Come organizzare l’inaugurazione di un’attività: una guida in 4 domande

Da cosa si riconosce una inaugurazione ben riuscita?

Un’inaugurazione dovrebbe prima di tutto instillare nei potenziali clienti un senso di curiosità rispetto alla nuova attività. E la curiosità, si sa, va di pari passo con l’emozione, l’aspettativa e poi con l’interesse. Per poter valutare l’effettiva riuscita della vostra inaugurazione, probabilmente dovrete aspettare almeno fino a qualche settimana dopo l’evento e non solo nel flusso della clientela che varcherà la soglia del vostro esercizio. Una buona inaugurazione è anche un’occasione d’oro per avviare un rapporto di collaborazione proficuo con le altre attività della zona o del settore di riferimento e porre le basi per partnership e iniziative comuni. La vostra inaugurazione dovrà essere prima di tutto un evento, ma il numero di persone che riuscirete a radunare non sarà il solo indicatore della sua riuscita. Ciò che più vi interessa è il modo in cui l’evento sarà vissuto e poi raccontato, il ricordo che ne conserveranno i partecipanti e soprattutto il desiderio che svilupperanno (o dovrebbero sviluppare) di raccontare ad altri l’esperienza vissuta. In breve, un’inaugurazione ben riuscita sarà prima di tutto un evento dal forte impatto emozionale, nel quale paradossalmente l’aspetto commerciale può assumere un ruolo apparentemente secondario.

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E adesso cominciamo a rispondere alle domande fonamentali

Quando?

Se pensate che la risposta sia “quando si aprono i battenti” siete fuori strada. Ci sono svariati motivi per NON scegliere il vostro primo giorno di attività come data per la vostra inaugurazione. Eccone tre.

1. Le prime settimane di attività sono quelle nelle quali scoprirete tutti i piccoli e grandi problemi pratici e logistici che non avete notato in fase di allestimento. Meglio darsi un paio di settimane di tempo fra l’inizio dell’attività e la festa di inaugurazione, così da evitare di avere sorprese nel corso dell’evento
2. La comunità alla quale fate riferimento avrà sicuramente delle abitudini, che si tratti degli abitanti di un quartiere o dei professionisti di una certa industria. La data ideale va scelta in base ai ritmi preesistenti nei quali volete inserirvi, non alle vostre esigenze logistiche o economiche. Orario e giorno della settimana dovranno essere quelli che presumibilmente i vostri clienti trovano più comodi.
3. Lavorando per almeno un paio di settimane prima dell’inaugurazione, avrete modo di stabilire un’interazione quotidiana con le altre attività del circondario, il che vi renderà più facile stabilire con loro un rapporto di solidale collaborazione e invitarli al vostro evento senza imbarazzi.
4. La data di apertura dell’attività sarà probabilmente decisa con molto anticipo e legata a esigenze pratiche, il che vuol dire che non avrete modo, al momento di sceglierla, di consultare delle previsioni del tempo attendibili. Datevi un margine di un paio di settimane per essere ragionevolmente certi che il clima non vi faccia brutti scherzi, perché, anche se il vostro esercizio vi permette di ospitare gli invitati in un ambiente chiuso, potete stare certi che solo i vostri più cari amici si avventureranno fuori sotto un temporale per presenziare all’inaugurazione di un negozio.

Quanto?

L’annosa questione del budget. Chiariamo subito un punto fondamentale non è questo il momento di risparmiare. L’idea generalmente accettata è di calcolare il budget per un’inaugurazione in ragione di circa il 20% di tutto il budget per il marketing del primo anno. Se non avete un budget per il marketing, i vostri problemi sono a monte, probabilmente nell’area del business plan. In questa sede, daremo per scontato che il budget ci sia e che sia adeguato: bene, prendetene un quinto e investitelo nella vostra inaugurazione. L’efficacia di un messaggio promozionale si massimizza, fra le altre cose, garantendo molteplici esposizioni in un tempo relativamente ridotto. Per questo motivo è importante che, in vista della vostra inaugurazione, i potenziali clienti ricevano il vostro messaggio per una o due settimane, con una frequenza molto maggiore rispetto a quanto non sarà possibile garantire nel resto dell’anno. Naturalmente il budget dovrà essere investito con cura, verificando quali media sono più popolari presso il vostro pubblico di riferimento prima di acquistare spazi pubblicitari.

Chi?

L’incubo di chiunque organizzi un evento è che questo sia un flop. Tuttavia l’organizzatore di eventi navigato sa che questo non è il peggio che possa capitare: il peggio è che l’evento sembri un flop. Come fare a evitare l’effetto “festa parrocchiale” se ancora non avete consolidato un vostro pubblico? Anche in questo caso ci sono piccoli trucchi del mestiere che vi torneranno utili. Prima di tutto fate un calcolo della quantità di persone necessaria per far sembrare ragionevolmente pieno lo spazio che avete a disposizione, poi modulate il vostro marketing in modo da puntare ad avere circa il triplo degli invitati. Se usate strumenti come Facebook per monitorare gli inviti, non vi aspettate che tutti coloro che si dichiarano interessati vengano e soprattutto che vengano in orario. Per fare in modo che, all’arrivo, i potenziali clienti trovino un ambiente già vivace e non si sentano in imbarazzo in un luogo vuoto e poco familiare, chiedete ai vostri amici di presentarsi da mezz’ora a un’ora prima dell’orario di inizio ufficiale e offrite loro un primo catering, per poi proporne un secondo quando arriveranno i clienti che non sono vostri amici. In questo modo potrete garantirvi una prima impressione positiva e soprattutto eviterete che i primi arrivati scappino dopo cinque minuti perché si aspettavano un evento e non l’hanno trovato.

Cosa? (Durante e dopo)

Il modo di presentare la vostra attività, ovviamente, varia a seconda del tipo di prodotto o servizio che intendete offrire, ma ci sono alcuni elementi che non dovranno mai mancare. In primo luogo un allestimento che valorizzi i valori del brand e le caratteristiche uniche del vostro esercizio. In secondo luogo sarà essenziale stabilire una forma di intrattenimento adatta: potete spaziare dal classico djset alle performance di artisti locali, dalla musica dal vivo (assicurandovi di avere i relativi permessi) alla mostra di pittura: l’importante è che l’effetto sia quello di rafforzare il messaggio del vostro brand. Prima ancora di preoccuparvi dell’intrattenimento, tuttavia, dovete mettervi nei panni del cliente e preoccuparvi della sua esperienza. La location è facilmente raggiungibile? Se è necessario prendere l’auto, lo spazio per il parcheggio è adeguato? Il catering predisposto è sufficiente? Cercate di immedesimarvi con l’esperienza che i vostri invitati vivranno in prima persona: spesso un elemento di disagio, come la mancanza di un’opzione alimentare vegetariana o la difficoltà di raggiungere il luogo possono influenzare il ricordo dell’evento e di conseguenza la percezione del brand in modo negativo. Il cliente è una creatura capricciosa e sapete perché? Perché se lo può permettere.

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