100 giorni a Natale: inizia ora a pianificare il tuo evento aziendale

Il conto alla rovescia prima di Natale

In questo caso devi sapere che questo è esattamente il momento in cui il conto alla rovescia prima del tuo evento comincia a essere scandito in modo concreto.

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Mancano infatti esattamente 100 giorni a Natale e anche se tu lavori ancora con le finestre aperte, le aziende stanno già iniziando a ragionare sulle date di dicembre e quelle che fino a qualche settimana fa sembravano facilmente disponibili cominceranno presto a scarseggiare. Per questo devi muoverti rapidamente.

Perché 100 giorni non sono poi così tanti

Organizzare un evento aziendale per il periodo natalizio richiede molto più tempo di quanto si potrebbe pensare. Intanto bisogna trovare la location giusta e verificarne subito la disponibilità, che (spoiler!) non è affatto scontata.

Poi occorre definire il format della serata, coordinare il catering, pensare agli allestimenti, organizzare l’intrattenimento e tenere sotto controllo decine di dettagli apparentemente secondari, che diventeranno improvvisamente urgenti quando, a una settimana all’evento, ti accorgerai che diverse decisioni fondamentali sono rimaste in sospeso.

Negli ultimi mesi dell’anno, inoltre, anche la domanda di catering per le aziende tende a crescere sensibilmente e molti fornitori vengono prenotati con mesi di anticipo. Immagina dunque quanto possa essere complicato muoversi arrivando dopo tutti gli event planner che sono stati più previdenti.

Tutti cercano le stesse cose nello stesso periodo

La parte davvero complicata, infatti, è che non stai lavorando soltanto in vista di una scadenza interna, ma in competizione con molte altre aziende che cercano soluzioni per i loro eventi natalizi in una costante gara a chi arriva prima per accaparrarsi spazi e servizi migliori.

Muoversi in anticipo significa inoltre avere il tempo necessario per sviluppare un concept creativo degno di questo nome, invece di “cucinare una minestra con quello che si trova in casa”, come dicevano le nostre nonne.

Insomma, non so come dirti che è una lotta contro il tempo senza farti venire l’ansia, ma se non cominci a organizzarti adesso, rischi di trovarti a breve di fronte a un desolato panorama di opzioni saccheggiate.

Cosa conviene definire già adesso

La location viene naturalmente per prima, perché la disponibilità degli spazi più interessanti tende a esaurirsi rapidamente e bloccare per tempo data e venue eliminerà immediatamente una delle principali fonti di stress. Subito dopo arriva il catering, perché i professionisti migliori, e soprattutto quelli abituati a gestire gruppi aziendali numerosi, vengono contattati molto presto.

Anche il format della serata merita di essere definito con calma, perché implica una serie di domande fondamentali a cui dovrai rispondere dopo un’attenta riflessione. Quale atmosfera vorrai creare durante l’evento? Celebrativa, intima, festosa, informale? Che tipo di interazione vorrai favorire? Aperta e amichevole o professionale e mirata?

Capirlo e dare forma alle tue idee richiede tempo, così come lo richiedono le scelte relative a intrattenimento e allestimenti, che si tratti di musica dal vivo, di un’ambientazione a tema o di un’esperienza interattiva inserita nel programma della serata. Anche in questo caso, le soluzioni più interessanti sono spesso quelle che scompaiono per prime dal calendario.

Un promemoria per il tuo evento corporate di Natale

Tutto questo non significa che alberi di Natale e decorazioni debbano comparire negli uffici a settembre, ci mancherebbe!

Se quest’anno hai in programma di pianificare una festa di Natale aziendale, però, questo può essere un buon momento per iniziare a prendere le prime decisioni, quando c’è ancora un ampio margine di scelta. Il conto alla rovescia dei 100 giorni è già partito… approfittane!

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