Convention, workshop e networking: così Smart Eventi ha organizzato l’evento di Agicap a Milano

Dal brief di Parigi alla progettazione dell’evento a Milano

Il progetto prevedeva una sala plenaria da 150 persone con disposizione a teatro, affiancata dagli spazi per l’esposizione, la registrazione e il guardaroba. Erano inoltre necessarie due o tre sale breakout per i workshop paralleli, uno spazio all’aperto per l’aperitivo conclusivo una zona separata riservata al catering e postazioni demo per le sessioni interattive, seguendo il format già utilizzato dalla casa madre durante l’evento organizzato a Parigi.

Coordinare tutti questi elementi nell’arco di una sola giornata ha richiesto una progettazione particolarmente attenta, perché le diverse parti del programma dovevano susseguirsi in modo fluido, senza dare l’impressione di essere momenti isolati e disconnessi.

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Per la location, Smart Eventi ha individuato uno degli spazi storici più iconici di Milano, affacciato direttamente su Piazza Duomo e che offriva colpo d’occhio incredibile, che non ha mancato di catturare l’attenzione del cliente. La location scelta per l’evento ha contribuito così a definire fin dall’inizio l’esperienza dei partecipanti.

Quando la location ha parlato da sola

Uno dei momenti più significativi dei primi sopralluoghi è infatti arrivato quando la responsabile marketing Europa di Agicap ha visitato la location e, per qualche istante, è rimasta letteralmente senza parole. Ma l’incredibile bellezza della venue era solo l’inizio.

Ogni sala è stata infatti dotata di una regia tecnica AV dedicata, con videoproiettori, schermi e radiomicrofoni, oltre ai servizi integrati di accreditamento e guardaroba. Tutti gli elementi tecnici, inoltre, sono stati predisposti e verificati con largo anticipo, così da arrivare al giorno dell’evento con tutte le configurazioni già testate e operative.

Quando il programma cambia all’ultimo momento

È in questa fase che il processo ha messo davvero alla prova la capacità organizzativa del team. Nel corso della pianificazione, infatti, Smart Eventi ha dovuto gestire almeno tre cambi di data e ciascuna ha richiesto una nuova conferma con la location, i fornitori e i team interni.

Appena una settimana prima dell’evento, inoltre, il numero degli invitati è passato all’improvviso da 100 a 200 partecipanti, lasciando all’agenzia milanese appena sette giorni per riorganizzare tutto e accogliere altre 100 persone.

Non tutti riescono a capire quanto un cambiamento di questo tipo possa comportare, inevitabilmente, una serie di interventi urgenti e complessi, a partire dalla ridefinizione degli spazi (per poter accogliere il doppio dei partecipanti), fino alla modifica del servizio catering, passato dal buffet al servizio al tavolo.

Anche la struttura logistica ha dovuto essere ripensata da zero e chiunque abbia organizzato un evento aziendale sa quanto possa essere complesso intervenire nuovamente sul programma a una settimana dall’appuntamento e con il numero degli ospiti letteralmente raddoppiato.

Coordinamento internazionale, fino all’ultimo dettaglio

A rendere il progetto ancora più articolato è stata infine la struttura internazionale di Agicap, che ha richiesto a Smart Eventi di interfacciarsi direttamente con un gruppo multinazionale e di gestire materiali e allestimenti provenienti dall’estero. Ogni spedizione doveva arrivare in tempo per il montaggio, tenendo conto anche delle procedure doganali, perché un ritardo avrebbe potuto compromettere l’intera organizzazione degli allestimenti nella giornata prevista.

Grazie all’esperienza maturata nel settore, tuttavia, Smart Eventi ha potuto adattare il progetto man mano che le esigenze cambiavano, garantendo l’attuazione puntuale di ogni fase anche quando i tempi diventavano particolarmente serrati.

Il risultato è davanti agli occhi di tutti: un evento perfettamente riuscito, con uno svolgimento impeccabile e dal ritmo perfettamente naturale, prodotto di uno sforzo preliminare che gli ospiti non percepiscono, ma che è il presupposto di ogni vero successo nell’ambito dell’organizzazione degli eventi corporate.

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