Eventi più lunghi e formule ibride: ecco cosa ci aspetta nel mercato post-covid

La pandemia ha accelerato un cambiamento già in corso

Il modo di vivere gli eventi, come tutte le cose, cambia. La pandemia non ha semplicemente cambiato il modo di gestire questa industria, ma piuttosto ha accelerato un processo che era già avviato da anni. Semplicemente la volontà di adottare nuove soluzioni, con il supporto della tecnologia, ma anche modificando il modo stesso di concepire gli eventi, ha preso piede con molta più facilità in assenza di alternative tradizionali. Sono emerse necessità diverse e ognuno ha cercato di dare forma alla propria esperienza in base alle esigenze dell’azienda e dell’individuo, analizzando le motivazioni che stanno alla base dell’organizzazione di ogni evento.

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Il tempo e lo spazio degli eventi sta cambiando

Gli eventi in persona non saranno sostituiti da quelli virtuali come alcuni temevano e altri speravano: gli esseri umani hanno ancora bisogno di incontrarsi fisicamente e interagire e non rinunceranno a farlo solo perché la tecnologia lo permette in teoria. Quello che cambia è che l’interazione diretta non è più l’unica opzione possibile. Una delle differenze che stanno emergendo riguarda la gestione dello spazio e del tempo di un evento. Laddove prima si contenevano i tempi degli eventi, cercando di ottenere il massimo da una location senza aggiungere ai costi di gestione. Ma in un mondo di eventi ibridi, nel quale la parte in presenza vale esattamente quanto quella virtuale, ci si accorge che questo elemento di pressione viene in qualche modo a decadere. In altre parole, non occorre obbligare tutti i partecipanti a unirsi all’evento nello stesso momento e restarci un tempo strettamente vincolato all’affitto di una location. Si può estendere la piattaforma online di un evento molto più a lungo, trasformando quello che prima era un incontro di qualche giorno in una piattaforma utilizzabile anche per mesi.

Cosa vuol dire organizzare eventi più lunghi?

Lavorare con questi nuovi formati vuol dire potersi permettere una flessibilità molto maggiore che in passato. Una volta individuato un calendario di massima, è possibile creare diversi mini-eventi, che si connettano per servire un unico proposito. Per esempio, se è possibile organizzare solo un incontro in presenza, lo si può preparare tramite una serie di incontri online, in modo da permettere a tutti i partecipanti di arrivare preparati, per poi prevedere una serie di eventi di follow-up, che accolgano anche chi non ha potuto partecipare fisicamente. Questo permette di creare una rete di networking molto più efficace e stabile di quanto non avvenisse in precedenza, attraverso i soli eventi in presenza. Le interazioni si protraggono per tempi molto più lunghi, permettendo ai partecipanti di imparare a conoscersi, sviluppando rapporti di maggior fiducia e sviluppando collaborazioni di lungo periodo.

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