Eventi accessibili e inclusione: quello che gli organizzatori devono sapere

Linee guida sull’accessibilità: come rendere accessibili i tuoi eventi?

Dal momento in cui si mette piede in una location per eventi, fino a quando si esce, si dovrebbe essere in grado di uti fruirne ogni singolo aspetto (al meglio delle proprie capacità) senza barriere. In questo articolo parleremo del vero significato dell'”accessibilità” e illustreremo alcuni modi semplici per rendere il tuo evento accessibile e inclusivo. Gli eventi accessibili non sono vantaggiosi solo per le persone disabili, ma anche per il resto dei partecipanti, che potranno godere di un ambiente più ricco e diversificato in cui fare networking. Dopotutto, l’evento attirerà una fascia demografica più ampia che potrà contribuire al suo successo.

Il rispetto delle norme sulla disabilità (ad esempio, la presenza di rampe per sedie a rotelle e servizi igienici per disabili) è il minimo indispensabile, ma non è sufficiente. Le disabilità comprendono una vasta gamma di varianti (fra le altre, udito, vista, esigenze legate a neurodivergenze, esigenze sensoriali, allergie, mobilità). Se l’evento è abbastanza piccolo, si può chiedere alle persone di cosa hanno bisogno per poter partecipare. In caso contrario, è bene rivolgersi alle organizzazioni di persone disabili per una consulenza e cercare di essere il più inclusivi possibile.

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Ecco alcune semplici misure che si possono adottare per organizzare eventi accessibili

• Assicurarsi che tutto sia chiaramente etichettato con testo e braille, ad esempio su cartelli e mappe o sulle apparecchiature audiovisive.
• Garantire un piano di evacuazione nel caso in cui sorgesse un’emergenza sanitaria durante l’evento.
• Valutare la possibilità di avere un formato alternativo per gli interventi, come le slide in PowerPoint visualizzate su un iPad, in modo che le persone ipovedenti possano leggerle facilmente senza dover ricorrere all’assistenza di altre persone che potrebbero non essere disponibili o in grado di assisterle per tutta la durata dell’intervento.
• Se si offre un rinfresco, è bene tenere conto di eventuali restrizioni alimentari, offrendo opzioni per chi soffre di allergie o deve seguire una dieta specifica. Chi può mangiare di tutto non ne risentirà. Lavora con il tuo catering o il tuo chef per assicurarti che nessuno venga escluso.
• Offrire interpreti del linguaggio dei segni, sottotitoli e servizi di descrizione audio, in modo che le persone con problemi di udito o di vista possano godersi l’evento come chiunque altro. Se si dispone di apparecchiature audiovisive (schermi televisivi, proiettori), assicurarsi che i sottotitoli siano attivati di default.
• Garantire che ci sia un posto tranquillo dove le persone possano andare se hanno bisogno di una pausa dall’evento, magari uno spazio silenzioso lontano dalla confusione, dove potersi momentaneamente ritirare se necessario. Non deve essere per forza uno spazio elaborato o particolarmente organizzato: basta che ci sia un posto dove gli ospiti possano rilassarsi e ricaricare le batterie, se ne hanno bisogno!

Gli eventi accessibili hanno bisogno di location accessibili

La prima cosa da fare è assicurarsi che la location sia accessibile. Quando si organizza una conferenza o un evento, questa è una preoccupazione importante. Occorre assicurarsi che i partecipanti possano spostarsi facilmente, che ci siano molti posti a sedere per chi ha problemi di mobilità e che ci siano bagni accessibili per i disabili. Occorre anche considerare i trasporti.

Come arriveranno i partecipanti? Possono prendere i mezzi pubblici o hanno bisogno di un servizio auto? La location offre servizi aeroportuali o parcheggiatori? Se i partecipanti hanno bisogno di aiuto per muoversi all’interno della sede, possono richiedere l’assistenza con sedia a rotelle? In tal caso, in quanto tempo è possibile riceverla? Sono disponibili rampe di accesso a tutti gli spazi per le persone in sedia a rotelle o che utilizzano altri supporti per la mobilità? Se la conferenza o l’evento si svolge in un hotel o in un centro congressi, è bene collaborare con la struttura per capire cosa può offrire in termini di servizi aeroportuali, trasporti pubblici, taxi, auto e quant’altro possa essere utile alle persone disabili per spostarsi liberamente e autonomamente.

Una volta che si sa che tipo di opzioni di trasporto sono disponibili per i partecipanti, si può iniziare a pensare a come gestire il flusso di visitatori. Ad esempio, se il trasporto pubblico non è un’opzione e non è possibile spostarsi in auto a causa della mancanza di parcheggio o dei costi, si può prendere in considerazione l’idea di fornire un servizio di navetta.

Se invece si sta organizzando un evento all’aperto e non si ha accesso alla sede in anticipo, è bene informarsi sulle possibilità di parcheggio nelle vicinanze per le persone che utilizzano sedie a rotelle o altri dispositivi di mobilità.
Sono le piccole cose che contano (spoiler: se pensi che siano “piccole cose” non hai centrato il punto)

Quando si tratta di fornire soluzioni per le persone con disabilità, è importante ricordare che l’accessibilità è uno spettro: alcune persone potrebbero aver bisogno di più assistenza di altre per partecipare al tuo evento. Spetta all’ organizzatore capire come soddisfare al meglio le esigenze dei suoi ospiti in termini di mobilità fisica e di accessibilità.

L’importanza dell’inclusione: la UX è tutto!

Perché pensiamo che rispettare le leggi sulla disabilità non sia sufficiente? Perché l’esperienza dell’utente è molto soggettiva e le leggi lasciano delle scappatoie che possono trasformarsi in ostacoli per gli ospiti con disabilità. Per esempio, se ci sono “solo un paio di gradini” per raggiungere la sala conferenze, le persone in sedia a rotelle non saranno in grado di raggiungerla senza assistenza. E se il pavimento è ricoperto di moquette molto spessa, potrebbero non essere in grado di muoversi agevolmente. Per una persona non disabile queste cose possono non essere affatto ovvie. E un organizzatore di eventi, ignorandole, potrebbe avere reso i propri eventi inavvertitamente inaccessibili, semplicemente non chiedendosi se alcuni aspetti della location o dell’organizzazione fossero in qualche modo problematici.
Crediamo che per creare un evento in cui tutti i partecipanti si sentano benvenuti e a proprio agio, sia necessario andare oltre quanto richiesto dalla legge. Ciò significa:

1. Valutare l’accessibilità in ogni fase della pianificazione.
2. Ottenere un feedback dai partecipanti con disabilità
3. Comunicare chiaramente quali sono le soluzioni disponibili.

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