma allo stesso tempo non bisogna cedere alla tentazione di tagliare eccessivamente il prezzo. Un fee troppo basso, infatti, oltre a rischiare di non coprire i costi, farà percepire l’offerta come di scarsa qualità e di conseguenza attirerà soggetti portatori di minore valore all’interno dell’industria.

I partecipanti

partecipare convention aziendaleIl successo di una convention aziendale è determinato principalmente da un fattore: il pubblico. Tutti i partecipanti hanno un obiettivo comune: stringere contatti utili a incrementare il proprio volume d’affari. Una partecipazione ampia, inoltre, è la fonte principale di guadagno di una convention e porta con sé migliori opportunità di attrarre sponsor e, naturalmente, la possibilità di trasformare un evento singolo in un appuntamento a cadenza regolare. Questo vuol dire che, quando si pianifica il budget, sarà opportuno investire generosamente nella promozione dell’evento. A questo scopo, bisognerà strutturare una strategia di marketing specifica, pensata per raggiungere tutti i settori rilevanti dell’industria alla quale ci si rivolge, attraverso canali accreditati. Il risultato ideale, nella fase di organizzazione, è riuscire a ottenere quante più iscrizioni possibile con larghissimo anticipo, così da avere tanto una base di partenza solida in termini di fondi, quanto un dato reale da presentare ai potenziali sponsor. Questa fase va di pari passo con la pianificazione di un programma interessante, con interventi mirati e personalità di spicco dell’industria, ma anche con la scelta della location.

Scegliere la location

location convention aziendaleQuando si arriva a questo passaggio, bisogna avere già un’idea molto chiara dell’aspetto generale della convention che si sta organizzando. Una visione di insieme dettagliata ci permetterà di capire con relativa facilità se una location si adatta o meno alle esigenze dell’evento. Il dato più ovvio da tenere in considerazione è il numero dei partecipanti – e di conseguenza la capienza necessaria – ma ci sono moltissimi altri aspetti da considerare. In base al programma, per esempio, occorrerà individuare il livello di servizi tecnologici che ci si aspetta dalla location. Si va dai requisiti minimi (wi-fi, servizi audiovideo, possibilità di effettuare presentazioni) alle tecnologie più avanzate e ai servizi specializzati (catering, segreteria, IoT). Infine, una volta identificate le location che offrono i servizi necessari e garantiscono uno spazio adeguato, ci saranno da considerare fattori che possono apparire secondari, ma che influiscono enormemente sul risultato finale, come la posizione, la raggiungibilità e lo stile della struttura. Se, per esempio, la location scelta non è facilmente raggiungibile con il trasporto pubblico, potrà essere il caso di fornire agli ospiti un servizio di navetta, così da agevolare chi non viaggia in auto.

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Non trascurare i dettagli

L’esperienza dell’utente è un elemento centrale nell’organizzazione di ogni evento. È essenziale che il modo in cui l’utente finale fruisce dell’evento sia programmato con precisione, per renderlo soddisfacente in ogni aspetto. La location, per esempio, dovrà essere organizzata in modo da essere facile da navigare, con spazi chiaramente definiti che aiutano ogni partecipante a trovare immediatamente ciò che cerca. Gli allestimenti dovranno comunicare in modo coerente i valori che si vogliono associare all’evento e creare un’atmosfera adatta al tipo di interazioni che si vogliono stimolare. Che caratteristiche ha l’industria di riferimento? Quali sono le modalità di interazione preferite dagli addetti ai lavori? Formalità e distacco o stile casual e creatività? Autorità o calore? Sarà anche necessario strutturare il programma in modo che ogni utente possa costruire la propria esperienza nel modo più soddisfacente (a questo scopo può essere utile un’app personalizzata). Infine, non bisogna dimenticare di raccogliere il feedback dei partecipanti, prevedendo uno spazio ampio da dedicare alle critiche. Una convention aziendale di successo, di solito, si è evoluta a partire da tante precedenti edizioni che hanno via via corretto le imperfezioni e incrementato i punti di forza.

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Informazioni sull'autore

Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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