Le 5 regole per il meeting perfetto

Ecco una piccola guida pratica per rendere ogni meeting piacevole e produttivo.

 1. Less is more

Un meeting deve avere uno scopo preciso, altrimenti si tratta di una pausa caffè più lunga e noiosa, ma con meno caffè. Alcune attività richiedono meeting a cadenza regolare, mentre per altre sono sufficienti incontri sporadici. In entrambi i casi la regola aurea è privilegiare la qualità sulla quantità. Prima di convocare una riunione è opportuno chiedersi: questo incontro ha un obiettivo definito? Se la risposta è sì, il successo del meeting è già quasi assicurato. Se la risposta è no, probabilmente è sufficiente uno scambio di mail. Nel pianificare un meeting è essenziale identificare gli obiettivi da raggiungere. In base a quelli si stabilirà un ordine del giorno e si deciderà chi convocare, così che tutti i partecipanti siano direttamente interessati e coinvolti nei lavori.

2. A ognuno il suo ruolo

Fra le molte abitudini che hanno alimentato la leggenda di Steve Jobs come guru dell’industria, c’era quella di identificare, per ogni punto all’ordine del giorno, un responsabile diretto. Se ogni argomento viene introdotto da un referente sarà molto più facile, al termine del meeting, farsi un’idea chiara di come suddividere il lavoro. Ugualmente importanti sono i ruoli di chi dovrà moderare la discussione e di chi dovrà accertarsi che le decisioni prese vengano portate a termine.

3. Gestione dei tempi

 Un meeting non deve essere un tunnel senza uscita. Occorre stabilire e rispettare un orario di inizio e di fine. Questo richiederà un paziente lavoro di moderazione, per evitare che ci si dilunghi su un punto dell’agenda tralasciando gli altri. Se è previsto che un meeting duri più di un’ora è opportuno fare piccole pause, di almeno quindici minuti, ogni mezz’ora o ogni quarantacinque minuti. I momenti di relax e socialità, oltre a essere fondamentali per un ambiente lavorativo sano, stimolano lo spirito di squadra e il pensiero creativo.

4. No, ma…

 Ci sono diverse scuole di pensiero sul modo giusto di condurre una discussione professionale. Alcune sono a metà fra la parodia e il credo religioso, come quella che vieta l’utilizzo della parola “no”, da sostituirsi con “sì, e anche…”. È giusto evitare gli atteggiamenti disfattisti, ma anche mantenere il senso della realtà aiuta a raggiungere gli obiettivi: meglio incoraggiare un confronto aperto e sincero. Poter esprimere liberamente il proprio punto di vista è indispensabile per sentirsi parte di un gruppo e prenderne a cuore il successo.

5. Follow-up

 Il vero lavoro comincia dopo il meeting, un po’ come una storia d’amore comincia dopo il primo appuntamento. Se il meeting è stato positivo, tutti i partecipanti ne usciranno motivati ed è importante che questa attitudine positiva non vada scemando col tempo. Per questo è fondamentale la supervisione dei lavori successivi alla riunione. Un follow-up scrupoloso ridurrà la necessità di successivi meeting sullo stesso argomento.

Un meeting dovrebbe sempre essere una componente fondamentale del lavoro di un team, la sede per definire obiettivi e strategie, ma anche l’occasione per consolidare il senso di appartenenza e l’entusiasmo per gli obiettivi comuni. La capacità di gestire i meeting in modo produttivo può fare la differenza fra un risultato mediocre e un successo senza precedenti.