Viaggi d’affari: è il momento di reinventare la tua strategia

La flessibilità è fondamentale

È importante essere flessibili quando si pianificano viaggi di lavoro
, perché le norme e le circostanze possono cambiare rapidamente. Ad esempio, se hai programmato un viaggio all’estero è indispensabile verificare che tutti i partecipanti abbiano i documenti ed eventuali visti necessari e che tutti i Paesi di destinazione permettano gli arrivi in sicurezza nella data desiderata. Diversamente, potresti dover modificare all’ultimo minuto il tuo itinerario o annullarlo del tutto. Allo stesso modo, se hai intenzione di spostarti in auto da un Paese all’altro e il passaggio della frontiera è temporaneamente interrotto a causa di eventi locali imprevisti, disordini o condizioni meteorologiche avverse, potresti dover trovare percorsi alternativi o prenotare voli per raggiungere la tua destinazione finale. Verific in anticipo la presenza di eventuali fattori di disturbo, tieni d’occhio i notiziari e condividi le informazioni pertinenti con tutte le persone coinvolte.

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Viaggiare meno e farlo in modo sostenibile

L’industria dei viaggi d’affari è stata a lungo criticata per il suo impatto ambientale e per il suo effetto negativo sulle comunità locali. Gli sconvolgimenti causati dalla pandemia hanno indotto molte aziende a rivalutare sia questo aspetto della loro politica sui viaggi d’affari sia le emissioni complessive di anidride carbonica. A quanto pare, la sostenibilità e la riduzione dei costi possono essere combinate in modo estremamente efficace. Per esempio, si può ridurre il numero di viaggi pianificando in anticipo e prenotando riunioni e conferenze in un luogo comodo per tutti i partecipanti. Si possono anche utilizzare strumenti di videoconferenza come Skype o Google Hangouts in modo da evitare del tutto gli spostamenti, laddove possibile. Quando si viaggia, tuttavia, è consigliabile scegliere un mezzo di trasporto sostenibile. Se devi spostarti in aereo o in treno, prendi in considerazione l’idea di volare con una compagnia aerea che utilizza carburante “verde” o di scegliere percorsi ferroviari con meno fermate. Se invece scegli l’auto, noleggiane una ibrida o elettrica, se il percorso lo consente.

Stabilisci dei parametri e degli obiettivi per i tuoi viaggi d’affari

Individua degli obiettivi precisi per ogni viaggio: quanti clienti incontrerai? Quanti prodotti verranno venduti? Quante persone parteciperanno agli eventi di formazione? A fronte di questi parametri, per esempio, se hai bisogno di ridurre le spese del 20%, potrai stabilire quanto occorrerà risparmiare su ogni viaggio e programmare ogni trasferta di conseguenza.

Pianificare il budget per i viaggi in anticipo

Pianifica il budget per i viaggi d’affari all’inizio dell’anno. In questo modo, quando prenoterai voli, hotel e altri servizi legati ai viaggi, avrai un’idea chiara di quanto puoi spendere per ogni voce. Questo ti permetterà di creare un bilancio efficiente per ogni viaggio e di evitare di sforare il budget di una singola voce. Puoi anche utilizzare un foglio di calcolo per tenere il conto delle spese per ogni viaggio. Questo ti aiuterà a tenere traccia di tutte le ricevute e a garantire che tutte le spese siano contabilizzate al momento opportuno. Il foglio di calcolo può essere utilizzato anche per determinare se determinate attività contribuiscono ad aumentare la produttività o a migliorare il morale dei dipendenti durante le trasferte, informazioni che potrebbero aiutarti a decidere se vale la pena ripeterle negli anni futuri.

Conclusioni

In sintesi, viviamo un’epoca di grandissimi e rapidi cambiamenti in materia di viaggi d’affari. Prendere decisioni consapevoli oggi aiuterà la tua azienda ad aumentare il potenziale di profitto e a ridurre i costi in futuro.

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