Location: come capire se è quella giusta per il tuo evento

Location: come capire se è quella giusta per il tuo evento

1. Collocazione: da dove vengono i partecipanti all’evento?

Una splendida location difficile da raggiungere, o una meno appariscente ma più “comoda”?

A che cosa serve un evento? Questa domanda ha, ovviamente, una pluralità di risposte, ma c’è una definizione che ne raccoglie il minimo comun denominatore. Un evento, qualsiasi sia la sua natura, serve a fare in modo che un certo numero di persone si trovino fisicamente nello stesso luogo, nello stesso momento. Il motivo per cui si organizza un evento è che ci sono interazioni umane che possono avere luogo solo a queste condizioni. Questo vuol dire che i vostri ospiti, dovunque si trovino, dovranno mettersi in viaggio e raggiungere la location stabilita. Ora, dando per scontato che i partecipanti al vostro evento non vivano tutti insieme in una grande comune, è abbastanza inevitabile che per alcuni il tragitto sia più breve che per altri. Il vostro compito, nello scegliere una location, è fare in modo di livellare le disparità il più possibile, soprattutto se i vostri ospiti vengono da città o addirittura paesi diversi. Una prima selezione, quindi, può essere fatta escludendo le location che risultano eccessivamente lontane per la maggior parte dei partecipanti. Certo, è impossibile trovarne una che sia esattamente “a metà strada” fra tutti, ma è possibile individuare un’area che non determini eccessive sproporzioni nei tempi di viaggio.

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2. Capacità: perché sembra sempre troppo bassa?

Quanti ospiti fareste entrare in questo spazio?

Non occorre certo specificare che la location scelta per un evento deve essere in grado di contenere fisicamente i partecipanti previsti. Chi è un po’ digiuno di organizzazione di eventi, tuttavia, potrà trovare strane le cifre che i locali destinati all’ingresso del pubblico dichiarano come la propria “capacità”. Se vi è capitato di ispezionare una location e di chiedere informazioni sulla sua capacità, probabilmente la prima cosa che avete pensato è che la cifra che vi è stata data fosse notevolmente approssimata per difetto. “90 persone? Ma basta guardare questa sala per capire che ce ne entrano almeno 150!”. Tuttavia, le indicazioni sulla capacità non vanno sottovalutate, poiché i calcoli vengono fatti non solo in base al numero di persone che è possibile far entrare in una stanza, ma anche all’eventualità che quelle stesse persone abbiano bisogno di evacuare il locale rapidamente e in tutta sicurezza. Esistono norme precise in questo senso, che devono essere rispettate. Cedere alla tentazione di accettare una location che dichiari una capacità minore, per poi cercare di utilizzarla per un evento di dimensioni troppo grandi, è un errore pericolosissimo. Se non potete permettervi una location abbastanza grande da ospitare in totale sicurezza il numero di ospiti che avete preventivato, vuol dire che è il caso di ridimensionare il vostro evento o di tagliare altri costi.

Ogni location offre servizi aggiuntivi. Scegliete solo quelli di cui avete davvero bisogno.

3. Servizi aggiuntivi

I servizi aggiuntivi si pagano, sempre. Sia che sia la location a fornirli, sia che sia necessario noleggiarli o acquistarli da terze parti, tutto ciò che serve ad arricchire l’evento avrà un costo. Che si tratti di impianti audiovisivi, connessione wi-fi, catering o allestimenti, potete stare certi che ogni elemento verrà economicamente valutato da chi lo fornisce. Rendersi conto di questa premessa in fase di scelta della location è essenziale, poiché permette di capire su cosa è possibile risparmiare. Se una location offre un unico pacchetto comprendente tutti i servizi aggiuntivi, ci sono concrete possibilità che vi ritroviate a pagare per qualcosa che non state usando. Valutate i prezzi di location simili, con servizi diversi, così da poter scegliere quella che offre solo gli extra di cui avete bisogno. Per contro, non fatevi tentare dal “pacchetto base”, se poi dovete provvedere in proprio a tutti gli extra, poiché il costo finale rischia di essere parecchio più alto. La soluzione ideale sono le strutture che permettono un utilizzo modulare degli spazi, adattabile alle specifiche esigenze del cliente.

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