La scelta della location per un evento: una chiave per il successo

Il nostro progetto

FAS International, azienda leader nella produzione e distribuzione di vending machine, ci ha contattato per organizzare una festa per alcuni clienti durante la fiera “Venditalia“. Ci hanno chiesto espressamente uno spazio unico, una location con una storia, con una personalità forte e inconfondibile e, soprattutto, con tanto spazio da utilizzare come pista da ballo. Abbiamo deciso che sarebbe stata un’ottima idea organizzare questo evento in una vecchia fonderia, trasformata in uno spazio per eventi e lounge.

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Location, location, location: cosa fare quando c’è l’imbarazzo della scelta

La scelta della location per un evento può essere complicata, perché ogni locale offre qualcosa di diverso e, in una città come Milano, ci sono migliaia di opzioni tra cui scegliere. Come si fa a restringere il campo? Ecco alcuni criteri utili.

Le dimensioni

Le dimensioni della location sono molto importanti: è necessario uno spazio sufficiente per consentire alle persone di incontrarsi e stare insieme, ma non così tanto da diventare scomodo o difficile da gestire. Alcune sedi sono progettate per grandi gruppi di persone, mentre altre sono più intime e ideali per eventi più piccoli. Le dimensioni dello spazio possono influenzare la spesa per l’affitto e i costi del personale.

Stile

La sede deve riflettere il tema dell’evento, i valori fondamentali e la personalità del tuo brand e i gusti del tuo pubblico di riferimento. Se ti sembra un peso eccessivo da attribuire a un’unica scelta, è perché lo è: non puoi permetterti di sbagliare! La location deve essere perfetta. In questo caso, la scelta della location è stata una dichiarazione d’intenti. Dopo due anni di pausa dagli eventi e dopo essersi concentrati esclusivamente sulle cene aziendali, trovare un locale in cui ballare è stato un modo per esprimere la determinazione dell’azienda a tornare alla vita come la conoscevamo prima della pandemia.

Accessibilità e servizi

Quando si sceglie un locale, è importante concentrarsi anche su altri aspetti, forse più banali, che se azzeccati faciliteranno il lavoro di pianificazione. È disponibile il trasporto pubblico? Quanto è distante dalla location? Da dove vengono i partecipanti? La struttura è comoda per chi deve raggiungerla? Quali sono le possibilità di parcheggio? Che tipo di servizio di ristorazione sarà disponibile? È possibile utilizzare il proprio catering? Cosa succede in caso di maltempo?

Incanalare la personalità del brand nel luogo dell’evento

Abbiamo portato i nostri clienti a visitare la location e se ne sono subito innamorati. In seguito, ci siamo occupati di prenotare il catering per il brunch e di ingaggiare un DJ.
Siamo stati molto contenti che il nostro cliente fosse soddisfatto. Abbiamo anche avuto modo di conoscere meglio il loro marchio e il modo in cui volevano essere rappresentati nel loro evento. Il colore principale del marchio del nostro cliente è il rosso, che è stato il tema visivo dell’intero evento. Abbiamo utilizzato un video proiettore per proiettare il logo del cliente sulle pareti di mattoni, esaltando l’atmosfera post-industriale, e delle “smartbats” per illuminare la sala di rosso.

La scelta della location giusta è fondamentale per il successo di un evento

La scelta della location può determinare il risultato finale di un evento. In questo caso, la soddisfazione dei clienti e dei partecipanti ci ha dato la misura del successo raggiunto. La scelta del locale per questa particolare festa è stata determinata da una serie di fattori, tra cui la comodità per gli ospiti e la facilità di accesso, i vincoli di costo e di tempo, nonché la disponibilità delle attrezzature e dei servizi necessari. Tuttavia, in questo caso specifico, abbiamo preferito lo stile a tutto il resto: è stata la scelta giusta.

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