Organizzare un kickoff meeting: una guida in 5 punti

1. Chi partecipa a un kickoff meeting?

Un elemento importante distingue questo genere di eventi dalle semplici riunioni aziendali e dai team building: la presenza di due team diversi. Organizzare un kickoff meeting, infatti, vuol dire mettere insieme il team dell’azienda e quello del cliente, per permettere a tutti i partecipanti di imparare a conoscersi e di abituarsi all’idea di uno spazio lavorativo allargato, con nuove relazioni e potenzialità. Per questo, solitamente, questo genere di evento tende a coinvolgere gruppi piuttosto numerosi, anche nel caso di piccole e medie imprese. Organizzare un kickoff meeting vuol dire accogliere l’altro team, predisponendosi a creare rapporti umani e professionali orientati al successo e alla collaborazione.

Organizza un kickoff meeting

2. Prima di organizzare un kickoff meeting… organizzane un altro!

No, non è un gioco di parole. Immagina il kickoff meeting come una grande festa di famiglia, nella quale ci si prepara ad accogliere nella propria casa un folto gruppo di parenti e amici che non si incontrano spesso. Prima di aprire le porte della propria dimora, sarà opportuno riunire tutti i membri della famiglia che vivono sotto lo stesso tetto e fare il punto della situazione, per evitare situazioni di tensione. Allo stesso modo, prima di accogliere il team del cliente con un grande evento, è meglio riunirsi con i membri del proprio gruppo di lavoro per essere certi che tutti abbiano le informazioni necessarie: chi è il cliente? Che caratteristiche ha? Quali sono i problemi che sta cercando di risolvere? Quali criticità vanno evitate? Quali punti di forza vanno valorizzati? Quali sono gli obiettivi più importanti che il cliente persegue in questo momento e quali i rischi che assolutamente non vuole correre? Queste informazioni devono essere condivise fra tutti coloro che prenderanno parte all’evento, per garantire un risultato positivo.

3. Pianifica le attività con precisione

Un kickoff meeting non è un’occasione sociale, non è una festa e non è una riunione conoscitiva. Questo è il momento in cui le fasi operative dovranno essere delineate e concordate, prima di passare all’azione. Se non hai una tabella di marcia precisa, il rischio di confusione sui ruoli e sui compiti è altissimo. Per questo, nella riunione preparativa con i tuoi collaboratori, avrai assegnato a ognuno ruoli precisi, per condurre questa fase della collaborazione in modo efficace e in un tempo ragionevole. Dovrai fornire e acquisire una gran quantità di informazioni e assicurarti che, alla fine dell’evento, tutti portino con sé un’idea molto chiara delle fasi successive del lavoro.

4. Prepara un’accoglienza speciale per i tuoi ospiti

Organizzare un kickoff meeting non è come dare una festa – per esempio, la maggior parte dei kickoff meeting si svolge in ufficio – ma non si tratta neppure di una semplice riunione. L’accoglienza è importante e non basta offrire agli ospiti un caffè e un piccolo catering a base di tramezzini. Per far sentire accolto il team del cliente, ti consigliamo di preparare dei piccoli regali personalizzati per ognuno dei partecipanti, meglio se tematizzati intorno al progetto. Non è necessario investire un budget esorbitante in questa fase: è più importante dimostrare di aver dedicato tempo e cura a pensare al cliente, piuttosto che offrire un regalo dal valore consistente. Un piccolo gadget con un bellissimo packaging è più che sufficiente. Investi piuttosto in un buon catering o in un pranzo o una cena aziendale di livello, per il momento conviviale che inevitabilmente seguirà il meeting.

5. Impara a conoscere il progetto…

… E assicurati che anche tutti i membri del tuo team lo conoscano in profondità. Organizzare un kickoff meeting vuol dire trovarsi a rispondere a tutte le domande che il cliente avrà non solo sul progetto stesso, ma sull’azienda e sul gruppo di lavoro. Una preparazione accurata e impeccabile è assolutamente necessaria in questa fase. Prepara il tuo team a rispondere a qualsiasi domanda possa venir posta sul lavoro in programma, anche la più bizzarra e insolita. Evita gli imprevisti prevedendo tutto ciò che puoi. Studia a fondo il cliente, non solo tramite la documentazione ufficiale condivisa con il tuo team, ma attraverso il sito internet, i social media, i forum e qualsiasi altra fonte pubblica. In un evento come questo non c’è posto per le sorprese!

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