Eventi aziendali: come organizzare una conferenza

Eventi aziendali: come organizzare una conferenza

Chi? – Non fate tutto da soli

Pensare di organizzare una conferenza intera, partendo da zero e senza alcun supporto è, a voler essere generosi, piuttosto ingenuo. E non si tratta semplicemente del carico di lavoro che vi sarà richiesto, ma anche della credibilità che volete attribuire al vostro evento. Un incontro che prenda le mosse dall’accordo di almeno due operatori del settore sarà certamente guardato con maggior favore, come più rappresentativo dell’industria, rispetto a quello che potrebbe essere percepito come un mero evento aziendale. Per questo motivo è bene trovare almeno un co-organizzatore. Fra i vantaggi del lavoro in team c’è anche l’arricchimento che deriva dall’avere più punti di vista sulla stessa industria e quindi un quadro più chiaro delle necessità e delle domande alle quali la conferenza dovrà rispondere.

Cosa? – Scegliere gli ospiti

Questo è un passaggio delicatissimo. Scegliere i relatori giusti può fare la vera differenza fra una sala gremita e una completamente vuota. Il primo parametro da considerare, in assoluto, dovrà essere la competenza sul tema che avete scelto. I vostri relatori dovrebbero essere elementi dell’industria che possono dare (o hanno dato) un contributo significativo al dibattito su quel particolare argomento. Cominciate dai professionisti che conoscete e stimate, ma non lasciate che il rapporto personale oscuri la vostra capacità di giudizio. Se nel vostro settore ci sono professionisti particolarmente popolari o che hanno un seguito di “ammiratori professionali”, considerate di invitarne uno o due, stando attenti a evitare di creare contrasti fra personalità che possano avere ragioni di contesa o antipatia. Naturalmente dovrete considerare anche il budget: un gettone di presenza è dovuto a tutti, ma se invitate una “superstar” aspettatevi un cachet vero e proprio.

Dove? – scegliere la location

Non ci stancheremo mai di dirlo: trovare la location ideale per un evento è essenziale. Per organizzare una conferenza di successo è essenziale selezionare una location adatta, da più punti di vista. Prima di tutto bisogna considerare logistica e praticità: a meno che la vostra non sia una conferenza sull’importanza di soffrire per conseguire i propri obiettivi, evitate location difficili da raggiungere, troppo lontane dai centri abitati, mal collegate o che richiedano spese eccessive per il trasporto e l’alloggio. L’unico motivo per scegliere un ritiro sperduto fra i boschi di montagna è che la vostra sia una conferenza sulle conifere. In tutti gli altri casi, limitate la creatività e scegliete luoghi che non facciano venire il mal di testa ai vostri invitati: la stragrande maggioranza delle nostre città presentano una vasta scelta di sale, hotel e strutture fieristiche che possono essere affittate per l’occasione.

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Quando? – Stabilire le date

La prima cosa da fare è consultare il calendario dei principali eventi della vostra industria. Organizzare una conferenza alla sua prima edizione a breve distanza dal più grande evento annuale del settore è un suicidio programmato. Scegliete invece, se possibile, il centro di un intervallo lungo fra due eventi importanti. Questo vuol dire offrire ai vostri potenziali invitati uno stimolo proprio nel momento ideale, quando l’ultimo evento è ormai passato da un po’ – e quindi stress e stanchezza accumulati viaggiando sono un lontano ricordo – ma il prossimo momento di networking sembra ancora troppo lontano per essere davvero considerato. Se possibile, evitate di far coincidere le date della vostra conferenza con grandi eventi sportivi, come olimpiadi e campionati mondiali, dal momento che i vostri invitati, come tutti gli altri, rischiano di essere distratti e ignorare la vostra comunicazione (o semplicemente troppo tentati di restare a casa a guardare le partite).

Perché? – Individuate un tema centrale

Una conferenza, a differenza di un trade show, non ha lo scopo principale di far ritrovare tutti i professionisti dello stesso settore in un certo luogo e in un certo momento, allo scopo di creare occasioni di business per l’anno successivo. Si tratta piuttosto di un’occasione in cui ci si riunisce per affrontare un tema rilevante per l’intera industria. Organizzare una conferenza, quindi, vuol dire dettare il focus che dovrà essere mantenuto per tutto l’evento. Scegliere il tema giusto è essenziale. Per farlo correttamente bisogna innanzi tutto conoscere il proprio pubblico e di conseguenza le sue necessità e i punti sui quali si concentra il dibattito professionale. Un tema efficace sarà semplice, univoco, chiaramente definito e, soprattutto, sarà un tema il cui approfondimento presenta dei vantaggi oggettivi per chi prende parte alla conferenza.

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