Qual è l’obiettivo dell’evento?
Non ci stancheremo mai di ripeterlo: è fondamentale comprendere l’obiettivo principale dell’evento, prima di pianificare gli ulteriori step. Si tratta di un lancio di prodotto, di una conferenza aziendale o di un gala di beneficenza? Conoscere il “perché” dell’evento influenzerà ogni altra decisione, dalla scelta della location alla lista degli invitati, dal format alla tipologia di intrattenimento.
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Se l’obiettivo è il lancio di un nuovo smartphone, potrai optare per uno spazio eventi tecnologicamente connotato e invitare influencer e giornalisti interessati a questo aspetto, focalizzando l’intrattenimento su esperienze interattive. Per una conferenza aziendale, invece, l’ideale sarà una location in grado di facilitare il networking e la formazione professionale.
Qual è il pubblico di riferimento?
Chi state cercando di raggiungere? Qual è il vostro target group? Si tratta di un evento privato, solo su invito, o aperto al pubblico? Vi rivolgete a professionisti del settore o al pubblico in generale? Anche questi dettagli indicheranno una direzione piuttosto che un’altra, in termini di sede, catering e tono generale dell’evento.
Un evento privato potrebbe puntare all’esclusività, con inviti personalizzati, mentre un evento pubblico si avvarrà di una strategia di marketing più “classica”. Se ti rivolgi a giovani professionisti, sarà il caso di optare per una location moderna, “sperimentando” anche sul catering, mentre per un pubblico più maturo potrebbero funzionare meglio un ambiente classico e un menù tradizionale.
Qual è il budget?
Stabilire un budget realistico è fondamentale. Assicurati di non sforare con le spese e prendi decisioni informate su ogni aspetto dell’evento. Considera tutti i costi potenziali: la location, il catering, le decorazioni, il personale e le attrezzature necessarie, e resisti alla tentazione di strafare. È meglio gestire alla perfezione un evento a basso budget che imbarcarsi in un’impresa che eccede le tue risorse.
Dove si svolgerà l’evento?
Come sottolineiamo spesso, anche la location può essere determinante per la riuscita dell’evento. Considera la sua posizione e capacità, i servizi che offre e l’accessibilità che garantisce. Si trova in una posizione centrale e facile da raggiungere? Supporta i requisiti tecnici dell’evento? È adatta alle esigenze dei tuoi ospiti? Scegliere la sede giusta non è fondamentale solo per creare l’atmosfera desiderata, ma anche perché target group diversi avranno esigenze diverse.
Quando si svolgerà l’evento?
Anche programmare data e ora del tuo evento può influire sulla partecipazione del pubblico e sul successo finale dell’iniziativa. Eppure, questo aspetto in genere è molto trascurato… non farlo anche tu! Evita i conflitti con i principali eventi del settore, le festività o le manifestazioni locali. Considera inoltre il momento della giornata in cui collocherai il tuo evento: la sera sarà sicuramente più adatta a un gala, mentre il giorno è riservato a meeting e conferenze.
Come registrerai gli ospiti?
Per la registrazione degli ospiti, puoi optare per soluzioni come una biglietteria online, un sito web dedicato, o un sistema di RSVP via e-mail. Assicurati che questi strumenti siano semplici da usare e ben integrati con i tuoi sistemi di gestione dell’evento. È importante evitare piattaforme complicate, che potrebbero confondere i partecipanti o non permettere una facile esportazione dei dati, elementi che potrebbero complicare anche l’organizzazione dell’evento.
Che tipo di esperienza vuoi creare?
L’atmosfera dell’evento dovrà essere in linea con il suo scopo e il suo pubblico. Vuoi un ambiente formale ed elegante o informale e rilassato? L’evento sarà educativo o si concentrerà sul networking e sull’intrattenimento? La definizione dell’esperienza dell’ospite guiderà le tue decisioni in merito a locatiom catering, intrattenimento e molto altro.
Qual è il tuo programma?
Creare un programma convincente è fondamentale per mantenere alto l’interesse degli ospiti. La noia del pubblico deve essere il primo rischio da scongiurare. Devi saper alternare momenti di concentrazione e momenti di svago, integrando gli slot dedicati ad eventuali relatori a momenti di networking o intrattenimento.
Non far durare troppo i singoli segmenti: dopo un po’, l’attenzione cala fisiologicamente e per questo è meglio anticipare una chiusura, piuttosto che “andare lunghi”: lasciare il pubblico con l’acquolina in bocca può addirittura aumentare l’attenzione, mentre non fermarsi quando è il momento, invece, può depotenziare anche un’esperienza fino a quel momento coinvolgente.
Come promuoverai l’evento?
Una promozione efficace è essenziale per favorire la partecipazione, ça va sans dire! Devi però chiederti in anticipo su cosa vorrai puntare. Ti affiderai a inviti via e-mail, campagne sui social media, pubblicità mirata o una combinazione di tutti questi strumenti? La scelta non dovrà essere casuale, ma strettamente connessa al tuo particolare pubblico di riferimento e finalizzata a suscitare il suo interesse.
Quali sono i KPI per il successo?
Definisci infine come intendi misurare il tuo eventuale successo. Quali sono le metriche che vuoi includere? Punti al numero di presenze, alla soddisfazione degli ospiti, indipendentemente da quanti siano, alla generazione di lead o alle entrate concretamente prodotte nella singola iniziativa? Capire questo in anticipo ti consentirà di puntare all’essenziale, di non sprecare risorse ed energie, di monitorare i progressi e di apportare le modifiche necessarie a un’eventuale strategia non perfettamente centrata.
Rispondendo a queste 10 domande essenziali potrai quindi gettare le basi per un evento ben pianificato, da un meeting ben riuscito a un lancio di prodotto, da una conferenza a una cena aziendale. A quel punto scoprirai che la sua esecuzione sarà molto più facile di quanto avevi previsto!
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