Il cliente alle prese con un evento ibrido: intervista a Pietro Urbano Mimmo di Sirti S.p.A.

Nel 2021 è stato organizzato il primo Primo Annual Meeting di Sirti parzialmente virtuale. Con che spirito vi siete approcciati per la prima volta a questa nuova tipologia di evento a metà tra il fisico e il digitale?

In fase di concept dell’evento non è stato automatico scegliere questo format. Sono molte infatti le novità da processare nel passaggio da evento tradizionale a evento digitale o ibrido. In prima battuta l’azienda era orientata verso la formula full digital, che prevede che gli speaker e l’audience partecipino da remoto e che l’evento non si svolga in un posto fisico. L’opzione era considerata più interessante rispetto alla formula ibrida, perché più semplice da gestire, oltre che meno costosa. La formula ibrida, d’altra parte, prevede di svolgere l’evento in un luogo fisico come in un programma televisivo in diretta, con tutte le complessità, i rischi di imprevisti, ma anche le emozioni che contraddistinguono questo tipo di scenario.
La mia convinzione era che la scelta del format full digital ci avrebbe portato a risparmiare, ma avremmo perso molto in termini di capacità di creare engagement. Alla fine, la voglia di innovare, l’energia e l’entusiasmo che contraddistingue il nostro team, ci hanno spinto a raccogliere la sfida di implementare questo nuovo format.

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Cosa ti ha sorpreso di questo nuovo modo di “fare eventi” in remoto?

Il feedback ricevuto, estremamente positivo nonostante la rinuncia alla dimensione fisica dell’evento rispetto ad un evento tradizionale.

Pietro Urbano Mimmo di Sirti durante l’Annual Meeting 2021

Parlaci delle relazioni che hai avuto con le persone con cui hai lavorato a questo progetto innovativo. Erano tutte entusiaste o c’era qualcuno di scettico?

Come ci si può aspettare, lo scetticismo all’inizio non è mancato. La complessità del format e i maggiori costi correlati rispetto ad una formula full digital di primo acchito non erano intuitivamente riconducibili ad un miglioramento in termini di impatto/engagement e performance dell’evento. Il processo decisionale ha richiesto del tempo, ma alla fine è prevalsa la voglia di alzare l’asticella.

Cosa significa per te risolvere problemi in modo creativo?

Significa mantenersi sempre flessibili mentalmente e vedere soluzioni e opportunità laddove altri vedono solo problemi e complessità.

Innovazione e inclusione sono i pilastri portanti di questo nuovo modo di creare eventi. Qual è la tua opinione a riguardo?

In un evento ibrido ben costruito, innovazione e inclusione sono di fatto dei pilastri: il primo perché l’evento va completamente reinventato, non può essere la sola trasposizione in digitale dell’evento tradizionale. Tempi di scena e modi di interazione sono completamente diversi e se non si tiene conto di questi aspetti fondamentali, il rischio di flop è dietro l’angolo. Il secondo, inclusione, perché se l’evento è ben congegnato si ha la capacità di entrare nelle case di un pubblico potenzialmente molto più grande rispetto a quanto si fa con gli eventi tradizionali, e di procurare emozioni intense e partecipazione diffusa attraverso l’uso di strumenti e tool moderni che consentono l’interrogazione realtime e l’engagement del pubblico.

Credi che un evento come quello realizzato per il vostro Annual Meeting 2021 abbia contribuito a rafforzare l’immagine del vostro brand?

Penso di sì, per vari motivi: la nostra società negli ultimi anni ha attraversato un importante trasformazione digitale, nel modo di lavorare e nella sua offerta rivolta al mercato. Un evento di questo tipo è la naturale manifestazione di come anche il modo in cui si comunica e si genera engagement nelle persone possa essere ripensato in chiave digitale, senza sentire la mancanza della dimensione fisica. Dall’altra parte, eseguire bene un evento di questa tipologia è dimostrazione della capacità di dominare la complessità e di rendere semplice e fruibile anche ciò che è nuovo e ancora da conoscere.

Quali sono stati i feedback ricevuti dai partecipanti collegati da remoto?

Feedback sorprendentemente positivi da una percentuale molto alta di persone, a tutti i livelli gerarchici dell’azienda. Le critiche non sono mancate, per carità, ma quelle ci sono sempre indipendentemente dalle modalità e, quando sono intelligenti e ben poste, ci piace considerarle uno stimolo a migliorare sempre.

Quanto credi vi abbia aiutato l’aver avuto una regia professionale alla guida del collegamento da remoto di 1500 utenti?

Questo format non lo si può eseguire senza uno staff di professionisti di esperienza. La complessità tecnologica da gestire, gli imprevisti di scena o quelli dovuti a fenomeni esogeni che possono impattare sulle infrastrutture di rete che abilitano la trasmissione, richiedono capacità di intervento tempestiva, grande flessibilità e anche capacità di improvvisazione.

Considereresti, una volta finita l’emergenza sanitaria, di creare ancora qualche evento ibrido per la tua azienda e per estensione di affidarti a dei professionisti per questo?

Si, questo format ha senso a prescindere dallo stato di emergenza che ha reso impossibile l’esecuzione di eventi tradizionali quest’anno. Tanti dei commenti che abbiamo ricevuto dopo il nostro Annual Meeting 2021, proponevano proprio di eleggere questa modalità come nuovo standard da affiancare al format tradizionale in modo da beneficiare di entrambi i modelli di interazione.

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