La location giusta per il tuo evento? Quella che favorisce il benessere dei dipendenti

Il benessere dei dipendenti è fondamentale per la produttività

Il benessere dei dipendenti è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi azienda, in quanto ha un impatto diretto sulla redditività e sulla sostenibilità dell’impresa. In questo contesto, gli eventi svolgono un ruolo importante nel promuovere un rapporto tra datore di lavoro e dipendente che vada oltre la tradizionale gerarchia. Un numero sempre maggiore di aziende tratta quindi questo aspetto come una priorità, anche al momento di organizzare eventi e meeting. Le riunioni di oggi possono e devono andare oltre le esigenze puramente funzionali e utilizzare le loro risorse per riconnettere i team all’interno di un ambiente che offra supporto su più livelli ai singoli dipendenti e al gruppo nel suo complesso. Ogni elemento della progettazione di un meeting deve essere attentamente considerato tenendo conto del benessere di chi vi partecipa. Ecco perché la scelta della sede o del partner giusto è il primo passo per soddisfare le esigenze olistiche relative al benessere dei partecipanti.

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Il modo in cui lavoriamo sta cambiando. Anche il modo in cui ci incontriamo deve cambiare

Lo smart working ha cambiato le carte in tavola. Dal momento che i dipendenti lavorano e si connettono sempre più spesso a distanza, hanno meno occasioni di incontrarsi di persona. Diversi studi hanno però dimostrato che le interazioni faccia a faccia sono essenziali per creare relazioni interpersonali forti: abbiamo bisogno di tempo per conoscerci dal vivo e costruire un senso di fiducia reciproca. Come possiamo aspettarci che le nostre relazioni professionali siano fruttuose, se ci vediamo solo in riunioni zoom o ci limitiamo a brevi scambi di e-mail durante la giornata? Per costruire e rafforzare relazioni interpersonali solide, è ora fondamentale incorporare momenti di connessione intenzionale nei contesti professionali. Gli eventi sono diventati lo strumento per eccellenza per creare un senso di comunità e ridurre i livelli di stress, riunendo le persone in un ambiente confortevole dove possono rilassarsi e connettersi con i colleghi al di fuori dell’ufficio. Per questo motivo, il design delle riunioni si basa sul viaggio e sull’esperienza che esse rappresentano.

Cosa valutare in una location, se il tuo obiettivo è il benessere dei dipendenti

L’organizzazione di meeting, in futuro, si concentrerà soprattutto sulla creazione di spazi che siano una vera e propria pausa dalla routine quotidiana. Nel nostro settore, abbiamo già visto emergere questa tendenza sotto forma di aree relax e spazi lounge creativi. L’innovazione in questo ambito, infatti, non si limita a nuove funzionalità e a gadget tecnologicamente avanzati. Si tratta anche di trovare modi per migliorare l’esperienza dei dipendenti. Nel 2023, gli eventi saranno progettati offrendo spazi dedicati al benessere, dalla caratterizzazione emozionale, che forniscano una valida alternativa alla routine di chi siede davanti a uno schermo tutto il giorno. In poche parole, un evento deve avere un valore in sé e per sé e deve essere piacevole da vivere, per valere il tempo dei partecipanti. Se sentite qualcuno dire “quella riunione poteva essere un’e-mail”, è chiaro che sta parlando di una riunione noiosa, una riunione a cui è stato tutt’altro che piacevole partecipare. Questo è ciò che gli organizzatori di eventi e i loro clienti devono evitare a tutti i costi.
Ecco perché è importante cercare una location che permetta il libero flusso della conversazione e il dialogo aperto, che stimoli la produzione di pensieri creativi. Uno spazio di questo tipo alimenterà le relazioni tra i dipendenti di diversi team e creerà connessioni anche tra aziende diverse. Occorre fare in modo che i partecipanti si sentano a proprio agio nell’ambiente in cui si trovano, in modo da potersi rilassare, divertire e abbassare la guardia. In questo senso, il design che incorpora elementi nautrali, gli spazi aperti, le sale relax e la disponibilità di snack e un ottimo servizio di catering sempre disponibili possono rivelarsi perfino più importanti degli ultimi ritrovati high-tech.

L’importanza di un design incentrato sull’utente

La nuova parola chiave della ricerca di locali è “user-centric design”, ovvero “design incentrato sull’utente”. Iniziative come l’inserimento di aree lounge in spazi più ampi o l’eliminazione dei muri tra le salesono pensate per rendere più facile per gli ospiti l’allontanamento dalla routine quotidiana, l’incontro con gli altri e la creazione connessioni con altri membri del gruppo. Un evento è davvero efficace quando facilita queste interazioni, creando uno spazio che permetta ai partecipanti di incontrarsi in modo naturale – e un modo per riuscirci è proprio quello di progettare una disposizione che favorisca il verificarsi di queste connessioni in modo organico. Se si progettano sale per le pause con ampio spazio per le conversazioni informali e le opportunità di networking, per esempio, si toglie il focus dai responsabili della conferenza o del meeting e dagli organizzatori dell’evento: non sta più a loro far sì che ogni interazione avvenga secondo i tempi previsti, ma si introduce un elemento di imprevedibilità e naturalezza nelle relazioni interpersonali. E se si dà ai partecipanti la possibilità di sentirsi a proprio agio al di fuori del programma previsto, sarà più probabile che si relazionino gli uni con gli altri in modo autentico e stringano relazioni più forti.

Il design flessibile e le disposizioni creative favoriscono l’ottimizzazione dello spazio

In passato c’erano due modi principali di disporre i posti a sedere per i grandi eventi: in stile aula, con file rivolte in avanti, o una configurazione più informale a cerchio, con tutti rivolti l’uno verso l’altro. Il primo sistema è perfetto per le presentazioni e le conferenze, mentre il secondo permette una maggiore interazione sociale durante le pause. Oggi, tuttavia, è importante creare un’esperienza olistica per i partecipanti, pensando loro comfort generale fin dalle prime fasi del design degli spazi che li ospiteranno. Ciò significa che le sedute in stile aula, a cerchio o a ferro di cavallo non sono più le uniche configurazioni possibili per i meeting. È possibile creare diversi stili e configurazioni di posti a sedere all’interno di uno spazio per riunioni ampio, coerente e accogliente.

Conclusione

Qualunque siano le metriche che si vogliono applicare per valutare il benessere dei dipendenti, esse faranno parte di un nuovo modello di pianificazione degli eventi. Un modello diverso per un mondo diverso, in cui le riunioni esistono per mantenere e migliorare le relazioni, non solo per trasmettere informazioni. Se gli organizzatori di eventi saranno in grado di assumersi questa responsabilità e di fornire le soluzioni richieste dai loro clienti, è probabile che i partecipanti ai meeting così organizzati mantengano i legami e le relazioni sviluppate durante l’evento anche dopo la fine della riunione o della conferenza.

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