Tutti pazzi per le agende! Addio ai planner digitali?

La certezza del controllo

È un dato di fatto che quasi tutta la nostra vita lavorativa, ormai, si svolga online. E questo, naturalmente, ha moltissime ricadute positive, per esempio, sulla possibilità di lavorare in team anche senza trovarsi fisicamente nello stesso posto. La presenza totalizzante delle tecnologie digitali nella nostra vita, tuttavia, determina anche una serie di incertezze e paure che i professionisti fino agli anni 90 non potevano immaginare. L’idea che un server importante sia danneggiato, per esempio, o che una password sia “craccata”. Ma anche, semplicemente, l’ansia che deriva dall’impermanenza dei dati e, al tempo stesso, dal loro essere incontrollabilmente ed eternamente collocati sulla rete, spesso fuori dal nostro controllo. La velocità dell’ambiente digitale non favorisce la conservazione di informazioni sulla nostra attività, ma al tempo stesso colloca online parti della nostra vita che potremmo dimenticare e che invece tornano a emergere quando magari vorremmo farne a meno. Un planner cartaceo non ha nulla di tutto questo: può essere una traccia permanente del nostro lavoro e della nostra vita, ma abbiamo un maggiore controllo su chi vi accede e possiamo proteggerla in modo più efficace e definitivo. Certo, un’agenda può essere sottratta, ma è più difficile appropriarsi di un oggetto che craccare un account e, soprattutto, il proprietario di un oggetto trafugato sa sempre di essere stato derubato e può prendere determinate precauzioni. Un altro elemento da non trascurare è quello spiccatamente sensoriale. Proprio come era avvenuto per i libri dopo il kindle, la fine degli appunti su carta, più volte preconizzata, proprio non sembra intenzionata ad arrivare. Anzi, proprio come i l’industria editoriale, invece di rassegnarsi alla morte del libro, ha iniziato a produrre edizioni pregiate, dalle copertine curatissime e affascinanti, così i produttori di planner cartacei hanno reagito alla tecnologizzazione del settore producendo planner sempre più rifiniti, curati e piacevoli da possedere. Il planner diventa un oggetto da sfoggiare e il modo di organizzarlo una sottocultura a sé (non ci credete? Cercate “bullet journal” su Youtube e precipitate in un buco nero di categorizzazioni ossessive ad altissimo tasso di dipendenza per chiunque sia anche solo vagamente nerd).

Allenare la memoria con i planner “analogici”

C’è del vero nel vecchio adagio secondo cui, per ricordare davvero qualcosa, bisogna scriverla a mano. Anche questo elemento ha giocato un ruolo nella rinascita dei planner non digitali. Molti, soprattutto fra coloro che passano tutta la giornata davanti a uno schermo, hanno trovato giovamento nell’organizzare progetti e impegni su carta: oltre a offrire agli occhi qualche secondo di riposo, si mettono in moto meccanismi dell’attenzione e della memoria che non sono coinvolti quando si utilizza un’app per svolgere le stesse funzioni. Molti scelgono soluzioni miste, mantenendo, per esempio i calendari sincronizzati con altri membri del team e le app che attivano notifiche importanti, ma trasferendo su carta tutto il resto della propria pianificazione. Anche l’importanza delle notifiche, tuttavia, sembra decrescere quando si utilizza un planner cartaceo. Laddove gli impegni inseriti nelle app vengono dimenticati con facilità e ricordati solo in virtù delle notifiche che generano, quelli che vengono appuntati a mano si ricordano più facilmente, creando una mappa mentale aggiornata dei propri impegni. Le note scritte a mano tendono inoltre a essere più dettagliate e precise e ad arricchire l’esperienza professionale e personale in modi che non sono pensabili con un planner elettronico.

Cambiare il nostro rapporto con il passato

Che cosa si fa, normalmente, subito dopo aver completato un appuntamento? Chi usa un planner digitale, normalmente lo cancella, così da non confondersi quando si controllano gli impegni futuri. Questa abitudine rende difficile, a meno di non tenere un diario degli impegni a parte, avere un quadro generale immediatamente disponibile del lavoro svolto. Chi utilizza un planner cartaceo, invece, può limitarsi a spuntare gli impegni, ma non può cancellarli completamente. Questo permette di guardare indietro e avere un colpo d’occhio più soddisfacente e dettagliato sulla propria attività. Lo scopo ultimo di tutti questi esperimenti, ovviamente, è sempre aumentare la produttività ed esercitare un controllo efficace sulla gestione del proprio tempo.