Le 4 caratteristiche di un pessimo organizzatore di eventi

Sarai un pessimo organizzatore di eventi se…

1. Sei un ritardatario cronico

Se i compiti per il lunedì li facevi regolarmente la domenica sera e quelli per le vacanze dopo il 28 agosto, se gli esami li hai sempre preparati una settimana prima sull’onda del panico e se i tuoi amici ti comunicano sempre gli appuntamenti facendoti credere che siano un’ora prima dell’orario previsto, lascia perdere: non sei tagliato per fare l’organizzatore di eventi. Procrastinare è l’errore peggiore che si possa commettere in questa professione. I dettagli dei quali dovrai tenere conto sono talmente numerosi e soggetti a variazioni nel tempo che lavorare d’anticipo su ogni aspetto dell’organizzazione è l’unica opzione praticabile. La capacità di programmare a lungo termine e di seguire un progetto in ogni sua parte dall’inizio alla fine è imprescindibile per chi si voglia occupare di eventi: in anticipo vuol dire in orario, in orario vuol dire troppo tardi, in ritardo vuol dire debacle, fallimento e disastro.

2. Non sai mentire

Non sto dicendo che un organizzatore di eventi debba essere un bugiardo, ma se tutto quello che pensi ti si legge in faccia, non sei tagliato per questa carriera. Te lo dice una che prima dell’orario di inizio degli eventi veniva regolarmente relegata nel backstage da una collega più saggia per manifesta incapacità di nascondere “l’ansia degli ultimi cinque minuti” (poi ho imparato, nel caso questa domanda pressante dovesse togliervi il sonno). Il lavoro preparatorio è stato durissimo, ti sei trovato di fronte a una miriade di imprevisti frustranti, hai appena litigato con il gestore della struttura e con due fornitori e, tanto per gradire, ti è esploso un mal di testa che da solo potrebbe sterminare la popolazione di una metropoli europea a caso? Benissimo, la risposta è: a nessuno interessa. I tuoi ospiti e colleghi devono percepire, nell’incontrarti, un solo messaggio: tutto sta andando meravigliosamente, la situazione è perfettamente sotto controllo e siamo tutti pronti a goderci un evento interessante e piacevole. La verità è che non sarà quasi mai così: far scorrere tutto per il verso giusto, senza intoppi visibili all’esterno, è il frutto di un lavoro continuo e spesso frustrante, che raramente ti offrirà la garanzia di un risultato perfetto. La preoccupazione e l’ansia saranno le tue compagne di viaggio più costanti e dovrai imparare a relegarle efficacemente alla parte sommersa dell’iceberg. Se non sei capace di sorridere in modo convincente mentre mediti di coinvolgere il tecnico del suono in un remake casalingo di Hostel, questo non è il lavoro per te.

3. Leggi sempre il libretto delle istruzioni

Se sei il tipo di persona che ha bisogno di un manuale di regole per accostarsi a una nuova esperienza, non sarai mai un buon organizzatore di eventi. Gli aspetti di un’attività complessa e multiforme come questa richiedono, soprattutto a chi ricopre un ruolo di responsabilità all’interno dell’organizzazione, di cimentarsi con i problemi più disparati che toccano aspetti tecnici, logistici, commerciali, psicologici, estetici, economici, meteorologici, gastronomici, legali, artistici, culturali e familiari. E questo solo se ci limitiamo a parlare di eventi “standard”, che non prevedano altro che una qualche forma di intrattenimento e un minimo di catering. È impensabile per chiunque essere un esperto in tutti questi campi, ma chi si trova a dirigere e orchestrare l’organizzazione di un evento non può delegare interamente nessun aspetto. Se da un lato è giusto e necessario assumere personale specializzato per i settori che lo richiedono, è anche indispensabile sviluppare la capacità di afferrare rapidamente le basi di ogni attività, in modo da poter prendere decisioni ragionevoli e dare indicazioni sensate ai propri collaboratori. Se sei il tipo di persona che non si cimenta con un’attività fino a quando non ne ha studiato approfonditamente ogni aspetto, non puoi fare l’organizzatore di eventi. A meno che tu non ritenga di avere un’aspettativa di vita di qualche secolo.

4. Ti piace essere al centro dell’attenzione

Questo è un punto cruciale: le luci della ribalta, all’interno del tuo evento, non sono e non saranno mai il tuo posto. In alcune situazioni ti potrà essere richiesto di presentarti o di introdurre gli ospiti, speaker o intrattenitori principali della serata, ma anche in quel caso l’attenzione dovrà essere concentrata su di te il meno possibile. Il punto focale di un evento deve coincidere invariabilmente col valore che lo rende unico e quel valore non sei tu. Il tuo ruolo è contribuire a crearlo e porre le condizioni perché tutti ne possano trarre il massimo beneficio e, una volta portato a termine questo compito, sparire dietro le quinte e continuare a preoccuparti delle infinite e fastidiosissime minuzie che continuano a frapporsi fra la tua organizzazione e la buona riuscita dell’evento. Gli eventi che fanno perno sulla presenza di speaker o di artisti, in particolare, tendono a presentare un’altissima densità di prime donne: se appartieni alla categoria, considera di farti invitare in uno di questi due ruoli, così da poter godere dell’attenzione del pubblico, ma abbandona ogni pretesa organizzativa. Pochissimi registi sono in grado di dirigere se stessi in un film di successo ed è statisticamente molto probabile che tu non sia Woody Allen.