Festa di Natale aziendale: inizia a organizzarla da adesso! (Sei già in ritardo)

Project management per la festa di Natale aziendale

Comincia con il creare un progetto schematico che ti permetta di avere sott’occhio tutti gli aspetti dell’organizzazione: location, data esatta, orario, lista degli invitati, richieste alimentari speciali, menu, intrattenimento, allestimenti, trasporti e qualsiasi altro elemento degno di nota. La prima importante distinzione da fare è fra gli elementi dell’organizzazione che possono essere flessibili e quelli che, una volta decisi, non dovrebbero assolutamente essere modificati. Fra i primi ci sono, per esempio, l’intrattenimento e gli allestimenti, fra i secondi la location e, se possibile, la data. Cambiare in corsa l’intrattenimento musicale, per esempio, è relativamente semplice anche quando le feste si avvicinano, mentre trovare un nuovo locale o farsi assegnare una nuova data nello stesso locale diventa progressivamente più difficile con il passare dei giorni. Meglio impiegare qualche settimana di più a prendere la decisione iniziale, piuttosto che cambiare le carte in tavola più avanti.

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Pranzo, cena o festa fino a tardi?

Per qualsiasi altro evento, la sera potrebbe sembrare la scelta più ovvia, ma quando si organizza una festa di Natale aziendale le esigenze cambiano e potrebbe darsi che un evento diurno o pomeridiano sia l’opzione migliore. Un pranzo può essere l’occasione perfetta per celebrare l’arrivo delle vacanze con i colleghi senza stravolgere eccessivamente la routine. Se invece si sceglie di organizzare un evento in grande stile, nel quale festeggiare la conclusione dell’anno, scambiarsi regali e magari anche coinvolgere anche le rispettive famiglie, allora una cena, magari seguita da una vera e propria festa, con intrattenimento musicale e possibilità di ballare o socializzare, è certamente da preferire. La scelta, in questo caso, dipende esclusivamente dal tipo di atmosfera che si vuole creare. Se l’evento si svolge al di fuori dell’orario di lavoro, diventa essenziale far circolare per tempo una lista di date possibili, così da assicurarsi la massima partecipazione.

Catering e menu

Il menu è la parte più importante di questo evento e va scelto con grande cura. Sia che l’evento si svolga in un ristorante sia che scegliate di affidarvi a un catering, sarà sempre necessario bilanciare il budget con la qualità. Anche per questo è importante confrontare offerte e preventivi con largo anticipo. Se avete scelto un tema per la serata, è consigliabile scegliere un menu adatto, che lo ricordi con texture, colori e ingredienti. Naturalmente è anche essenziale assicurarsi che tutti trovino qualche opzione di loro gradimento: fate in modo che ci siano sempre almeno due alternative per ogni portata e informatevi con largo anticipo su eventuali allergie o restrizioni specifiche alla dieta dei partecipanti. Questo è un passaggio che spesso fa sbuffare gli organizzatori alle prime armi, ma con un po’ di esperienza imparerete che apportare qualche piccola variazione al menu è uno sforzo contenuto, dagli effetti determinanti. Chi segue un’alimentazione che vieta, per necessità o per scelta, alcuni alimenti, soffre molto del senso di esclusione che deriva dal non poter condividere un pasto con gli altri senza problemi. Per contro, scoprire di sentirsi rispettati e inclusi è sempre una sorpresa gradita e lo sforzo dell’organizzatore viene notato e apprezzato.

Lavorare in team

Quando si organizza un evento, il team è fondamentale – e la festa di Natale aziendale non fa eccezione. Se non avete esperienza in questo settore, tenete presente che un gruppo piccolo e motivato renderà il lavoro più gestibile e veloce: meglio non distribuire tante piccole mansioni a moltissime persone, ma suddividere macro-aree di interesse fra pochi elementi fidati, con i quali si collabora agevolmente e volentieri. Naturalmente bisogna anche tenere presente che il tempo dedicato a organizzare l’evento dovrà essere sottratto al lavoro e, di conseguenza, è importante coordinare gli impegni così da non danneggiare la performance professionale dei membri del team.

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