Testati per voi: migliorare la produttività con le app GTD

1. Todoist, il primo amore non si scorda mai

Questa applicazione mi piace moltissimo. Ho passato le ultime settimane a stabilire un criterio di utilizzo e quasi mi dispiace che Todoist non sia, oggettivamente, l’applicazione GTD più completa di questa breve lista. Fra i pregi di questo prodotto c’è senza dubbio la semplicità di utilizzo. Nella versione gratuita c’è tutto quello che vi serve per iniziare a dare un ordine alla vostra giornata. Si possono aggiungere singole task, indicare la data di riferimento e impostare una notifica all’ora desiderata e, soprattutto, si può godere del grandissimo piacere di archiviare le singole attività quando sono state completate. Questa, che può sembrare una funzione estetica non indispensabile, è in realtà il motivo principale per cui si continua a usare un’applicazione GTD. Se da un lato può essere scoraggiante contemplare ogni giorno il volume degli impegni che ci attendono, è senz’altro piacevole vedere la lista accorciarsi progressivamente. Todoist permette di catalogare gli impegni in base a etichette (Personali, Lavoro, Shopping etc) e di classificarli per priorità con apposite bandierine colorate. Ad accrescere la soddisfazione ci sono due elementi non trascurabili: la possibilità di impostare un traguardo giornaliero e uno settimanale e di controllare il proprio progresso e la simpatica funzione per cui, una volta portati a termine tutti gli impegni della giornata, l’applicazione vi augura educatamente buona serata o buon pomeriggio. Le funzioni più complesse, come la gestione di progetti articolati in più task e la revisione delle attività già archiviate sono riservate agli utenti premium. Un altro pregio: l’applicazione è disponibile sia in versione desktop che mobile su tutte le principali piattaforme. Unico neo: non è possibile impostare attività ripetute ciclicamente, quindi, se volete creare una task per un compito che dovete svolgere tutti i giorni, sarete costretti a crearne una nuova identica per ogni giorno.

2. Evernote, GTD ma anche no

L’elefantino verde non è esattamente una new entry nel mondo delle applicazioni per la produttività, ma ha senso inserirlo in questo elenco per chi avesse deciso di accostarsi adesso a questo tipo di software. Evernote non è un’applicazione GTD in senso stretto, nonostante venga sempre accostata a questa categoria, però si coordina bene con altre applicazioni GTD, fornendo un’ottima base organizzativa per il proprio lavoro. La funzione principale di Evernote è quella di organizzare le informazioni necessarie alla gestione di diversi progetti, che si possono articolare in gerarchie e condividere con gruppi di lavoro. È possibile anche inserire dei promemoria, ma le funzioni sono talmente tante che questa quasi si perde nella giungla delle opzioni. Il pregio di questa applicazione è che è possibile installarla e tenerla sincronizzata contemporaneamente su più piattaforme (è disponibile su tutti i principali sistemi operativi) per gestire progetti di incredibile complessità, utilizzandola come un raccoglitore di note multimediali, vista la possibilità di gestire anche immagini e link. Per gestire un progetto complesso, la soluzione ideale è creare un taccuino, ovvero un blocco di note correlate. In questo modo si possono classificare i compiti da svolgere all’interno di macroprogetti, identificabili anche grazie ai tag.

3. Chaperone, fastidioso ma utile

Chaperone non ha il compito di tenere in ordine le vostre task, costruire progetti articolati, ricordarvi a che ora dovete andare a fare la spesa o telefonare a vostra suocera. Chaperone ha un solo compito: darvi fastidio. Questa simpatica applicazione della Apple applica alla lettera il concetto di GTD e infatti NON è un’applicazione GTD, ma un TaskTracker. Il funzionamento dell’app è semplicissimo: prima di accingervi a lavorare su un’attività ne impostate la durata prevista e selezionate tutte le applicazioni che dovrete usare per svolgerla. Per esempio, se dovete preparare un report, potrete avere bisogno di tenere aperte contemporaneamente applicazioni come Word o Pages, ma anche Excel o Numbers. Finché operate sulle applicazioni che avete selezionato, Chaperone si limiterà a osservarvi con sguardo benevolo e a segnalarvi l’orario previsto per la fine del compito assegnato. Se per caso doveste cedere alla tentazione di aprire il browser per controllare le notifiche su Facebook, Chaperone vi invierà subito una notifica, facendovi presente che non vi state attenendo alla tabella di marcia specificata. Se lo ignorate troppo a lungo, Chaperone si prenderà cinque minuti di pausa, prima di tornare a infastidirvi. Utilissimo per chi si lascia distrarre facilmente dai social.

4. IQTell, abbiamo un vincitore

Questa è l’applicazione GTD più completa che mi sia riuscito di trovare. Se ne avete sotto mano una migliore segnalatemela, ma fino a questo momento la concorrenza è stata completamente sbaragliata da questo prodotto incredibilmente versatile e immediato. IQTell fa letteralmente tutto, anche il caffè. Ok, forse ho esagerato, non fa il caffè, ma fa tutto il resto. Partendo dal basso, è possibile impostare azioni da svolgere, con data e ora precise e la possibilità di inserire un reminder al momento di iniziare l’azione oppure prima, a un orario prestabilito. Le azioni possono essere classificate grazie a tag e accorpate in progetti più ampi e complessi ed è possibile impostare la visualizzazione per conoscere quelle previste per il giorno corrente, quelle future in generale, quelle scadute e così via. Le funzioni più interessanti sono quelle di sincronizzazione: talmente utili da avermi indotto a cedere una consistente fetta della mia privacy a questi signori senza pensarci due volte. Si può infatti sincronizzare l’app con l’account Gmail, con Evernote e con i Google Calendar, trasformando le note e le azioni in appuntamenti sul calendario con conseguenti reminder. Attenzione però: se gestite più calendari su Google è importante fare attenzione a quale impostate nel momento in cui salvate un’azione. Se la associate a un calendario condiviso, infatti, tutti coloro che ricevono le notifiche di quel calendario riceveranno una email con le specifiche dell’evento appena creato. Quindi, se non siete consapevoli di questo effetto immediato della sincronizzazione, potreste fare come me e inviare accidentalmente a una manciata di vostri contatti una mail con scritto “c’è un nuovo evento sul calendario X: TEST TEST TEST TESSSSSSST” e non ci fareste una bella figura.

Conclusioni

Al termine di questo interessante viaggio nel mondo delle app GTD, ho individuato la mia configurazione ideale. Tenete presente che il profilo psicologico e professionale in questo caso è “freelancer nomade con una fortissima propensione a procrastinare e a lasciarsi distrarre dai video di gatti, gadget tecnologici e David Bowie”. Fatte queste considerazioni, vi informo che il massimo della produttività, per quanto mi riguarda, si raggiunge sincronizzando IQTell ed Evernote con il proprio account Google e attivando Chaperone per farsi rimettere in riga quando si finisce accidentalmente su Facebook. E inserire il browser fra le applicazioni necessarie conta come barare, sappiatelo. La vostra configurazione ideale sarà probabilmente diversa, ma le possibilità sono infinite: sentitevi liberi di integrare e suggerire altre possibilità.

“Migliora