Come organizzare una conferenza di successo

I primi passi: determinare lo scopo della conferenza e il pubblico di riferimento e scegliere la location ideale

Si tratta di una conferenza accademica di nicchia rivolta ai ricercatori di un settore specifico o di un grande evento industriale aperto al pubblico in generale? La definizione dei tuoi obiettivi e dei partecipanti che ti aspetti, fin dall’inizio, influenza tutte le altre decisioni organizzative.

Contattaci per organizzare le tue prossime conferenze

Tenendo a mente lo scopo e il pubblico, ricerca le location che rientrano nel tuo budget, nella zona che ti interessa. Considera fattori come la capacità, la posizione, l’atmosfera, il service tecnico, le opzioni di catering ed eventuali requisiti speciali che siano necessari per i partecipanti. Un’aula universitaria, per esempio, è perfetta per una conferenza accademica, mentre uno spazio per eventi moderno può essere più adatto a una che si rivolge al settore creativo. Visita la location per avere un’idea dello spazio e del flusso. Se possibile, visitatela durante un altro evento per vederla in azione. Una sede inadeguata può compromettere o rovinare il vostro evento.

Pianificare un programma pertinente

Il cuore di ogni conferenza è, ovviamente, il programma. Cura con attenzione l’alternanza di sessioni, relatori e argomenti che siano in linea con gli interessi del pubblico e con gli obiettivi dell’evento. Cerca di raggiungere un mix equilibrato fra conferenza vera e propria, panel, workshop e momenti di networking. Un programma monotono fa crollare anche la sede e il marketing migliori. Distribuisci i keynote e i relatori più popolari attraverso il programma per mantenere l’energia e il coinvolgimento. Comunica in anticipo con i partner rilevanti che partecipano al tuo evento per fare in modo che tutti abbiano tempo a sufficienza per esporre il proprio punto di vista e che ci sia abbastanza tempo dopo ogni sessione per le domande e i commenti.

I relatori e gli ospiti sono essenziali per il successo di una conferenza: spesso sono il motivo per cui le persone scelgono di partecipare o di ignorare un evento. Un relatore di spicco potrebbe valere la metà del tuo sforzo promozionale.

Promuovere in modo creativo e organizzare la logistica

Non basta un sito web e una mailing list per promuovere una conferenza. È importante Coinvolgere la comunità di riferimento in modo creativo attraverso campagne social, video ben prodotti, influencer ed elementi interattivi. Soprattutto per gli eventi di nicchia, puoi attingere ai gruppi esistenti e agli influencer che quello specifico pubblico segue di più. Promuovi in anticipo e in modo coerente attraverso i vari canali. Considera anche di investire in una campagna di annunci a pagamento per amplificare la portata della comunicazione.

Le conferenze, inoltre, richiedono una logistica impeccabile per gestire location, catering, fornitori, personale, trasporti, alloggi e altro ancora. Crea un calendario dettagliato che elenchi ogni elemento logistico e il suo referente, e poi conferma i dettagli più volte all’avvicinarsi dell’evento. Prepara la segnaletica locale, le agende, i badge nominativi ed eventuali contenuti extra per permettere ai partecipanti di orientarsi senza problemi durante l’evento.

Raccogli feedback e idee

Il modo migliore per imparare dall’esperienza è raccogliere feedback onesti. Fornisci sondaggi, discussioni con moderatori e sessioni aperte di domande e risposte, per dialogare con il pubblico. Rivolgiti ai partecipanti più attivi affinché diventino consulenti o ambasciatori per gli eventi futuri. Ascolta le idee che ti vengono proposte soprattutto le critiche. Implementa poi il feedback in ogni nuovo evento, per rendere ogni conferenza migliore della precedente.

Una conferenza di successo richiede un’ampia pianificazione, promozione e attenzione ai dettagli. La nostra agenzia ha affinato i processi per gestire ogni elemento rimanendo flessibile e reattiva. Con la giusta visione ed esecuzione, anche il tuo evento può trasformarsi in un’occasione preziosa di scambio e apprendimento, che potrà soddisfare le esigenze del tuo target. Se hai bisogno di una guida per organizzare la tua prossima conferenza, i nostri esperti sono pronti ad aiutarti. Grazie a un’organizzazione meticolosa e a una promozione creativa e personalizzata, possiamo fare del tuo evento un grande successo.

Hai in programma un evento come questo? Contattaci!