Una location prestigiosa non salva un format inefficace
Una dimora storica di straordinaria bellezza nulla potrà contro i potenziali danni di una presentazione PowerPoint accompagnata da una successione infinita di slide, o da una sequenza di interventi di relatori che non hanno il senso del ritmo, del tempo e del limite.
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In questi casi il fallimento dell’evento, nonostante gli sforzi, sarà davanti ai tuoi occhi, plasticamente rappresentato da una platea semi-addormentata, che partecipa con lo slancio che avrebbe riservato a una veglia funebre. E non contare sul catering. Nemmeno un fiume di ottimo prosecco o squisire delizie dop ti salveranno in corner, se il format è scadente: al massimo i partecipanti punteranno sull’ebbrezza alcolica per attenuare il fastidio o useranno il cibo per colmare il vuoto di un’esperienza completamente inutile. Non è il massimo, vero?
Il “contenuto” dell’esperienza, e soprattutto il modo in cui i partecipanti reagiscono ad essa, conta più di tutto il resto e non puoi destinare a questo obiettivo i ritagli del tuo tempo e del tuo budget.
Oltretutto, devi essere in grado di coinvolgere i partecipanti senza perdere troppo tempo perché è soprattutto nei primi minuti che le persone tendono a partecipare attivamente, oppure a fossilizzarsi nel ruolo di spettatori. Magari ansiosi di rifugiarsi, appena ne hanno l’occasione, negli spazi liminali in cui perfino una conversazione improvvisata rischia di risultare più interessante di ciò che accade in sala.
I partecipanti non accettano più il ruolo di semplici spettatori
La maggior parte degli event planner professionisti considera il coinvolgimento dei partecipanti il principale indicatore del successo di un evento: perché tu non lo fai?
Quando sono realmente coinvolti, i partecipanti ricordano meglio le informazioni, rimangono più a lungo concentrati, costruiscono relazioni più efficaci e, nel caso di eventi con finalità commerciali, mostrano una maggiore propensione alla conversione dei lead.
Nonostante questo, vediamo ancora troppo spesso eventi mal pensati con un pubblico di “ostaggi” che si annoiano a morte, probabilmente rammaricandosi di non essersi svegliati al mattino con una bella febbre da cavallo o rimpiangendo perfino quella riunione su Teams che fino al giorno prima consideravano il punto più basso della settimana.
I format efficaci richiedono ritmo e varietà, non una prova di resistenza. Sessioni più brevi, strutture diverse e pause progettate con attenzione permettono di mantenere alta la concentrazione durante l’intera giornata, alternando, ad esempio, keynote e conversazioni informali, attività pratiche e momenti di decompressione e soprattutto sono in grado di impedire che il pubblico entri in quella zona grigia in cui si annuisce per educazione, si prende qualche appunto per inerzia e si attende soltanto il momento in cui sarà finalmente possibile uscire dalla sala. Solo che ci vogliono professionisti in gamba, per gestire questo tipo di regia. E tu non potrai avvalertene, se avrai investito solo su cibo e location.
Il vero ingrediente mancante è il coraggio
Scegliere un format innovativo significa accettare una quota di rischio, che in realtà è infinitamente inferiore rispetto a quello che ti assumi ogni volta che sperperi il budget senza occuparti del cuore del tuo evento.
Abbandona quell’impostazione rassicurante e prevedibile che si ripropone da anni in ambito corporate e che produce iniziative tutte uguali e, purtroppo, anche ugualmente noiose, e progetta qualcosa di diverso. Ma soprattutto investi in qualcuno che sia disposto a sostenere, con comprovata competenza e gli strumenti giusti, una scelta più ambiziosa.
Destinare una parte del tuo budget alla qualità dell’interazione ti permetterà di creare eventi a cui le persone avranno autenticamente voglia di partecipare e ti permetterà di capire che non averle considerate nel modo giusto è stato un errore madornale. Un errore a cui puoi rimediare, ma avendo il coraggio di cambiare.
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