Tutto quello che devi sapere sugli eventi virtuali

Puoi organizzare il tuo evento in modalità virtuale?

Non tutti gli eventi virtuali sono uguali. Se stai pensando di traslare le attività tradizionali all’interno di uno streaming, probabilmente non otterrai il risultato che desideri. Se è vero che qualsiasi brand può beneficiare di un evento virtuale ben organizzato, è altrettanto vero che non tutti i tipi di eventi funzionano ugualmente bene se trasposti in un contesto virtuale. Prendiamo per esempio le conferenze, i seminari e i panel: tutti questi eventi possono essere “trasportati” in una dimensione online con estrema facilità. Tranne che per i webinar, non è neppure necessario che essi si svolgano in modalità “live”. Il noto brand “Masterclass”, per esempio, utilizza una didattica interattiva anche se le lezioni sono registrate. Ben diversa è la questione per gli eventi che necessitano di intrattenimento: uno spettacolo, per funzionare bene in streaming come dal vivo, ha bisogno di adattamenti e di una regia. Un concerto in streaming deve tenere conto delle necessità in termini di banda e qualità della registrazione e si dovrà comunque tener presente la possibilità che la qualità finale del prodotto dipenda molto dagli impianti con cui verrà visto e ascoltato dagli utenti. In generale, le cose si complicano per quegli eventi per i quali l’alta qualità di immagini e suono è fondamentale, ma anche per quelli che richiedono un grande scambio di informazioni fra organizzatori, partecipanti e pubblico.

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Quanto tempo ci vuole a organizzare un evento virtuale?

La logistica di un evento virtuale è completamente diversa da quella di un evento tradizionale. Alcuni aspetti sono assai più semplici: non occorrono permessi per l’occupazione di suolo pubblico né per l’agibilità della location, solitamente non occorre trasportare e assemblare allestimenti, si risparmia il costo del catering e del trasporto. D’altro canto, a seconda del numero di accessi che si conta di avere, occorrerà lavorare con una piattaforma professionale e assicurarsi una adeguata disponibilità in termini di banda per garantire un’esperienza positiva a tutti i partecipanti. Inoltre, dal momento che non si possono coinvolgere i partecipanti con la bellezza dell’allestimento o con l’illuminazione né offrire loro un cocktail di benvenuto, occorre concentrarsi molto di più sui contenuti. Solo così l’esperienza dell’utente sarà davvero indimenticabile. Questo vuol dire impegnarsi a trovare speaker che il pubblico sia entusiasta di ascoltare, condividere informazioni davvero utili e farlo in modo interessante. E per fare tutto questo potrebbe volerci più tempo di quanto non si immagini: sarebbe un errore pensare che organizzare un evento virtuale sia più facile e veloce solo perché non ci sono arredi da spostare o allestimenti da assemblare!

Anche gli eventi virtuali hanno bisogno di “location” adeguate

Certo, non dovrai affittare una location, ma ciò non vuol dire che il luogo in cui il tuo evento ha luogo non sia importante. Ci sono due diversi modi di approcciare questo problema. Se ci si muove in un ambito completamente virtuale (per esempio, quando si organizzano fiere virtuali con stand e “stanze”) gli ambienti verranno creati tramite la piattaforma prescelta. Se invece stai pensando di organizzare un evento digitale che prevede di filmare gli ospiti o i panelist e di trasmettere i loro interventi, occorrerà prendere alcuni provvedimenti per garantire al pubblico un’esperienza di valore. Se hai la possibilità di intervenire sullo spazio da utilizzare, fai in modo che questo sia gradevole e ben organizzato. Evita il disordine, gli sfondi confusi o troppo pieni di oggetti – specie se non rilevanti – e assicurati che il soggetto sia illuminato frontalmente. Se possibile, organizza lo spazio per dare un’idea chiara di ciò che avviene e del senso del tuo evento. Puoi pensare di aggiungere elementi brandizzati, cartelli o altri oggetti che facciano capire immediatamente chi parla e quale sia l’ambito di pertinenza. Se non hai il controllo su tutti questi elementi – per esempio, se ospiti il collegamento di un panelist da remoto – contatta i partecipanti prima dell’evento e fornisci loro consigli utili su come illuminarsi adeguatamente durante lo streaming. La qualità sarà meno omogenea rispetto agli standard televisivi, ma si tratta di piccoli difetti ai quali tutti ci siamo abituati durante questa crisi. Per ridurre la differenza, tuttavia, è comunque importante parlare con gli ospiti in anticipo e assicurarsi che il video garantisca dei livelli minimi di qualità audiovisiva e che il collegamento sia stabile.

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