Location scouting: dove si terrà il tuo prossimo meeting?

Location scouting: 4 consigli per trovare la sede ideale per il tuo prossimo meeting

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1. Definite il budget per il vostro meeting

Definire subito il budget è importante: inutile perdere tempo a visionare location troppo care.

Stabilire il budget da investire per affittare la location del vostro meeting vi permetterà di fare una prima grande scrematura delle opzioni disponibili. Per il vostro bene, non perdete tempo a contemplare spazi che richiedono una spesa superiore a quella che potete sostenere: quasi mai riuscirete a negoziare un prezzo accettabile, in compenso rischierete di non trovare date libere nelle sedi che invece potreste permettervi. Il location scouting è un’attività complessa e, se non pianificata correttamente, rischia di portarvi via moltissimo tempo. Dimezzare le opzioni prima ancora di iniziare è un ottimo modo per risparmiare energie.

2. Stilate una lista di chi sarà presente all’evento

La location detta il tono dell’evento: formale o informale? Hipster o corporate?

Certo, la location è un elemento essenziale per un meeting ben riuscito, ma l’unico elemento davvero indispensabile e imprescindibile sono le persone. Qualsiasi operazione di location scouting, dunque, deve partire da una semplice domanda: chi parteciperà a questo evento? Stilate una lista completa di tutti coloro che saranno presenti e avrete la prima informazione determinante nella scelta della location, che vi permetterà di restringere il campo della ricerca: la dimensione. Come nella fiaba di riccioli d’oro, lo spazio che sceglierete non dovrà essere troppo piccolo né troppo grande, ma della giusta misura. Uno spazio troppo piccolo creerà una sensazione opprimente, farà venire voglia ai partecipanti di concludere l’incontro al più presto e creerà problemi logistici nel caso la lista dei presenti si ampliasse all’ultimo momento. Uno spazio eccessivamente vasto darà l’idea di un evento poco riuscito, di un gruppo che non è all’altezza di riempire lo spazio che occupa. Il location scouting prevede anche un elemento di psicologia: conoscere i partecipanti servirà infatti a scegliere il tono e lo stile dell’evento, e quindi della location. Una riunione di giovani tech startupper, per esempio, richiederà uno spazio dinamico, informale nello stile, ma dal design contemporaneo e ben equipaggiato tecnologicamente, con una wifi veloce e un buon bar, meglio se dall’aspetto vagamente hipster. La riunione dei vertici di una multinazionale, viceversa, richiederà uno spazio formale e sfacciatamente lussuoso, nel quale sia possibile disporre i partecipanti in modo conforme alle gerarchie e usufruire di servizi di prim’ordine in materia di ospitalità.

3. Scegliete la data con il maggior anticipo possibile

Per aggiudicarsi le location migliori, occorre giocare d’anticipo

In grandi metropoli come Roma e Milano, prenotare lo spazio per un evento può essere assai difficile, a meno di non lavorare con grandissimo anticipo. Ogni anno grandi eventi, fiere e trade show riempiono i calendari delle location più richieste con mesi di anticipo. Questo vuol dire che le date rimanenti sono contese da una moltitudine di organizzazioni minori. Se ci tenete in modo particolare ad avere una specifica sede, potreste dover applicare una certa flessibilità alla scelta delle date, il che rischia di tradursi in defezioni dell’ultimo momento da parte dei potenziali partecipanti. Se possibile, contattate coloro che dovranno partecipare al meeting con largo anticipo e identificate insieme a loro un range di date che sia fattibile per tutti. In questo modo avrete maggiori possibilità di aggiudicarvi gli spazi più appetibili della vostra città.

4. Prendete nota delle necessità tecniche e logistiche del vostro meeting

Vi è mai capitato di organizzare una presentazione e scoprire, all’ultimo momento, che la location che avete scelto non ha un proiettore, o che il proiettore disponibile non supporta i formati forniti dall’autore della presentazione stessa? Se non vi è mai capitato siete molto fortunati. Se vi è capitato, sicuramente siete ansiosi di evitare nuovamente questo incubo organizzativo, che spesso si traduce in spese da capogiro per noleggiare nuove apparecchiature all’ultimo momento. O in presentazioni imbarazzanti senza il supporto di materiali adeguati. Un po’ più di pignoleria in fase di location scouting può salvarvi da tutto questo. Informatevi in modo dettagliato su tutto ciò che è necessario per il vostro evento in termini di tecnologie e supporti logistici. Non mancate di chiedere, qualora non lo sapeste, se qualcuno dei partecipanti ha necessità particolari, come accessi privi di barriere architettoniche. Fatevi inviare un elenco dettagliato di tutti i dispositivi che si renderanno necessari (proiettori, schermi, microfoni, etc) e confrontatelo con i servizi offerti dalla location che vi interessa, se necessario contattando direttamente il reparto tecnico.

Trova subito la location ideale per il tuo prossimo evento!