Quello che devi sapere quando organizzi un evento all’estero

La preparazione

Una delle prime cose da fare quando si organizza un evento all’estero è conoscere il Paese e la città in cui si dovrà lavorare. Google, Wikipedia e i blog possono essere i nostri migliori amici nella prima fase. Chiedi in giro, informati da chi è già stato nel Paese in questione se è sicuro o meno, che tipo di cucina vi si trova, come ci si muovere etc. Le fonti ufficiali, ovviamente, sono altrettanto importanti. Se c’è un aspetto religioso o sociale specifico del luogo che potrebbe influenzare il tuo evento, per esempio, è bene saperlo il prima possibile per scegliere come comportarsi.

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A chi è destinato l’evento?

Quando si organizza un evento all’estero, è importante tenere presente il pubblico che si intende raggiungere. Se l’evento si svolge nella città di residenza degli ospiti che vi parteciperanno, è possibile pianificare di conseguenza, tenendo conto delle abitudini, delle pratiche e della cultura locali. Se invece il pubblico arriva da fuori, dovrai tenere presente le necessità di un pubblico che si trova lontano dal suo ambiente abituale e potrebbe avere aspettative e necessità molto diverse da quelle di chi vive nel luogo in cui l’evento si svolge.
I grandi eventi internazionali come le fiere, per esempio, attirano partecipanti e spettatori da tutto il mondo e quindi richiedono una grande pianificazione logistica: gli organizzatori devono assicurarsi che la location sia facile da raggiungere e vicina ad alberghi e mezzi di trasporto.

Occhio alla logistica!

Le grandi conferenze, le fiere e altri eventi di questo genere richiedono anche molte attrezzature che possono essere molto costose da affittare o da acquistare: luci, attrezzature audiovisive, stand espositivi, segnaletica e così via. Quando si organizza un evento di questo genere in un altro Paese, conviene collaborare con i fornitori per assicurarsi che tutti questi elementi siano disponibili al momento e nel luogo giusto, il che spesso non è facile. È fondamentale mettersi in contatto con loro con mesi di anticipo, in modo che abbiano tempo sufficiente per pianificare la loro parte di lavoro.

Cose da sapere quando si organizza un evento all’estero: UE vs non-UE, Visa, permessi e leggi

Nella maggior parte dei casi, se beni e persone rimangono all’interno dell’UE, sarà più facile gestire burocraticamente l’evento, ma è importante, informarsi in anticipo su ciò che è richiesto in termini di permessi e autorizzazioni locali e nazionali. Nel caso di alcuni articoli (come cibo o animali), potrebbero esserci quote o restrizioni sulla quantità o sul tipo di prodotto che si può portare nel Paese. Questo potrebbe non valere per tutti, quindi è sempre meglio verificare in anticipo con l’ambasciata del Paese in cui si terrà l’evento.
Collaborare con organizzatori locali può essere un ottimo punto di partenza. Uno dei vantaggi di lavorare con qualcuno del posto è che conosce la lingua, il che può rendere le cose più facili in caso di alterazioni del programma o se si ha bisogno di assistenza all’ultimo minuto. Gli organizzatori locali potrebbero anche avere contatti a cui noi non abbiamo accesso e tip locali di grande utilità. Trovare collaboratori affidabili è un ottimo punto di partenza per tutti gli aspetti dell’organizzazione, dalla location al catering. Ma prima di scegliere questo tipo di collaboratori, è bene esaminarli attentamente per essere certi di essere sulla stessa lunghezza d’onda.

In generale, è importante stabilire un punto di contatto fidato nel Paese prescelto prima di partire, in modo da poter comunicare efficacemente senza dover lottare con le barriere linguistiche. Se non è possibile comunicare direttamente e chiaramente con il proprio contatto, è molto più probabile che si verifichino malintesi.
Se stai organizzando un evento più grande, con persone che viaggiano da tutto il Paese o addirittura da tutto il mondo, assicurati anche di sapere quali documenti sono necessari sia per il tuo staff che per gli ospiti.

Conclusioni

Una volta identificato il target, la location i temi da trattare, ti sarà facile delineare le caratteristiche che il tuo evento all’estero dovrà avere per essere un successo. Come sempre, è bene partire da un piano dettagliato con obiettivi chiari e rivolgersi solo ai migliori professionisti in ogni settore.

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