Cambiare le carte in tavola: i TopLegal Awards sono stati una rivoluzione
Interviste

Cambiare le carte in tavola: i TopLegal Awards sono stati una rivoluzione…virtuale!

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Scritto da Angela

Negli ultimi mesi abbiamo affrontato sfide che non avremmo mai immaginato. Tutti noi, indistintamente, abbiamo imparato a fare il nostro lavoro in modo diverso da prima, affrontando limitazioni che non avremmo mai immaginato. Fra mille difficoltà, possiamo dire che questo ci ha fatto scoprire riserve di forza e creatività che non pensavamo di avere. Uno degli esempi più rappresentativi, per noi, è stata l’organizzazione dei TopLegal Awards: un evento che rappresenta uno dei momenti di punta dell’intero anno nel settore legal e per il quale abbiamo creato un format completamente nuovo. Oggi ne parliamo con Alessandra Virgilio, che è Account & Event Manager di TopLegal.

 

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Cambiare le carte in tavola per i TopLegal Awards quest’anno è stato d’obbligo per via della pandemia Covid. Come avete affrontato l’organizzazione di questo evento?

Durante il primo lockdown ci eravamo già trovati di fronte alla necessità di compiere una virata dall’organizzazione di un canonico evento di premiazione fisico (i TopLegal Industry Awards) a quella di un evento virtuale. Per la prima volta abbiamo dovuto sondare un terreno a noi sconosciuto nel quale brancolavamo totalmente nel buio; non è stato facile tant’è che l’organizzazione e la messa a punto dell’evento digitale ha richiesto un po’ di mesi. Quando ci siamo ritrovati per la seconda volta – con le due serate di premiazione dei TopLegal Awards di Milano e Roma quasi alle porte – di fronte al nuovo e progressivo peggioramento della situazione sanitaria nazionale, grazie all’esperienza maturata con la creazione del nostro primo evento virtuale, abbiamo preso una decisione immediata. Per agire in maniera responsabile a tutela di tutti i nostri stakeholder, ci siamo messi in moto, confermando in un’unica versione digitale entrambi gli appuntamenti di premiazione. Con il mio team ci siamo attivati all’istante nella ricerca di un partner di produzione che potesse affiancarci in questa nuova “avventura”, aiutandoci a creare qualcosa di ancora più nuovo rispetto a quanto già realizzato.

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Che cosa ti aspettavi quando hai scelto di realizzare un evento virtuale invece della consueta convention dal vivo? Quali erano le vostre aspettative e i vostri timori?

Mi aspettavo – o meglio speravo – di realizzare un prodotto completamente inedito, di qualità, con una buona dose di intrattenimento per il nostro pubblico, per provare a regalargli un vero e proprio spettacolo di alto livello. Gli Awards di TopLegal – nella classica formula che prevede l’aperitivo di benvenuto, la cena di gala con premiazione sul palco e l’after dinner finale – da sempre si contraddistinguono per autorevolezza, alto profilo, massima cura dei dettagli e istituzionalità. Il nostro timore più grande? Come riuscire a sopperire alla totale mancanza di networking, elemento da sempre fondamentale e che concorre a rendere i nostri eventi, attesissimi appuntamenti di riferimento e di prestigio per il settore legale.

Come è stata la tua esperienza con questo nuovo format di evento e come siete arrivati a pensare di organizzare un evento in Live Streaming in Virtual Production?

Di fronte all’organizzazione di ogni evento, il mio obiettivo finale è quello di provare ad alzare costantemente l’asticella. Ma devo essere sincera e dire che questa volta ci siamo davvero superati. Non avrei mai pensato di realizzare il primo evento italiano in live streaming in Virtual Production, ma quando Alessandro Pitzalis – Co-Founder di Smart Eventi – me l’ha proposto, ne sono rimasta rapita. Volevo organizzare qualcosa di nuovo e innovativo e la vostra idea era illuminante, completamente diversa dalle altre ricevute e perfettamente in linea con quello che cercavo. Anzi, oltrepassava anche le mie aspettative. La vostra eccellente proposta, la mia voglia di rischiare avventurandomi in un terreno ancora più nuovo di quello già sperimentato, unite alla magistrale bravura dei professionisti di Videozone – media producer e partner di produzione – ci hanno permesso di mettere su, in un mese e lavorando con tanta passione anche se a ritmi impensabili, un progetto maestoso. Anzi, un vero e proprio spettacolo. Per la prima volta, due serate di premiazione trasformate in un unico grande evento, che ha visto la premiazione virtuale di 67 studi legali e altrettanti collegamenti live, ben 800 professionisti collegati a seguirci da remoto per quasi 4 ore di diretta e la presenza di Cristiano Militello come ospite d’eccezione.

