Di cosa si occupa un Ufficio Stampa? Ecco alcune curiosità

A cosa serve un ufficio stampa

In parole semplici, il compito di un ufficio stampa è quello di creare e poi di mantenere le relazioni con i media, per assicurarsi la diffusione di certi contenuti, che si tratti delle informazioni sui prodotti di un brand o sulle decisioni di un ministero, il lavoro di base è lo stesso. Si tratterà sempre di costruire e mantenere relazioni con giornalisti e operatori dei media, generalisti e di settore, che possano dare diffusione a determinate informazioni. Inoltre, sempre più spesso l’ufficio stampa si occupa anche di gestire direttamente le comunicazioni con il pubblico, creando e amministrando i contenuti di siti web e profili social.

Chi lavora in un ufficio stampa?

A seconda della complessità e del budget a disposizione, l’ufficio stampa potrà somigliare a una vera e propria “newsroom”, con impiegati e gerarchie, oppure essere costituito da un singolo libero professionista con un laptop e un telefono. E non è affatto detto che la prima configurazione sia necessariamente più efficace della seconda.

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Chi ne ha bisogno?

Nessun’azienda, istituzione pubblica, ONG, onlus, associazione culturale o sportiva può prosperare senza una buona strategia di pubbliche relazioni. Che si scelga di gestirla a livello interno o di darla in outsourcing a un professionista o a un’agenzia, che lo si utilizzi costantemente o solo in occasione di lanci di prodotti o eventi particolari, chiunque si confronti con il pubblico, prima o poi, avrà bisogno di un ufficio stampa.

Come ci si avvia al lavoro di ufficio stampa?

È possibile, per un’azienda, partire da zero? In teoria sì, a patto di assumere professionisti competenti negli ambiti del reputation management e della gestione dei rapporti con la stampa. Se ci si affida a un’agenzia, ovviamente, si acquista un “pacchetto” già funzionante, mentre, se si sceglie di avere un proprio ufficio stampa interno, sarà necessario assumere esperti di PR con un buon portfolio di contatti nel settore della comunicazione.  Le competenze più importanti sono quelle relative al brand management, al copywriting e alla gestione delle situazioni complesse e di crisi. Se il budget lo permette, si potrà poi investire in asset che permettano di arricchire la comunicazione, come foto e video professionali, web design e grafiche. Chi invece volesse avviarsi al lavoro di addetto stampa, potrà trovare molti corsi specifici, sia nelle scuole di alta formazione che presso istituzioni private. Lo strumento più importante, tuttavia, è la curiosità: la prima cosa da fare è leggere quanti più comunicati stampa possibile. Quali funzionano e quali no? Cosa li rende più o meno efficaci? In cosa il comunicato stampa di un ministero si distingue da quello di un’artista? È importante familiarizzare con i toni e gli stili diversi che si possono utilizzare in questo ambito.

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Identità e strategia

L’ufficio stampa – va ricordato – dovrà sempre incarnare la personalità del brand, definirne il “tono di voce” e promuoverlo a tutti i livelli e in ogni momento. Le caratteristiche di questa personalità dovranno essere decise a monte, in base al prodotto e al target di riferimento, e seguito dovranno fare da linee guida per l’attività dell’ufficio stampa. Tali linee guida potrebbero comprendere, per esempio, l’identità cromatica del brand, un particolare stile testuale o visivo, un set di parole chiave da utilizzare con regolarità, ma anche una lista di termini ed espressioni da evitare. Serviranno inoltre una serie di indicazioni su come rivolgersi ai diversi interlocutori. Un brand che abbia un’identità molto informale e amichevole nella comunicazione con il pubblico, per esempio, dovrà mantenere comunque un contegno più formale e un tono più sobrio quando comunica in ambito B2B.