Viaggi incentive: 5 consigli pratici per una pianificazione di successo

I dati del Travel Index 2024

Secondo l’Incentive Travel Index 2024 — studio congiunto condotto dall’Incentive Research Foundation (IRF) e da SITE in collaborazione con Oxford Economics, su un campione di oltre 2.800 professionisti a livello mondiale, il 91% dei partecipanti definisce i viaggi di gruppo come «molto» o «estremamente» motivanti.

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Tuttavia, il 38% dei pianificatori segnala come principale problema l’aumento dei costi e la gestione inefficace del budget. Lo scarto tra potenziale e realizzazione è evidente. I cinque momenti chiave della pianificazione sono proprio quelli che fanno la differenza.

Partire dal “perché” prima di scegliere la destinazione

Può sembrare ovvio, eppure raramente lo è. Molte aziende si precipitano a stilare una lista di possibili destinazioni senza aver prima definito cosa il viaggio debba realmente ottenere. È come scegliere le tende prima ancora di gettare le fondamenta di una casa.

Un viaggio incentive aziendale deve infatti essere ancorato a obiettivi specifici e misurabili: incrementare le vendite di una percentuale definita, migliorare la retention dei talenti in un team chiave, consolidare relazioni con partner strategici. Il “perché” orienta tutto ciò che segue: chi è idoneo a partecipare, come sarà strutturata l’esperienza e come verrà valutato il successo. Iniziare dagli obiettivi, e non da un catalogo patinato di destinazioni, distingue i programmi strategici da iniziative destinate a restare ininfluenti. E consente di muoversi in anticipo, aspetto assolutamente fondamentale per tutti gli eventi corporate.

Conoscere i partecipanti

I migliori organizzatori di viaggi incentive sanno benissimo che ciò che entusiasma una persona può non avere lo stesso effetto su un’altra. Un direttore commerciale di cinquantadue anni difficilmente rimarrà elettrizzato dalla stessa destinazione che affascina un account manager di ventinove. Con le generazioni più giovani sempre più presenti tra i top performer, sbagliare in questo senso comporta rischi maggiori che mai.

Oltre all’età, contano anche le diverse personalità. Una destinazione o un itinerario che appassiona alcuni e annoia altri eroderò rapidamente l’efficacia del programma. Per questo, investire nella profilazione del pubblico è essenziale: sondaggi, conversazioni informali e dati sulle partecipazioni passate sono tutti strumenti preziosi. Se farai un buon lavoro in questa direzione, il tuo programma trasmetterà la sensazione di essere stato tarato in modo personalizzato, anche quando pensato per centinaia di partecipanti.

Best practice da seguire con attenzione

Ci sono poi alcune best practice che distinguono i viaggi incentive ben riusciti, rispetto a quelli meno efficaci. Molto importante, ad esempio, è bilanciare la struttura del programma con la libertà individuale. Il tempo libero è infatti importante, per i partecipanti, e itinerari pieni di attività organizzate possono trasformarsi in una trasposizione del solito lavoro da scrivani, con l’unico vantaggio di uno sfondo migliore. I programmi migliori, invece, lasciano respirare i dipendenti e permettono loro di scoprire la destinazione in autonomia.

Un’altra ottima pratica è quella di optare per la novità invece di ripiegare sulla familiarità. Circa il 70% degli acquirenti di viaggi incentive, secondo l’ITI 2024, ricerca destinazioni mai utilizzate in precedenza. È poi importante coinvolgere i partecipanti anche prima della partenza, con campagne promozionali, comunicazioni con il conto alla rovescia e contenuti video in grado di nutrire l’attesa con un senso di coinvolgimento e aspettativa.

Considera inoltre la possibilità di collaborare con dei professionisti: agenzie specializzate in incentive travel rappresentano una necessità pratica per ogni azienda, perché offrono un servizio a 360° che l’azienda difficilmente può replicare.

Errori che possono compromettere tutto

Alcuni errori possono compromettere l’intera esperienza e meritano di essere menzionate. Una svista tipica è proiettare le proprie preferenze sul gruppo: un CEO può amare le escursioni culturali, mentre magari il team dei suoi dipendenti sogna spiaggia e sole. Per questo, vanno ascoltati e assecondati soprattutto i gusti del personale.

È poi frequente sottovalutare la logistica. Una destinazione perfetta sulla carta può diventare logisticamente irrealizzabile se voli e trasporti non sono disponibili o se potrebbe esserci una percentuale di imprevisti piuttosto alta.

In molti infine trascurano il monitoraggio successivo: quando il viaggio termina, normalmente si tira un sospiro di sollievo e nessuno valuta i risultati. E questo è un grosso errore. Senza KPI predefiniti e un quadro chiaro per valutare l’impatto dell’iniziativa, non sarà possibile misurare il ROI.

L’esperienza si proietta oltre il viaggio

I viaggi incentive pianificati con attenzione producono effetti concreti sulle dinamiche di squadra e sulle performance future, perché i legami creati durante queste trasferte influenzano il modo in cui i team collaborano e si confrontano.

I cinque momenti chiave che abbiamo individuato, e cioè definire obiettivi chiari, conoscere i partecipanti, applicare best practice consolidate, evitare errori tipici e curare il monitoraggio successivo, non costituiscono una semplice lista di controllo, sono lo strumento che ti aiuterà a trasformare un ipotetico viaggio incentive senza garanzie in un investimento efficace e sostenibile.

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