5 Consigli sullo Smart Working da chi lo fa tutti i giorni

“Posso fare home office?”

Fino a poche settimane fa, l’opzione home office era una rarità in Italia, offerta solo da poche aziende e solo in casi eccezionali o comunque per un numero di ore limitato. Chi aveva il permesso di lavorare da casa per accudire un figlio o un coniuge con l’influenza – quando l’influenza era una preoccupazione da poco – si riteneva più che fortunato. La maggior parte delle aziende italiane, tuttavia, erano molto restie a offrire questa possibilità. Per alcuni di noi, invece, lavorare in remoto era già una pratica quotidiana assolutamente normale. Come molti, ovviamente, abbiamo i nostri uffici, ma l’essenza stessa della nostra attività ha sempre richiesto a molti di noi di svolgere gran parte delle attività in altre location. E alcuni dei nostri collaboratori operano da remoto il 100% del tempo. Il risultato è un’organizzazione dinamica ed efficiente, nella quale ognuno ottimizza il tempo del lavoro e quello del riposo, mantenendo una produttività altissima senza rischiare il burnout. Quali step sono necessari per far funzionare una struttura di questo genere, soprattutto ora che l’home office è diventato una necessità per quasi tutte le aziende? Vediamolo insieme.

Contattaci per organizzare il tuo evento in streaming

Una struttura flessibile si adatta a qualsiasi emergenza

Uno dei motivi per cui tante aziende non sperimentano con lo Smart Working è l’inflessibilità delle strutture aziendali e dei regolamenti interni. A una rapida analisi appare immediatamente come le attività lavorative, intese come compiti individuali, che richiedono assolutamente la presenza fisica in un certo luogo siano in realtà piuttosto limitate. A meno che non si debbano operare macchinari o svolgere compiti che richiedono la compresenza fisica di più persone (come la vendita al pubblico, un photoshooting con modelli o un trattamento estetico o sanitario), non ci sono veri motivi per richiedere la presenza del personale in un certo luogo. Tutte le attività cosiddette d’ufficio, che i dipendenti svolgono per lo più utilizzando un computer connesso a internet, possono essere svolte anche da casa. Perché non lo si fa, allora? Perché spesso, per renderlo possibile, si richiede di investire nella flessibilità delle risorse umane e in un buon sistema di sicurezza informatica (per esempio, per permettere ai dipendenti di accedere a server, aree riservate e documenti protetti) e, in qualche caso, in dispositivi portatili (laptop o tablet) da distribuire ai dipendenti perché li utilizzino esclusivamente per le attività professionali. Molte aziende si lasciano spaventare da questo investimento iniziale e rinunciano così ai tanti vantaggi di un’attività più flessibile, che si adatta senza difficoltà alle emergenze.

Chi ha paura dell’autonomia? Ecco perché molte aziende italiane non amano lo Smart Working

Molte aziende italiane – e anche molti professionisti – tendono a guardare allo Smart Working come un sinonimo di assenteismo o di minore impegno. Capita spesso a chi utilizza regolarmente questa modalità di lavoro di sentirsi dire “io non potrei mai lavorare da casa, ci sono troppe distrazioni” oppure “preferisco sorvegliare il lavoro dei miei dipendenti, per essere sicuro che non perdano tempo”. Entrambe queste affermazioni sottintendono una scarsa fiducia nella capacità di organizzazione individuale, ma la nostra esperienza ci ha dimostrato che, se diamo agli altri e a noi stessi un po’ di quella fiducia, potremo rimanere piacevolmente sorpresi.

Best practices: come far funzionare lo Smart Working

Se la vostra azienda non ha mai sperimentato questa modalità di lavoro, potete seguire queste semplici linee guida per far funzionare lo Smart Working.

1. Organizzate conference call in momenti precisi

Non trasformate la giornata in un’unica sessione di Skype: organizzate riunioni virtuali solo per decidere come impostare un progetto e poi per il debrief finale, ma lasciate autonomia ai singoli per lo svolgimento dei compiti.

2. Usate uno strumento di project management

Strumenti come Slack, Trello o Asana permettono di coordinare il lavoro di un intero team tenendo sotto controllo l’intero progetto, senza continue ed estenuanti riunioni.

3. Non abusate dei gruppi Whatsapp

I gruppi Whatsapp non piacciono a nessuno. E nonostante questo ci sarà sempre qualcuno che finirà per abusarne, inviando messaggi non pertinenti al lavoro oppure scomponendo un messaggio di 30 parole in 15 messaggi di due parole. Evitate la pioggia di notifiche non creando un gruppo Whatsapp. Le email, le videoconferenze e un buon software di project management sono più che sufficienti.

4. Seguite le ore d’ufficio

Questo è un consiglio per i dipendenti: non cedete alla tentazione di lavorare senza sosta o fino a tarda notte solo perché siete a casa. Non pensate che sia meglio alzarsi più tardi o passare il pomeriggio a controllare i social, tanto potrete lavorare anche dopo cena. Questi errori, che noi lavoratori “smart” di lunga data abbiamo regolarmente commesso, sono il modo migliore per arrivare al burnout entro 3 giorni. Seguite gli orari d’ufficio, evitate le distrazioni e valorizzate il vostro tempo libero come tale.

5. Aggiungete qualche messaggio personale alle mail fra colleghi

Uno dei rischi dello Smart Working, per chi non ci è abituato, è l’isolamento. Molti giovani professionisti vivono da soli e dover rinunciare improvvisamente a tutte le interazioni umane dal vivo può essere traumatico. Dopo tutto neanche chi fa abitualmente Smart Working è costretto a vivere come un eremita, di solito. Per questo motivo è consigliabile fare un po’ di attenzione gli uni agli altri, prendersi qualche secondo in più per chiedere a un collega, via mail o su Skype, come sta e come sta passando la giornata, scambiarsi frasi di incoraggiamento, sdrammatizzare la situazione e, soprattutto, se si ha l’impressione che un collega sia particolarmente giù di morale, si può mettere in pausa il lavoro e dedicarsi alla persona. A volte il contatto umano, anche attraverso una piattaforma virtuale, può fare la differenza nella vita di chi si sente sopraffatto da una situazione nuova e preoccupante.

Facciamo la nostra parte e supportiamoci a vicenda!

Contattaci per rilanciare il tuo brand dopo la crisi!