Come si diventa organizzatore di eventi

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Come si diventa organizzatore di eventi

Formazione o esperienza?

Non ci si può improvvisare organizzatori di eventi: si tratta di una professione estremamente complessa e chi cerca di svolgerla senza preparazione, senza eccezioni, va incontro a una colossale pubblica figuraccia. Nonostante questo, non esistono vere e proprie scuole di formazione, come avviene per altre discipline. Molti istituti pubblici e privati offrono master di ottimo livello e corsi di specializzazione all’interno di altri ambiti, come il marketing, ma nessuno di questi basta da solo a lanciarsi autonomamente nella professione di organizzatore di eventi. La caratteristica principale di questo lavoro è la grandissima varietà delle competenze richieste, che si applicano a seconda delle necessità. Tanto le competenze, quanto la capacità di capire quando applicarle si possono acquisire solo con l’esperienza. E quindi il dilemma è quello di molti lavori: come acquisire esperienza professionale, se per lavorare occorre esperienza?

Da dove cominciare

Si comincia, come in tutte le cose, da se stessi. Bisogna prima di tutto cercare di fare un “audit”, il più onesto possibile, delle proprie capacità e inclinazioni. Essere persone naturalmente organizzate oppure molto pazienti, avere molti contatti in un certo territorio o in un certo ambito per via di esperienze precedenti, avere specifiche conoscenze tecnologiche o artistiche, parlare fluentemente una lingua straniera o avere esperienza nell’ambito della gastronomia sono tutti asset importanti, che possono essere reinvestiti nella vostra nuova carriera da organizzatore di eventi. Tutte le caratteristiche che rendono ogni individuo unico vanno valorizzate, poiché un buon organizzatore di eventi deve offrire qualcosa di speciale ai propri clienti, qualcosa che gli altri non hanno. Anche se non si ha alcuna esperienza in questo specifico settore, non è detto che le altre esperienze che si sono accumulate nella vita non abbiano valore in questo ambito.

Accumulare esperienza: non cercate di fare tutto, ma imparate il più possibile

Non è difficile guadagnare esperienza sul campo: esistono tantissimi stage e tantissime agenzie che ricercano personale con ruoli che non richiedono particolari qualificazioni. Quali scegliere? Il criterio da tener presente è quello della specializzazione. Non potete fare tutto, ma dovrete imparare più cose possibili. Anche il volontariato per associazioni benefiche e non profit è un ottimo modo per acquisire nuove competenze, facendo anche qualcosa di utile. Muovete i primi passi in un contesto specifico, occupandovi ad esempio di catering, oppure di service audio e luci, o ancora di amministrazione e logistica. Mentre acquisite le competenze specifiche dell’ambito che avete scelto, tuttavia, ricordatevi di tenere gli occhi bene aperti e osservare con attenzione il lavoro di tutti gli altri professionisti con cui venite in contatto. Lavorando anche in uno solo di questi ambiti vi ritroverete a familiarizzare anche con le mansioni di tutti gli altri e ad acquisire una prospettiva reale sulla complessa rete di interazioni che sono necessarie per organizzare un evento di successo.

Scegliere una direzione

Una volta familiarizzato con l’ambiente professionale che vi circonda, sarà il momento di fare una scelta. In che direzione dovrà procedere la vostra carriera? Che tipo di eventi vi piacerebbe organizzare? Come per tutte le professioni, bisogna specializzarsi. Potreste scegliere di concentrarvi sugli eventi corporate oppure sulle feste private, sugli eventi artistici o musicali o su quelli sportivi, sul settore parallelo dei matrimoni oppure sugli eventi legati al marketing. Questo non vuol dire necessariamente che ogni agenzia segua uno solo di questi aspetti, ma che all’interno di ogni gruppo di lavoro sarà possibile trovare professionisti che si dedicano con regolarità a certi tipi di eventi e non ad altri.

L’importanza dei contatti

Per un organizzatore di eventi, l’agenda dei contatti è lo strumento più importante. Mentre acquisite la vostra esperienza, cercate di curare sempre con la massima attenzione le relazioni con tutti i professionisti con i quali entrerete in contatto. Non si tratta solo di accumulare numeri di telefono e biglietti da visita, ma di interessarsi davvero a ciò che gli altri fanno e di creare relazioni umane e rapporti di fiducia, che vi permettano, in futuro di poter contare sul supporto di professionisti capaci e ben disposti nei vostri confronti. Le leggende professionali sugli organizzatori di eventi che riescono a trovare risorse impossibili con pochissimo preavviso e a far fronte ai peggiori imprevisti nascono così.

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