3 errori da evitare durante un evento ibrido

Trascurare la fase dei test

Quando si organizza un evento di questo genere bisogna mettere insieme due aspetti, quello virtuale e quello in presenza. Questo vuol dire che ci sono ben due ambiti in cui qualcosa potrebbe andare storto. Non vogliamo essere pessimisti, ma è sempre bene ricordare che solo un controllo e una previsione di ogni aspetto dell’evento possono massimizzare le possibilità di successo. Questo vuol dire che bisogna prestare la stessa attenzione alle verifiche di entrambi gli aspetti, dedicando quindi più tempo a questa fase di quanto non avvenga nel caso di un evento solo virtuale o solo in presenza. Per la parte dal vivo occorrerà quindi verificare gli spazi, la logistica, i permessi e l’equipaggiamento tecnico, mentre per la sezione virtuale sarà importante fare numerosi test di trasmissione, verificare l’affidabilità della connessione, avere apparati di back up nel caso di guasti improvvisi e programmare sessioni di prova con panelist, keynote speaker, moderatori e tutti coloro che dovranno intervenire tanto dal vivo quanto da remoto. Anche se si è scelta la migliore piattaforma sul mercato, testare il servizio è essenziale.  Trovarsi ad avere problemi di trasmissione durante un evento ibrido, infatti, crea una discrepanza fra chi partecipa in presenza – che quindi continua a vivere a pieno l’evento – e chi lo vive da remoto, che rischia di essere tagliato fuori.

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Non tenere conto delle differenze fra pubblico in presenza e pubblico virtuale

L’idea di un evento ibrido è garantire un’esperienza piena e appagante a entrambi i tipi di pubblico. Chi si trova nella location dell’evento deve poter godere dei vantaggi della tecnologia, mentre chi si collega da remoto deve poter sperimentare un’interattività non inferiore a quella che avrebbe dal vivo. Sarebbe però un errore considerare identici questi due gruppi: il fatto che si voglia ottenere per loro un’esperienza di ugual valore non vuol dire che entrambi abbiano le stesse esigenze e che si possa adottare lo stesso approccio per soddisfarle. Non tutte le parti dell’evento e della piattaforma sono ugualmente rilevanti per i due tipi di pubblico e per questo è importante creare dei contenuti il più possibile personalizzati, che facciano arrivare lo stesso valore, le stesse informazioni e la stessa attenzione a ogni utente in modo appropriato, utilizzando canali di comunicazione separati. Se pensate che per organizzare un evento ibrido basti trasmettere in streaming quello che accade nella location e leggere i commenti degli utenti sulla piattaforma o sui social, siete fuori strada.

Eccesso di contenuti: durante un evento ibrido, non tutti prestano attenzione allo stesso modo

La cosa più difficile, per un organizzatore di eventi che si confronta per la prima volta con il formato ibrido, è cambiare l’approccio al programma. Siamo abituati a massimizzare il valore dell’evento sfruttando al meglio il tempo, inserendo quanti più contenuti e interventi possibile, per fare in modo che il pubblico in sala possa godere al massimo del tempo che ci dedica. Un evento ibrido, però, funziona in modo completamente diverso. Presentazioni troppo lunghe e verbose o un panel troppo ricco che richiede un’attenzione ininterrotta per un periodo molto lungo rischiano di farvi perdere per strada il pubblico da casa. Meglio concentrarsi solo sugli interventi di assoluta qualità e creare poi dei contenuti speciali che tutti potranno consumare online in un secondo momento.

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