Come organizzare un evento in presenza di successo nel post-pandemia

Per organizzare un evento in presenza occorre… pensare al pubblico in remoto

È ormai semplicemente impensabile che un evento in presenza non abbia alcun tipo di pubblico in remoto. La maggior parte degli eventi di grandi dimensioni hanno anche una parte “ibrida”, ovvero vengono trasmessi in streaming con possibilità di interazione del pubblico da remoto. Questo è dovuto sia alle norme di sicurezza, che in molti luoghi impongono ancora limiti alla capienza delle location e che limitano l’accesso a chi può presentare certe credenziali, che al desiderio di accedere a un pubblico più vasto. Dopo quasi due anni di eventi virtuali, infatti, gli organizzatori hanno imparato a valorizzare un target potenziale più ampio che in passato, un target che comprende anche chi non vuole o non può spostarsi per partecipare fisicamente all’evento. A quel target bisogna riservare un prodotto su misura e non una versione filtrata e ridotta di quanto avviene in presenza. Bisogna inoltre ricordare che qualsiasi evento avrà anche un pubblico “in differita”, che non necessariamente vedrà l’evento in tempo reale, ma lo fruirà in un secondo momento, online, facendosi un’idea del brand, dell’evento stesso, dell’organizzazione e dei contenuti. A seconda del tipo di evento, questo può portare a nuove conversioni o a una variazione nella brand awareness.

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Non sottovalutare le procedure di accreditamento: velocità e sicurezza sono fondamentali

Il problema delle code e della rapidità di accreditamento a un grande evento non è certo una novità, ma le regole di sicurezza derivate dalla pandemia lo hanno reso ancora più evidente e fondamentale. Se prima una lunga coda di partecipanti era solo un problema di “soddisfazione del cliente”, adesso può tradursi facilmente in un rischio per la sicurezza collettiva. Per questo è fondamentale evitare gli assembramenti prima di aver garantito gli opportuni controlli. Il modo migliore per riuscirci è automatizzare quanto più possibile le procedure di acquisto del biglietto e di accreditamento, permettendo di effettuare online tutte le operazioni che non richiedono strettamente la presenza del personale. Idealmente, solo il controllo delle credenziali necessarie per la sicurezza dovrebbe essere fatto in presenza e, possibilmente, ottimizzando le procedure per renderle rapide senza rinunciare all’accuratezza dei controlli.

Aggiungere valore all’evento in presenza, per motivare i partecipanti

Da quando la tecnologia ci ha permesso di gestire la maggior parte delle nostre attività professionali, di fronte a qualsiasi evento la domanda che ci viene automatica è “perché dovrei partecipare?” e si tratta di una domanda più che legittima. Recarsi di persona a un evento implica dei costi, un investimento di tempo e anche dei rischi. Inoltre, solitamente l’esperienza dal vivo ha un costo maggiore rispetto a quella online, nel caso di eventi a pagamento. Quando si decide di organizzare un evento in presenza bisogna tener presente che anche il pubblico che si vuole coinvolgere si porrà la stessa domanda. Per questo motivo è importante offrire un autentico valore aggiunto alla versione in presenza dell’evento rispetto a quella virtuale. In questo caso occorre giocare sull’unicità del momento, sul contatto diretto, sull’esclusività e, naturalmente, su un’accoglienza impeccabile, che trasformi la partecipazione a un evento professionale in un’esperienza memorabile anche sul piano personale.

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