Gmail hacks: le funzioni più sottovalutate del tuo account Google

Annullare un invio già effettuato

Questa è la mia funzione preferita. Ci sono una serie di categorie di email che mi capita di mandare e che si somigliano tutte. Certo, il copia-incolla è sbagliato, ma in alcuni casi c’è poco da fare. Il messaggio è lo stesso per molti destinatari, ma l’etichetta sconsiglia di mandare un’email di gruppo, quindi ci si trova a copiare e incollare lo stesso messaggio cambiando il nome del destinatario nei saluti e un paio di indicazioni nel corpo del testo. E, alla quindicesima volta che si esegue questa operazione, è statisticamente ovvio che si finisca per confondere un destinatario con l’altro e assicurarsi una figuraccia da oscar. Avete presente quel momento orrendo in cui, mezzo secondo topo avere mandato una mail al responsabile dell’azienda X, vi accorgete di aver lasciato nel corpo del testo un riferimento evidente della mail scritta due minuti prima al suo più feroce concorrente? Ecco, invece di urlare al rallentatore e lanciare il computer, vi basterà avere abilitato, dalla sezione impostazioni di Gmail, la possibilità di annullare l’invio appena effettuato, entro un tempo da voi stabilito e non superiore a 30 secondi. Quando questa funzione è attiva, accanto alla consueta notifica che vi avverte che “il messaggio è stato inviato” comparirà il pulsante “annulla”, che vi riporterà indietro di uno step e riaprirà il messaggio, permettendovi di apportare ulteriori correzioni.

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Scorciatoie da tastiera

Io adoro le scorciatoie da tastiera, ne imposto a dozzine sul sistema e su tutti i software che uso. Quelle del mio word processor sono una quantità ridicola, me ne rendo conto. L’aspetto più divertente è che chiunque altro trova impossibile utilizzare il mio laptop. Gmail ha un grado di personalizzazione forse inferiore ad altri servizi, da questo punto di vista, ma c’è da dire che le scorciatoie predefinite sono più che sufficienti anche per un utente avanzato. Se siete come me e amate personalizzare i servizi che usate fino a renderli inaccessibili a chiunque altro, comunque, anche Gmail vi permette di fare qualche tentativo. Anche in questo caso, per attivare la funzione occorre andare nelle impostazioni generali. Se non avete familiarità con le scorciatoie di Gmail, cliccando sul link “Ulteriori Informazioni” accederete a un elenco di quelle preesistenti e alle informazioni necessarie per quelle personalizzate. Probabilmente vi ritroverete a usare soprattutto quelle per rispondere alle mail (“a” per rispondere a tutti e “r” per rispondere individualmente) e la combinazione shift+3 per cancellare un messaggio, ma vale comunque la pena di conoscere anche le altre, soprattutto se siete dei fanatici della produttività e dei trucchi per risparmiare tempo.

Programmare le email

Questa è una funzione utilissima che Gmail di per sé non offre, ma che si ottiene installando un’estensione chiamata Boomerang, scaricabile dallo store di Chrome. Non c’è molto da dire, se non che si tratta di una delle invenzioni più comode di sempre. Da quando i social media ci hanno abituati alla possibilità di programmare i post, abbiamo acquisito il gusto di poter preparare i contenuti quando abbiamo tempo e di non dover essere necessariamente operativi in un certo giorno e a una certa ora per poterli inviare o condividere. In passato ho risolto questo problema con apposite applicazioni create con Automator, ma questa soluzione è indubbiamente più semplice. Dopo aver installato l’applicazione, semplicemente la finestra nella quale scrivete i vostri messaggi vi presenterà l’opzione “invia più tardi”, con la possibilità di specificare la data e l’ora precisa. È anche possibile richiedere feedback sull’apertura del messaggio. Semplice ed efficace.

Un trucco per liberare spazio sullo storage di Gmail

I problemi di spazio sono quanto di più fastidioso l’era informatica ci riservi, sia che si tratti del proprio computer o smartphone sia che si tratti del proprio storage di posta, cloud, dropbox o cassetto della biancheria. Quando si tratta di ripulire lo storage di Gmail, esattamente come avviene quando si cerca di fare pulizia sull’hard disk del computer, il rischio è quello di ritrovarsi a eliminare individualmente centinaia o migliaia di elementi che occupano pochissimo spazio, quando ci si potrebbe concentrare su un numero minore di elementi di grandi dimensioni. Una funzione assai poco usata su Gmail e molto utile a questo proposito è la ricerca di messaggi in base alla dimensione. Per filtrare esclusivamente i messaggi da una certa dimensione in su, occorre digitare nella barra di ricerca la seguente formula: “size:[x number]m” includendo le virgolette. Ovviamente X sarà il peso che ci interessa, espresso in megabyte. Un buon inizio potrebbe essere, per esempio, concentrarsi sulle email di peso uguale o superiore a 100M, che di solito sono quelle con gli allegati più pesanti.

Risposte predefinite

Gmail stesso vi dirà che questa è una funzione per pigri, ma non è vero. O meglio, dipende da voi. Ci sono occasioni in cui ci si trova, inevitabilmente, a dover scrivere lo stesso messaggio più volte, ma nonostante questo non è possibile attivare un risponditore automatico. Se, per esempio, avete utilizzato il vostro indirizzo per pubblicare un annuncio di lavoro, riceverete probabilmente molte applicazioni, alle quali dovrete rispondere immediatamente confermando la ricezione e rimandando il candidato a una successiva comunicazione. Questo vi obbligherà inevitabilmente a scrivere lo stesso messaggio più volte, ma il risponditore automatico non è adatto alla situazione, poiché sul vostro indirizzo arrivano anche messaggi di altro genere. Questo è il momento di preparare una risposta predefinita. Potete farlo dalle Impostazioni, cercando la tabella Labs e abilitando, appunto, le risposte predefinite. Una volta attivata la funzione non dovrete fare altro che scrivere il messaggio e salvarlo come risposta predefinita cliccando sul menu a tendina in basso a destra.

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