Come organizzare un kickoff meeting

Obiettivi di un kickoff meeting

Si può immaginare un kickoff meeting come il momento in cui una squadra sportiva si raduna subito prima di una competizione. È un momento sospeso: la prova vera è propria non è ancora iniziata, ma lo spirito è già quello della gara. La squadra si confronta, si ristabiliscono i ruoli, si ribadiscono gli obiettivi, in modo da sapere con certezza che tutti partiranno con le stesse nozioni, le stesse idee circa gli obiettivi da raggiungere, e una collettiva accettazione della strategia concordata. Volendo cambiare metafora, si può paragonare un kickoff meeting al momento in cui un’orchestra si accorda prima di un concerto: è il momento giusto per ascoltarsi, per essere sicuri che tutti abbiano sotto gli occhi lo stesso “spartito”, ovvero che il progetto sia inteso da tutti alla stessa maniera. Le metafore per il lavoro di gruppo possono continuare all’infinito, ma il senso è chiaro: prima di mettersi al lavoro su un progetto, un team composto da molti membri deve stabilire con categorica sicurezza che gli obiettivi siano condivisi e che ognuno abbia ben chiaro il proprio ruolo nel raggiungimento di questi obiettivi. Se ci sono dubbi o incertezze, questi dovranno essere fugati nel corso del kickoff meeting.

Come si organizza un kickoff meeting efficace

Mai come in questo caso, è importante che tutti i partecipanti siano accolti con calore ed entusiasmo, che si sentano parte del team e anche che si facciano immediatamente un’idea chiara dello spirito del progetto. Il primo elemento a trasmettere quest’idea è senz’altro la location, che deve veicolare tutti i valori che vogliamo associare al lavoro che ci apprestiamo a svolgere. Di recente, per esempio, abbiamo organizzato due kickoff meeting per Techedge, uno a Roma e uno a Milano, e in entrambi i casi ci è stato chiesto di non utilizzare le dimore storiche che spesso si usano per gli eventi corporate in queste due città, ma di scegliere location moderne, che riflettessero la personalità dell’azienda. Per l’evento di Milano abbiamo optato per una struttura dall’atmosfera vivace e moderna, abbastanza grande da ospitare i 500 invitati previsti. A Roma abbiamo invece scelto una location dallo stile postindustriale, particolarmente in linea con la personalità dell’azienda, ma più piccola, poiché gli invitati erano “solo” 220. È importante ricordare che il kickoff meeting è solo il preludio al lavoro, ma non è parte del lavoro vero e proprio, quindi l’ambiente e il programma della giornata devono essere piacevoli, rilassati e assolutamente non stressanti. Bisogna comunicare il piacere di lavorare insieme per un obiettivo comune, senza esercitare pressioni. Questo non vuol dire, ovviamente, che si debba semplicemente organizzare una festa: è importante avere un ordine del giorno ben strutturato.

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Ordine del giorno

Che cosa bisogna inserire nell’ordine del giorno di un kickoff meeting? Prima di tutto una ricapitolazione degli obiettivi del progetto. Questo è un punto che vale sempre la pena di esaminare, anche se si è assolutamente sicuri di aver raggiunto un accordo in merito. Ripetere gli obiettivi pubblicamente vi mette al sicuro contro la possibilità che qualcuno, in un momento successivo, si distacchi dalle linee guida stabilite affermando di non aver capito esattamente quale fosse la direzione da prendere. Naturalmente, quando ribadite gli obiettivi, ricordatevi di distribuirli su una timeline precisa e concordata. Questo è il momento di essere onesti nelle previsioni, non di “vendere” il progetto creando aspettative irrealistiche. Un kickoff meeting è l’occasione adatta per stabilire una comunicazione onesta e funzionale fra le varie parti in causa. Questo è anche il momento giusto per discutere di organizzazione e processi: con che frequenza ci si incontrerà? Quali dipartimenti dovranno confrontarsi su quali aspetti del lavoro? Quando è previsto il completamento del primo obiettivo e chi si occuperà di valutarne l’effettivo raggiungimento? Questi e altri punti saranno affrontati durante il kickoff meeting, e sarà opportuno inserirli anche in una mail riepilogativa da inviare a tutti i partecipanti.

Rilassarsi e socializzare

Un buon kickoff meeting dovrebbe sempre includere almeno un elemento di “celebrazione” del piacere di stare insieme e una qualche forma di intrattenimento. Oltre a definire le linee guida del lavoro, infatti, questo tipo di evento ha anche lo scopo di delineare la personalità del team che sarà coinvolto nel progetto. Dopo aver completato la parte più strettamente professionale, bisognerà prevedere una parte di socializzazione, nella quale i membri del gruppo di lavoro abbiano la possibilità di conoscersi e socializzare in modo informale e rilassato, senza pensare al lavoro, ma creando rapporti umani significativi che servano a cementare la cooperazione professionale. Nel nostro progetto per Techedge, abbiamo stabilito un’atmosfera rilassata fin dall’inizio, offrendo un drink di benvenuto e un buffet di finger food all’arrivo degli ospiti, così da creare un mood amichevole e informale prima del meeting vero e proprio. Il catering principale, decisamente più ricco, è stato invece allestito dopo la riunione – è infatti importante non consumare un pasto troppo “impegnativo” prima di un meeting, per mantenere costanti l’attenzione e la concentrazione. Dopo la riunione, era prevista la fase di intrattenimento. A Roma abbiamo optato per un semplice ma coinvolgente djset, mentre a Milano abbiamo assunto performer e impiegato effetti visivi più sofisticati, per creare un effetto più prossimo a quello della nightlife cittadina, nota per i suoi eventi modaioli e sofisticati.