Press day: 4 consigli per organizzare il tuo evento-stampa

1. Un briefing chiaro, un team coinvolto

Lo diciamo spessissimo: quando si organizza un evento è importantissimo avere obiettivi chiari. Nel caso di un press day, questo è particolarmente vero, perché in questo tipo di evento, più che in altre occasioni, avrai addosso gli occhi della stampa, dei media, degli influencer. In breve, tutti coloro sui quali vuoi fare un’ottima impressione saranno insieme, nello stesso momento e nello stesso luogo, pronti a osservare ogni dettaglio della tua organizzazione. Si tratta di promuovere un prodotto nuovo? Di celebrare un risultato raggiunto? È importantissimo che tutto il tuo team abbia compreso alla perfezione gli obiettivi e che ognuno svolga il proprio compito proprio in vista di questi obiettivi.

2. Dove e quando

Quando organizzi un press day è fondamentale scegliere con cura una data che permetta al tuo evento di emergere rispetto agli altri. Evita quindi le date o gli orari che rischiano di farti trovare in competizione con un altro evento simile – o che sia destinato allo stesso pubblico. Naturalmente, anche la location che sceglierai ha un’importanza assoluta. Non si tratta solo di prestigio e nemmeno solo di praticità, ma del rapporto che si crea con lo spazio. Per esempio, per la presentazione della nuova serie tv La Dottoressa Giò, Smart Eventi ha scelto un laboratorio di arte contemporanea ricavato da una ex falegnameria. La caratteristica che più ci ha appassionato di questa location è stata la possibilità di dividere lo spazio in due settori: un’area creativa e una conviviale, così da poter iniziare con la visione della puntata, in un contesto di curiosità e professionalità, per poi spostarci nella sezione conviviale della location per una vera e propria festa alla quale ha partecipato tutto il cast.

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3. Budget e ROI

Gli eventi promozionali sono spesso organizzati con un occhio al ROI. Quando si calcola il valore economico di un press day, tuttavia, bisogna assumere una prospettiva più ampia rispetto a quella che si sceglie di solito. Con pochissime eccezioni, i press day non coincidono con una vendita diretta e quindi può sembrare difficile bilanciare il costo dell’evento con gli utili che questo fa generare. Per riuscire a farsi un’idea di quanto “vale” economicamente un evento, occorrerà analizzare l’importanza dei media presenti, la portata del pubblico al quale possono arrivare, l’influenza dei singoli giornalisti o blogger. Acquistare spazi pubblicitari ha un costo spesso molto alto. La copertura che si ottiene organizzando un press day (e la copertura dei cosiddetti “earned media”), tuttavia, è spesso più efficace di una campagna di contenuti pubblicitari acquistati sugli stessi identici media. Per questo, quando si valuta il budget per un press day, bisogna tenere conto non solo della dimensione del pubblico potenziale, ma anche dell’efficacia del messaggio.

4. Impara a conoscere i tuoi ospiti

Non commettere l’errore di considerare gli invitati al tuo press day solo come “rappresentanti dei media”. Un evento di successo dipende dalla capacità di capire che si ha a che fare con degli individui e di coglierne le caratteristiche. Un esempio perfetto è il press day organizzato a Milano per Citroën C3 UPTOWN, presso una location eclettica e ultra-moderna. Conoscendo il target del brand e di questo particolare modello, abbiamo individuato una serie di giornalisti e di influencer che corrispondevano al target demografico del brand. Per dimostrare di aver compreso le passioni e le priorità dei nostri invitati, abbiamo collocato, nello spazio espositivo, delle postazioni di barbieri, con la possibilità per gli ospiti di prendersi qualche minuto per la cura della barba e dei capelli con la UPTOWN WAX creata da Tonsor per  Citroën, secondo uno dei trend più popolari del momento. La cura della bellezza maschile, in questo caso, veniva associata alla cura dell’auto, alternando i kit per la manutenzione di barba e capelli a quelli per pulire la carrozzeria della nuova Citroën C3 UPTOWN.

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Conclusioni: un press day di successo non si esaurisce in un giorno

Una volta concluso l’evento vero e proprio è fondamentale ricontattare gli invitati e raccogliere il loro feedback, ascoltare le critiche così come i complimenti e seguire l’andamento della copertura mediatica che ne seguirà. Saranno proprio i risultati, infatti, a decretare il successo del tuo press day.