Gli eventi virtuali e ibridi producono moltissimi dati: li raccogliamo nel modo giusto?

Gli eventi virtuali e ibridi stanno cambiando le regole del gioco

Gli eventi virtuali
sono un tema di grande attualità nel settore dei meeting e degli eventi. Vengono pubblicizzati come un modo per soddisfare le esigenze del pubblico coinvolto garantendo ampi margini di profitto, e gli organizzatori iniziano a rendersi conto dei loro innegabili vantaggi.
Tuttavia, è evidente che non saranno soltanto i meeting virtuali a rivoluzionare il settore, ma che alcune sfide importanti si frappongono ancora al pieno successo di questa branca dell’industria degli eventi. Uno dei maggiori ostacoli è la mancanza di strumenti adatti alla gestione dei dati, soprattutto per gli eventi che combinano elementi online e offline. Gli organizzatori di eventi devono poter accedere a tutti i loro dati in un unico sistema, in modo da poter prendere decisioni strategiche sulle fasi successive della loro attività. Data la relativa novità degli eventi virtuali, sono pochi i sistemi sufficientemente affidabili in grado di soddisfare questa esigenza.

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Il problema dei dati

Grazie ai progressi della tecnologia, gli organizzatori di eventi sono ora in grado di utilizzare strumenti virtuali per lo streaming dal vivo, i webinar, le premiazioni, ecc. Di fatto, gli eventi virtuali stanno diventando uno dei modi più popolari per coinvolgere il pubblico in tutto il mondo. Garantiscono una maggiore flessibilità ai partecipanti e rappresentano una soluzione economicamente vantaggiosa per gli organizzatori. Inoltre, garantiscono una maggiore accessibilità agli eventi per coloro che non possono partecipare fisicamente. Tuttavia, rispetto agli eventi tradizionali in presenza, la gestione dei dati raccolti negli eventi virtuali e ibridi è molto più impegnativa. Con gli eventi ibridi in particolare, spesso è difficile anche raccogliere informazioni di base, come i dati demografici dei partecipanti o le visualizzazioni delle sessioni. Ancora peggio, la maggior parte dei dati raccolti non può essere facilmente sfruttata per migliorare le iniziative di coinvolgimento future o l’esperienza complessiva dell’evento. Ciò significa che gli organizzatori di eventi non sono in grado di formulare soluzioni che possano aiutare i partecipanti da un punto di vista tecnico, migliorare la loro esperienza durante le attività in tempo reale o invogliare nuovi utenti a partecipare a eventi futuri.

Inoltre, gli eventi virtuali includono ulteriori punti di contatto, come i social media e i chatbot, che comportano la raccolta di molti ulteriori dati. La capacità di interpretarli è essenziale alla pianificazione e alla gestione degli eventi stessi.
Avere tutti questi dati a portata di mano può risultare opprimente quando si cerca di gestire altri aspetti dell’evento.

Cosa vogliono gli organizzatori di eventi

Gli organizzatori di eventi sono alla ricerca di strumenti che permettano loro di misurare il coinvolgimento e di costruire relazioni dirette con i partecipanti. Vogliono dati più completi di quelli che possono ottenere da un sondaggio o da un’app per eventi, in modo da poter sviluppare strategie per gli eventi futuri. L’obiettivo è quello di fornire servizi a valore aggiunto, utilizzando i dati raccolti come un’opportunità per capire più a fondo ciò di cui i partecipanti hanno bisogno e ciò che si aspettano da un evento: quali informazioni sono rilevanti per loro, quali prodotti o servizi dovrebbero essere forniti per migliorare la loro esperienza al prossimo evento, ecc.

Cosa ci riserva il futuro

Il successo di qualsiasi evento virtuale o ibrido dipende ormai in larga misura dalla qualità dei dati raccolti sui partecipanti e le loro interazioni. I dati devono essere analizzati e utilizzati per creare campagne di follow-up, realizzare eventi futuri e per altri aspetti del processo di pianificazione. Per fare questo, i dati devono essere di alta qualità, ma come molti organizzatori di eventi già sanno, la raccolta e l’analisi di tali dati può essere estremamente difficile.
È frequente che gli organizzatori di eventi utilizzino moduli o sondaggi progettati per gli eventi in presenza, che possono rivelarsi inefficaci quando si tratta di ricevere dati di alta qualità da eventi virtuali o ibridi. I sondaggi, per esempio, sono spesso lunghi, il che può renderli noiosi per i partecipanti. Sebbene potessero essere utili di persona, infatti, questo tipo di sondaggi potrebbero non funzionare bene online, perché i partecipanti sono inclini ad abbandonarli prima di averli completati. Pertanto, è meglio limitare le domande e focalizzarsi su argomenti specifici.

Dal punto di vista della pianificazione, è inoltre fondamentale disporre di un buon sistema giàprima dell’inizio dell’evento. È necessaria una piattaforma di raccolta dati solida, che tenga traccia delle analisi e fornisca informazioni utili sul comportamento dei partecipanti. Dovrebbe anche essere in grado di raccogliere feedback qualitativi (oltre a quelli quantitativi), in modo che gli organizzatori possano utilizzare queste informazioni per migliorare gli eventi futuri.

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