Inviti aziendali: risparmia con gli inviti elettronici

La chiave per l’invito elettronico perfetto sta nell’essere precisi, brevi specificando comunque tutti i dettagli che occorreranno agli invitati seguendo questo piccolo elenco di elementi:

• chi
• dove
• quando
• perché
• cosa

Gli inviti ufficiali

Prima di procedere ad inviare una mail con il vostro invito occorre visionare attentamente il suo contenuto:

Tipo di evento: assicuratevi che i vostri ospiti sappiano a quale tipologia di evento parteciperanno. Un discorso, una conferenza, una tavola rotonda ecc…

Titolo dell’evento: il titolo dell’evento deve essere energico, accattivante e breve, più questi elementi verranno considerati più si avrà successo.

Informazioni sullo speaker: non esagerate riempiendo il vostro invito con informazioni riguardanti gli ospiti presenti alla manifestazione. Ponete un link all’interno della mail che manderete con in allegato l’invito, link all’interno del quale trovare la bio o altri elementi sullo speaker.

Data, ora e luogo: aiutate i vostri ospiti con altre informazioni riguardanti la location, ad esempio un link diretto ad essa, e con una serie di mappe utili per riuscire a raggiungere il luogo dell’evento.

Ospiti: aggiungete all’invito un link diretti agli organizzatori dell’evento. Evitate la lista degli sponsor, questa è indispensabile solo nel caso si tratti di una conferenza.

Costi e modalità di pagamento: anche in questo caso evitate di aggiungere troppe informazioni, se ci sono costi e tasse da pagare allegate un link ad una pagina sulla quale gli ospiti troveranno tutto ciò che  occorre sapere a riguardo.

RSVP/registrazione/scadenza: specificate le vostre richieste.

Dress code: decidete il tipo di abbigliamento che i vostri ospiti dovranno indossare. Casual, business casual, elegante ecc.

Inviate il vostro invito sottoforma di file jpg o pdf prestando molta attenzione ai colori utilizzati come sfondo, devo essere al massimo 3, e al testo che deve risultare chiaro e leggibile. Se volete includete alcune immagini, spesso il linguaggio visivo è più accattivante rispetto a mille parole.

Annuncio via email

Una volta delineato l’invito è tempo di spedirlo via e­mail: questa è la parte più importante, è da qui che un ipotetico invitato decide di ignorare la vostra richiesta di partecipazione oppure accettarla.

In questo caso non cadete nell’eccesso di informazioni sull’evento, siate chiari, precisi ma non prolissi in modo che il destinatario dell’invito sia mosso da curiosità.

Ecco i dettagli da aggiungere nella mail:

Saluti personali: Inviate l’invito specificando il nome del destinatario, un piccolo gesto che dona un’ulteriore possibilità al vostro invito di essere aperto e letto.

Ospiti, tipo di evento, titolo, ora, luogo: questi dettagli, seppur presenti nell’invito, devono essere riportati anche all’interno della mail.

Link all’invito formale: indicate che tutte le altre informazioni sono presenti all’interno dell’invito

Incoraggiate la distribuzione dell’invito: chiedete ai vostri invitati di portare con sé altri ospiti, questo vi aiuterà a rendere il vostro evento ancora più conosciuto.

Contatti: specificate, in caso di domande, chi può essere contattato e in quale maniera.

Un ultimo dettaglio: inviare a pochi giorni dall’evento le indicazioni stradali o eventuali opzioni di parcheggio può essere un ottimo modo per ricordare ai vostri ospiti la kermesse che si svolgerà da li a pochi giorni.

Realizzare un invito elettronico efficace non è semplice, se seguirete queste piccole regole riuscirete ad ottenere un risultato finale soddisfacente e mirato.