Evento nella sede dell’azienda? Ecco come farne un successo!

Quando la location non è una location

Organizzare eventi presso la sede di un’azienda può essere una sfida perché si tratta di un luogo che non è stato progettato specificamente per questo scopo. Le attrezzature e l’allestimento devono essere compatibili con lo spazio esistente. Detto questo, ci sono molti modi per aggirare il problema: basta affrontare il processo di organizzazione e pianificazione con una chiara idea del tipo di evento che si deve realizzare e dell’esperienza che si vuole offrire agli ospiti – ma è fondamentale anche saper gestire le circostanze impreviste o le complicazioni che possono sorgere.
In questo caso, la parte professionale dell’evento è stata più facile da gestire, in quanto prevedeva un tour della struttura e la presentazione dei prodotti. La parte più difficile è stata l’allestimento di uno spazio per un vero e proprio ricevimento.

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La nostra soluzione all’aperto

Il nostro team ha proposto un evento all’aperto con tensostrutture. Queste strutture temporanee sono un modo economico per ospitare eventi anche di grandi dimensioni in spazi aperti (in questo caso, ideali per le necessità del cliente). In questo modo gli ospiti sono al riparo da eventuali intemperie, in uno spazio ben delimitato, ma non si rende necessario affittare una location a parte. Sono molto flessibili e possono essere utilizzate per molteplici scopi: in questo caso, abbiamo suggerito di utilizzarle come base per un ricevimento all’aperto da tenersi nello spazio esterno dell’azienda.

Volevamo garantire che tutti gli ospiti si sentissero a proprio agio, quindi abbiamo dedicato tempo e impegno per assicurarci di creare un evento poliedrico che potesse interessare tutti nei suoi vari momenti: non abbiamo quindi tenuto conto solo dei gusti e delle necessità del team del nostro cliente, ma anche e soprattutto di quelli dei suoi clienti che sarebbero venuti in visita allo stabilimento. Abbiamo anche collaborato con la società di catering per sviluppare un menu adattabile e sofisticato, in grado di soddisfare i palati internazionali dei partecipanti.

L’importanza del lavoro di squadra per ogni evento aziendale

Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team del cliente durante il processo organizzativo, in modo che tutto filasse liscio il giorno dell’evento. Il nostro team è stato responsabile della creazione delle slide per la riunione, di tutto il materiale grafico e di tutti gli strumenti di comunicazione necessari per supportare l’evento, oltre a organizzare ogni aspetto della regia, dell’allestimento e della produzione.

Dettagli che fanno la differenza

Quando si tratta di pianificare grandi eventi, si rischia di trascurare certi particolari che possono sembrare meno rilevanti rispetto al quadro generale. I piccoli dettagli, però, possono fare la differenza in qualsiasi evento: per il successo non basta una grande location, un eccellente oratore e una cena gustosa. Gli ospiti potranno magari scordare il nome del principale speaker della serata, ma di sicuro si ricorderanno del gadget che hanno ricevuto in regalo.
È qui che i gadget personalizzati si sono rivelati utili. Nell’ambito dell’organizzazione di questo evento, infatti, abbiamo anche valutato quale tipo di regalo sarebbe stato appropriato per tutti i partecipanti: si trattava di un evento di prestigio, quindi abbiamo deciso di scegliere qualcosa che fosse utile e attirasse l’attenzione. La soluzione che offriva la massima praticità per tutti erano le power bank portatili. Abbiamo scelto un prodotto sostenibile con un involucro di legno, su cui abbiamo fatto incidere il logo dell’azienda.

Conclusioni

L’evento è stato un successo sia professionale che sociale e il nostro cliente è rimasto pienamente soddisfatto. La produzione finale è stata esattamente come l’avevamo immaginata fin dall’inizio del nostro processo di pianificazione.

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