Buoni propositi per il 2016: 3 trucchi per essere più produttivi

1. Buoni propositi vs realtà: le mail hanno divorato la mia vita

Il migliore fra i buoni propositi messi in atto in queste prime due settimane di gennaio? Cambiare la visualizzazione della pagina di Gmail. Vi aspettavate qualcosa di più drammatico? Eppure il diavolo, come si dice, è nei dettagli. Facciamo un passo indietro: avete già reindirizzato tutti i vostri account mail su un unico, pratico account Gmail? No? Correte a farlo e poi continuate a leggere (per i ringraziamenti si accettano generose donazioni. O anche solo commenti simpatici). Fatto? Bravi. Ora, la visualizzazione predefinita di Gmail è assai fastidiosa, inutile e dannosa per l’autostima. Certo, è utile avere i propri messaggi divisi automaticamente in principale, social e promozioni, ma il risultato inevitabile sarà una sistematica non apertura delle due cartelle secondarie, con il risultato che, capitandoci per sbaglio e vedendo l’enorme quantità di messaggi non letti, la depressione si impadronirà di voi e vi metterete a giocare a Ruzzle invece di lavorare. È un fatto scientifico, fidatevi. Scegliendo invece, dal menu a tendina di sinistra, la modalità “email da leggere in alto”, vi ritroverete davanti al colossale mostro della vostra posta non letta etodoist, screenshot, GTD app. Una volta cancellate in blocco (e poi disattivate) le notifiche dei social, le pubblicità, le promozioni e le mailing list alle quali non vi siete iscritti ma dalle quali trovate troppo faticoso disiscrivervi, vi troverete davanti alla reale entità del problema e potrete affrontarlo con l’aiuto del punto 2. Quando avrete finito di leggere tutta la vostra posta, Gmail, per farvi sentire meglio, vi farà anche i complimenti.

2. GTD: il vostro alleato nella caccia ai buoni propositi

In inglese esistono acronimi fatti per far sembrare serio e professionale anche il più stupido dei trucchetti da bancarella. Le applicazioni GTD sono l’ultima moda in fatto di produttività. L’acronimo sta per “Get Things Done”, ovvero “Fare Le Cose”. In pratica, hanno inventato l’agenda. Dov’è la novità? Nel fatto che l’agenda vera, quella di carta, non la usa praticamente più nessuno e, se avete provato a scrivere qualcosa in una delle tante agende che ancora alcune aziende regalano ai dipendenti per Natale, probabilmente non siete arrivati molto oltre il mese di gennaio. Le nostre vite sono ormai governate dai dispositivi elettronici e trovare un buon PDA è fondamentale anche per chi crede di non averne bisogno. Io ho scelto Todoist, una splendida applicazione che funziona sia su computer che su piattaforma mobile e che, essenzialmente, vi assegna i compiti e vi permette di tenere traccia di quello che rimane ancora da fare durante la giornata. L’utilità di questa applicazione è interamente psicologica: suddividere il lavoro in compiti chiari, ordinati per priorità, vi darà un’idea chiara di ciò che vi aspetta fino alla fine della giornata. Il naturale desiderio di “totalizzare punteggi” o barrare caselle, contribuirà a tenervi lontani dalle distrazioni: poter archiviare come finito un certo compito e vedere salire il proprio tasso di produttività è stranamente piacevole. È anche possibile stabilire un numero minimo di compiti da svolgere al giorno e alla settimana e monitorare la propria capacità di tenere il passo con i propri propositi iniziali. Nulla di nuovo sotto il sole, insomma: molti di noi lavorano meglio se c’è qualcuno a controllarli, anche se questo “qualcuno” è un’applicazione. Al completamento dell’ultima task del giorno Todoist vi inviterà a godervi il resto della giornata. Consigliatissimo per i freelancer, ha il pregio di eliminare lo sgradevole senso di colpa che si prova quando ci si concede del tempo libero in qualsiasi forma. Probabilmente ci sono applicazioni migliori per svolgere la stessa funzione: potrebbero essere oggetto di una recensione nel prossimo futuro.

3. Le apparenze contano

Rendete vivibile e piacevole il posto in cui lavorate. Lo so, probabilmente questo è un esercizio che avete provato a fare ogni anno da dieci anni a questa parte, ma vi garantisco che funziona meglio se lo abbinate ai primi due punti (soprattutto al secondo). Cercate, per esempio, di non lavorare in un ambiente caotico: che mettere ordine voglia dire tenere pulite le tazze da caffè dell’ufficio o semplicemente tenere in ordine il vostro home office o la vostra scrivania, non sottovalutate l’impatto psicologico di uno spazio ben gestito. Sedervi alla vostra scrivania e farvi strada fra pile di lettere che non avete letto e mug con il filtro del té abbandonato dal giorno prima non contribuirà a rendervi produttivi. Il senso di colpa e di implicito fallimento che deriva dal sentirsi artefici della scarsa funzionalità del proprio ambiente lavorativo è un deterrente pericoloso per la motivazione. Se la quantità di lavoro che vi aspetta al ritorno dalle ferie è tale da rendervi impossibile il dedicare una mezza giornata a crearvi intorno uno spazio gradevole, fate come me: trovatevi uno spazio di coworking o anche solo un bar molto accogliente e fatene la vostra base fino a quando non avrete recuperato il controllo dello spazio nel quale lavorate di solito.

Potrei dirvi, in conclusione, che alzarsi prima tutte le mattine per andare a correre, fare una doccia prima di mettersi al lavoro è il padre e la madre di tutti i buoni propositi e che vi cambierà la vita. Potrei dirvelo, ma non lo so, perché fra tutti i miei buoni propositi per l’anno nuovo, quello è l’unico che non mi è mai riuscito neppure di iniziare. Se mai dovessi farcela, ve lo farò sapere.

“Vuoi