Continuerete ad usare questi nuovi strumenti digitali anche quando non saranno più strettamente necessari in modo da coinvolgere chi non potrà recarsi ad una convention dal vivo?

Senz’altro il Covid-19 ha acceso i riflettori sul ruolo determinante della digitalizzazione, accelerando il processo di trasformazione intrapreso dal nostro Paese. Nel corso dell’ultimo anno il nostro modo di vivere e di lavorare è stato completamente stravolto e sono stati proprio i nuovi strumenti digitali e di connessione a consentirci di continuare a svolgere parte delle nostre attività, arrivando a colmare le distanze obbligate. Dunque credo fermamente che non si può e non si deve tornare indietro e, anche quando si potrà tornare a fare eventi fisici, continueremo a promuovere la possibilità di realizzare webinar o ancor meglio a implementare i convegni fisici anche su piattaforme virtuali, per permettere una partecipazione sicuramente più estesa.

Partendo dalla trasformazione di un evento fisico in evento digitale, con circa 800 partecipanti collegati da remoto, che ci ha portati a proporre un format più interattivo e divertente rispetto alla sua storica formula istituzionale, avete riscontrato differenze significative fra un evento in virtual production e un evento in presenza? Quali aspetti positivi avete riscontrato?

Le differenze tra evento fisico e digitale sono innumerevoli. Nel virtuale l’inconveniente tecnico è sempre dietro l’angolo e devi provare a gestire e anticipare da remoto, problematiche che non dipendono solo e unicamente da te, ma anche dall’utente finale. Gestire i 67 collegamenti in diretta per assegnare virtualmente altrettanti premi, le 800 persone collegate sulla piattaforma, gli sponsor, gli interventi della commissione tecnica e fare in modo che tutto procedesse per il meglio, portando a termine la diretta senza errori e sbavature, è stata davvero un’impresa. Tuttavia la resa finale ci ha ripagato di tutta la stanchezza e gli sforzi. Una menzione speciale al virtual set realizzato su misura; con la tecnica della Virtual Production ci è stato possibile ricreare, all’interno di un grande studio verde, l’atmosfera elegante e raffinata che solitamente riusciamo a far vivere ai nostri ospiti all’interno delle nostre serate di premiazione. E un plauso a Cristiano Militello che con la sua eccellente professionalità, intelligenza e simpatia travolgente ha realizzato una performance perfetta nonché inusuale per i nostri eventi – i quali solitamente mantengono un tono più serio e istituzionale – riuscendo a far ridere e sorridere tutti.

Cosa puoi raccontare dell’esperienza da poco terminata di lavorare con un’agenzia di eventi, su un formato così nuovo e insolito, soprattutto affidandovi a chi ha realizzato per la prima volta per voi un format così innovativo?

Per un format così nuovo, il supporto di un’agenzia di eventi – che non avevo mai sperimentato prima d’ora – era indispensabile e da Smart Eventi ho ricevuto un preziosissimo aiuto. Alessandro è stato al mio fianco dall’inizio alla fine in maniera instancabile, provando a risolvere e anticipare i problemi e fornendomi soluzioni, idee e spunti sempre nuovi e mai banali. Mi sono affidata e fidata di lui fin dal primo istante, in quanto ho compreso che entrambi lavoravamo con la stessa dedizione e passione ai fini di un obiettivo comune da realizzare a tutti i costi; creare qualcosa di indimenticabile. E ce l’abbiamo fatta.

Cosa hai riscontrato in questa esperienza con Smart Eventi? Pensi possa essere un’esperienza positiva e da ripetere per i futuri eventi anche se fisici?

Posso dire che è stata una delle esperienze più belle e stimolanti dei miei 5 anni di carriera lavorativa e spero vivamente che in futuro le nostre strade possano tornare a incrociarsi.

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Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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