Outsourcing: scopri se è la scelta giusta

Si tratta di un’attività strategica o di un’attività necessaria?

All’interno di ogni azienda è necessario svolgere una serie di mansioni molto diverse fra loro. Alcune costituiscono il fulcro delle attività dell’azienda, mentre altre, pur essendo indispensabili, sono comuni a molte altre imprese. L’attività strategica e centrale di un caseificio, per esempio, sarà la produzione di formaggi di buona qualità, sui quali l’azienda dovrà sempre esercitare un controllo accurato. Altre attività – come tenere pulito lo stabilimento, mantenere a norma gli impianti, spedire i prodotti finiti ai canali di distribuzione e mantenere funzionante la rete informatica interna all’azienda – rispondono a necessità che non sono proprie esclusivamente dei caseifici. Una piccola azienda potrebbe trovare una notevole conseguenza nel lasciar gestire in outsourcing tutte queste attività, così da ridurre i costi fissi derivanti dall’avere un maggior numero di dipendenti.

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Si tratta di un’attività che richiede un alto grado di specializzazione?

I servizi informatici sono l’esempio più lampante di questa categoria di mansioni in outsourcing. Non c’è impresa produttiva o commerciale, oggi, che non abbia la necessità di mantenere un alto livello di efficienza e sicurezza informatica. Una rete interna, così un database contenente dati sensibili di clienti e fornitori, codici bancari, dati contabili e ordini, richiedono di essere installati da tecnici con un adeguato livello di specializzazione. Qualsiasi problema, in questi settori, deve essere gestito da professionisti competenti, per evitare la perdita di dati essenziali per lo svolgimento di tutte le altre attività. Per una piccola azienda può essere poco pratico o economicamente svantaggioso assumere in modo permanente un tecnico, specialmente se i lavori di installazione e manutenzione si rendono necessari solo una volta ogni tanto. D’altra parte non si tratta neanche del tipo di competenze che si possono far acquisire a un dipendente con un corso di aggiornamento. In questo caso l’outsourcing può essere l’unica soluzione praticabile.

Si tratta di un’attività che si svolge saltuariamente?

Non si può saper fare tutto, specialmente se si tratta di attività complesse che non si ha il tempo di imparare a gestire. In questo caso è sempre meglio affidarsi a professionisti specializzati. Gli eventi sono un esempio tipico in questo senso. La maggior parte delle aziende hanno la necessità di organizzare eventi solo in poche occasioni, per celebrare traguardi o ricorrenze che si presentano sporadicamente nel corso dell’anno. Vale la pena, a fronte di una necessità così ridotta, assumere un professionista di settore in modo permanente? Certo che no. Tuttavia non è neppure possibile aspettarsi che i propri dipendenti, che si occupano di tutt’altro, siano in grado di svolgere in modo appropriato un’attività così complessa. L’outsourcing, in questo caso, è quasi una scelta obbligata e permette di godere di un servizio di alto livello professionale senza dover gestire la complessità di questi compiti all’interno dell’azienda.

L’outsourcing permette di tagliare i costi dell’attività

Quante volte avete pensato, chiamando un tecnico per effettuare una piccola riparazione in casa, che il suo lavoro fosse perfettamente alla vostra portata? Quante volte vi siete ripromessi di acquistare quella cassetta degli attrezzi, in modo da risparmiare sulla futura parcella dell’idraulico, dell’elettricista o del falegname? E quante volte, trovandovi per caso a passare nel negozio adatto, avete desistito alla vista dei prezzi degli strumenti che avevate in mente di acquistare, e che costavano svariate volte quello che avete pagato per l’intera prestazione? La realtà aziendale non è affatto diversa: molte attività – come per esempio lo stoccaggio e la distribuzione – richiedono infrastrutture che sono incredibilmente costose da acquisire e mantenere. Ammortizzare una spesa del genere, fino a renderla più conveniente di un semplice outsourcing, può richiedere un volume d’affari proibitivo.

Rischi e svantaggi

Come ogni cosa, anche l’outsourcing ha i suoi lati negativi ed espone a una serie di rischi che si presentano in maniera minore per le attività svolte all’interno dell’azienda. Un contractor indipendente, per esempio, avrà sempre anche altri clienti e quindi non sarà possibile disporre della sua completa attenzione per il 100% del tempo. Come tutte le aziende, anche quelle che svolgono servizi in outsourcing per altri dispongono in genere di un servizio di assistenza clienti, ma non è detto che questo si traduca sempre e necessariamente in un intervento immediato. In particolare quando ci si accosta a un fornitore di servizi per la prima volta, inoltre, è bene avere un quadro estremamente chiaro delle proprie necessità, per essere in grado di valutare se il servizio offerto è effettivamente quello di cui si ha bisogno. Non è raro, per esempio, trovarsi a richiedere un servizio base, per poi scoprire che alcune prestazioni fondamentali non sono incluse nel pacchetto e ritrovarsi a spendere più del previsto per ottenere il servizio che si desidera.

Outsourcing: a chi conviene?

Per tutti, l’importante è avere chiaro quando ricorrere a questo strumento. Che si tratti di scelte comuni a quasi tutte le aziende, come affidare la contabilità a uno studio commerciale, o di decisioni mirate, come affidare il restyling del proprio logo a un grafico freelance, è essenziale determinare l’impatto che ogni attività in outsourcing avrà sull’azienda. L’obiettivo, in questo caso, è sempre l’ottimizzazione delle risorse: riuscire a focalizzare al massimo le risorse umane ed economiche disponibili sulle attività centrali dell’azienda, delegando tutto ciò che non contribuisce attivamente al raggiungimento degli obiettivi.

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