Come si organizza un viaggio incentive

L’arte di trovare la data giusta

Il nostro viaggio incentive in Sardegna per il team di Bankasa: un paradiso terrestre nella stagione ideale

Trovare la data giusta per un viaggio incentive è un piccolo capolavoro organizzativo. Da un lato, ovviamente, occorre scegliere un periodo in cui il clima nella destinazione scelta sia adatto a una vacanza, dall’altro è importante non danneggiare eccessivamente la produttività dell’azienda, mandando in vacanza il team nel bel mezzo di un progetto importante. Infine bisogna anche far coincidere il viaggio con un momento dell’anno in cui relativamente pochi dipendenti siano in ferie, onde evitare di lasciare l’ufficio completamente vuoto. Per individuare la data giusta per ogni team potrebbe essere necessario armarsi di pazienza e incrociare un po’ di dati, controllando più volte la disponibilità dei singoli.

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Un incentive a base di sport estremi? Assicuratevi che tutti i componenti del team siano tipi avventurosi!

Siete mai andati in vacanza con la persona sbagliata? Se la risposta è sì, sapete che si tratta di un incubo. E non si tratta solo di incompatibilità estreme di carattere: una vacanza terribile può risultare anche dall’aver scelto una destinazione che piace solo ad alcuni e non ad altri. Per questo motivo è importante informarsi sui partecipanti al viaggio e cercare di trovare qualcosa che piaccia a tutti. Se, per esempio, il vostro target è un team misto, in cui alcuni componenti sono appassionati sportivi, mentre altri non hanno alcuna intenzione di fare attività fisica e preferiscono dedicarsi all’esplorazione dei monumenti, accertatevi di scegliere una destinazione che offra entrambe le possibilità (e in Italia, come sappiamo, non è difficile). Se il vostro scopo è spingere i vostri dipendenti a passare più tempo insieme, cercate di trovare un terreno comune, nel quale tutti possano sentirsi a proprio agio e che non sia ostico per nessuno. Per raggiungere questo obiettivo, dovrete prendervi il tempo di imparare a conoscere il vostro team e individuare un’esperienza che possa fare da “collante” fra le sue diverse parti. Noi consigliamo spesso ai nostri clienti di includere nei loro viaggi incentive degustazioni di vini ed esperienze gastronomiche: è risaputo che niente unisce persone diverse come una tavola apparecchiata e un buon bicchiere da gustare in compagnia.

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Datevi degli obiettivi

A molti di voi l’obiettivo di un viaggio incentive potrà sembrare ovvio: divertirsi e nulla di più. In realtà le possibilità sono molto più ampie. In alcuni casi un viaggio incentive potrebbe trasformarsi in un’occasione di contatto con realtà professionali distanti che si vogliono attrarre, o con potenziali clienti. In altri casi non sarà presente alcun elemento professionale, ma lo scopo del viaggio potrebbe essere aumentare la coesione interna fra team diversi, che non hanno modo di interagire spesso sul luogo di lavoro. In altri casi ancora, il viaggio sarà davvero solo un premio per un risultato eccezionale: questo è il momento di non badare a spese e scegliere per i propri dipendenti solo esperienze di lusso e altissima qualità, come quello che abbiamo organizzato per Omnisint nella campagna Toscana.

Scegliete esperienze uniche

Quali esperienze selezionare per un viaggio incentive? Un criterio semplice da seguire è: se vi sembra il tipo di pacchetto che comprereste per voi stessi, per una vacanza in famiglia, non acquistatelo. Lasciate perdere la visita guidata standard e scegliete quella in auto d’epoca, lasciate perdere il tour delle trattorie tipiche e selezionate l’esperienza enogastronomica nel ristorante con due stelle Michelin. Se il viaggio che state programmando sarà troppo simile a quello che ognuno dei vostri dipendenti potrebbe fare normalmente durante le ferie, allora la vostra offerta non avrà nulla di straordinario e non sarà efficace. Non dimenticate che un viaggio incentive serve anche a motivare e quindi ad aumentare la produttività. Nessuno si sente motivato da una situazione che non ha nulla di nuovo né di sorprendente.

Gestire il budget per un viaggio incentive

Come raggiungere tutti questi obiettivi con un budget limitato? Prima di tutto è importante ricordare che, idealmente, un viaggio incentive dovrebbe ripagarsi da sé, con l’aumento della produttività che ne consegue. Per ridurre l’impatto immediato sul budget aziendale, tuttavia, è opportuno prenotare con largo anticipo, così da ottenere condizioni economiche più favorevoli e magari avere il tempo di negoziarle. Vale anche la pena di verificare quanta parte di queste spese siano detraibili dalle tasse, il che potrebbe portare vantaggi inaspettati e permettere di investire qualcosa di più per offrire ai propri dipendenti un’esperienza davvero memorabile.

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