Questo, rientra sicuramente tra i punti fermi che, chi organizza eventi, deve sapere.
Invece, un aspetto importante a cui spesso non viene dato il giusto peso, è la capacità di creare un rapporto collaborativo tra agenzie di eventi e responsabili della location. L’enorme vantaggio che ne deriva, sarà un risparmio di tempo notevole che ci permetterà di sfruttare altre opportunità.
Partendo dal planning fino ad arrivare alla “regia” stessa dell’evento, è importante coltivare un rapporto di fiducia e collaborazione, in primis per assicurare al cliente la piena riuscita dell’evento e, in secondo luogo, per sfruttare le opportunità che si vengono a creare da un rapporto proficuo.
Dialogo proficuo tra organizzatori e location porta due vantaggi preziosi.
La capacità di lavorare insieme è fondamentale perché nell’organizzazione di eventi, agenzie e titolari di location sono due entità complementari; dal momento che le società di eventi permettono alle location di incrementare il loro business e viceversa, le location assicurano agli event manager la possibilità di organizzare eventi.
Il vantaggio di instaurare un rapporto di collaborazione attivo presuppone un certa flessibilità da parte di entrambi.
Flessibilità significa comprendere e analizzare le richieste del cliente e cercare, da parte di entrambi, di soddisfarle il più possibile e nel migliore dei modi. Questo garantirà al cliente finale una totale soddisfazione dei fornitori scelti e, al binomio location/agenzia, la fidelizzazione del cliente.
Pertanto, se vogliamo risparmiare del tempo nel nostro lavoro e poterlo investire in altri progetti, dobbiamo essere in grado di creare un rapporto, tra noi e i direttori delle location, il più collaborativo possibile perché chi fa il nostro lavoro è sempre a corto di tempo e la possibilità di guadagnare qualche ora, grazie all’aiuto di un responsabile di location collaborativo, è davvero un vantaggio impareggiabile.
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