3 imprevisti che rischiano di rovinare i tuoi eventi

L’errore umano (di qualcun altro)

Il team building è il nostro forte, sarà per questo che ne scriviamo in continuazione. Organizzare questo tipo di attività permette di dare libero sfogo alla creatività, ma spesso richiede anche di coordinare numerose risorse e collaborazioni diverse. Spesso i materiali che utilizziamo per i nostri progetti di team building sono progettati su misura e non acquistabili in serie, il che vuol dire che dobbiamo supervisionarne la produzione e la consegna, oltre all’utilizzo. In uno dei nostri team building più recenti abbiamo proposto al cliente, fra le altre cose, un “Crucipuzzle”, non diverso da quelli che si trovano sulla settimana enigmistica, ma stampato su un formato molto più grande. Fin qui tutto bene: si tratta semplicemente di far stampare uno schema su una serie di grandi poster, che cosa può andare storto? In teoria, nulla, fino a quando non ci si accorge, a prova iniziata, che le parole non sono tutte dove dovrebbero essere. Niente di drammatico, si tratta solo di una riga in più, ma è comunque necessario correggere l’errore.

Cosa fare

Quando si lavora con supporti cartecei, è bene avere sempre con sé alcuni strumenti di base come forbici, righelli e nastro adesivo di grandi dimensioni, anche quando le attività in programma non lo prevedono. In questo modo ci è stato possibile rimediare prima ancora che le squadre partecipanti si rendessero conto del problema.

Perché è successo

Alcuni imprevisti sono semplicemente inspiegabili. Come può un file che è stato inviato pronto perla stampa “arricchirsi” di una riga di lettere in più? Si accettano ipotesi.

Come evitare che accada di nuovo

Controllare anche quello che, secondo ogni logica, non ha bisogno di essere controllato. In un caso come quello appena descritto, pur avendo controllato il file prima della stampa, occorrerà sempre ricontrollare più volte anche la perfetta rispondenza del risultato all’originale, senza farsi sfuggire alcun dettaglio.

Il guasto

Quando si pensa a un guasto, di solito vengono in mente impianti e apparecchiature elettroniche, che si noleggiano sempre con appositi servizi di assistenza pronti a intervenire in caso di malfunzionamenti. La realtà però ci mette di fronte a un fatto semplice: non soltanto proiettori e computer possono rompersi. Tutto può rompersi. E non vede l’ora di farlo. Soprattutto se si tratta della fontana di cioccolato che il cliente ha voluto a tutti costi come elemento centrale del suo catering. Può capitare, per esempio, che un macchinario così particolare sia perfettamente integro quando viene caricato su un mezzo di trasporto, ma arrivi a destinazione con la base danneggiata e si rifiuti ostinatamente di stare in piedi, con grande disappunto del cliente, che ci teneva in modo particolare a poter offrire una fontana di cioccolato ai propri ospiti.

Cosa fare

Se non c’è tempo e modo di far sostituire l’elemento guasto, tirate fuori il MacGyver che è in voi e cercate di lavorare con quello che avete a disposizione. Ci sarà tutto il tempo per recriminare dopo l’evento, ma intanto occorre dare al cliente ciò per cui ha pagato. In questo caso scotch da pacchi e forbici non bastano, quindi occorre guardarsi intorno. Se c’è una cosa che non manca mai a un evento con catering sono le bottiglie di vino e, a meno che il vostro gusto in fatto di vini non sia veramente scadente, questo significa tappi di sughero. Nel nostro caso ne sono bastati quattro per tenere in piedi la base della nostra fontana. Naturalmente le vostre necessità potrebbero essere diverse, ma il consiglio in generale è lo stesso: guardatevi intorno e affinate l’immaginazione e il senso pratico.

Come evitare che accada di nuovo

Tutte le volte che si utilizza un dispositivo complesso, di qualsiasi genere, è bene informarsi su tutte le procedure previste in caso di guasto. Non stiamo parlando solo di un’assicurazione – che vi tutela economicamente solo dopo la catastrofe – ma di un piano B. Accertatevi sempre che la ditta alla quale vi siete rivolti abbia delle procedure di emergenza, che prevedano assistenza o la sostituzione del pezzo. E dal momento che un solo piano B potrebbe non bastare, abbiatene più di uno pronto. Per esempio, mantenete contatti con diversi fornitori degli stessi beni e servizi e tenetevi stretti quelli in grado di intervenire tempestivamente in caso di emergenza (come per esempio quei laboratori di pasticceria che lavorano fino a sera e che sono in grado di procurarvi una torta all’ultimo momento, nel caso la vostra non sia più disponibile o sia stata accidentalmente catapultata sul pavimento della cucina).

Gli imprevisti e le previsioni (del tempo)

A volte capita di pianificare un evento con largo anticipo, soprattutto se si tratta di incentive travel, team building o altre attività che richiedano di organizzare spostamenti di gruppo su distanze più o meno lunghe e di prenotare presso grandi strutture. Fra le nostre attività di team building preferite c’è sicuramente la carton boat race. Si tratta di un modo semplice e piacevole di sviluppare lo spirito di squadra, ma richiede essenzialmente due cose: in primo luogo che ci si trovi vicino al mare, a un lago o almeno a una piscina molto grande, in secondo luogo che non piova. Proprio perché questo genere di progetti vengono pianificati con larghissimo anticipo, può capitare che, il giorno prima dell’evento, le previsioni del tempo non promettano nulla di buono, annunciando un temporale estivo proprio per la mattinata che avete scelto per la vostra regata sulle barche di cartone.

Cosa fare

Nel nostro caso un’organizzazione flessibile e una buona dose di sangue freddo sono state determinanti. Solitamente, quando si organizza un’attività di team building, si usufruisce di hotel e resort, prenotate per almeno un intero weekend. In questo caso è stato utile spostare tempestivamente un meeting per liberare la sala principale della struttura, così da poter impiegare la mattinata ad assemblare le nostre imbarcazioni di cartone al coperto. Questo ci ha permesso di godere del bel tempo nel pomeriggio, lasciando intatti tutti i passaggi chiave del progetto.

Come evitare che accada di nuovo

Non potete evitarlo. Se avete avuto il buon senso di non prenotate attività balneari a dicembre né corsi di sci ad agosto, non vi resta che sperare nella buona sorte e coltivare la buona abitudine di gestire l’organizzazione dei vostri eventi in modo flessibile e modulare.